Vad kan man lära sig av internationella erfarenheter?

Nyligen testade provinsen Khanh Hoa ett system för prestationsutvärdering (KPI) för att mäta arbetskvaliteten hos kadrer, tjänstemän och offentliganställda.

Nyligen har Khanh Hoa-provinsen testat ett system för prestationsutvärdering (KPI) för att mäta kvaliteten på arbetet utfört av kadrer, tjänstemän och offentliganställda. Detta är ett viktigt steg för att förbättra ledningseffektiviteten och servicekvaliteten inom den lokala statliga förvaltningsapparaten.

KPI (Key Performance Indicator) utvecklades i USA på 1980-talet, men det var inte förrän 1992 som denna metod började tillämpas i stor utsträckning. Sedan dess har KPI tillämpats av många länder, företag, myndigheter och organisationer runt om i världen , inklusive Vietnam. KPI-index har dock ändrats för att passa skalan, verksamheten, målen och kraven på varje plats.

Hur tillämpar länder nyckeltal i offentlig förvaltning ?

Vissa myndigheter i USA har använt nyckeltal för att mäta arbetsprestation genom att tillämpa kriterierna "Balanced Scorecard" (BSC).

Khanh Hoa pilotprojekterar KPI-applikation för personal, statstjänstemän och offentliganställda. Illustrativt foto

Till exempel, vid det amerikanska budgetkontoret (Office of Management and Budget), minskade federala myndigheter förvaltningskostnaderna med cirka 5 % inom de första två åren efter att ha implementerat BSC i budgetförvaltningen. Myndigheterna kunde fördela budgetar mer effektivt, med cirka 90 % av statliga program som slutfördes i tid och uppnådde budgetmålen (jämfört med 75 % innan BSC tillämpades).

Singapore är också ett typiskt land för att tillämpa nyckeltal (KPI) för att förbättra tjänstemäns och offentliganställdas arbetseffektivitet. Den singaporianska regeringen har byggt ett KPI-baserat prestationsutvärderingssystem som kallas "Public Service Performance Framework". Detta system inkluderar indikatorer som kvaliteten på offentliga tjänster, medborgarnas nöjdhet, lyhördhet och effektivitet i problemlösning. I synnerhet i Singapore utvärderar nyckeltal inte bara arbetsprestation utan tar även hänsyn till faktorer som kreativitet och innovation i arbetet. Detta hjälper offentliganställda att motiveras att maximera sin kreativitet och förbättra arbetsprocesser.

I Japan använder regeringen mätvärden som handläggningstid, medborgarnöjdhet och budgetutgiftsprestanda för att säkerställa transparens och effektivitet. En viktig metod är PDCA (Plan-Do-Check-Act), som hjälper till att övervaka och kontinuerligt förbättra offentlig politik. Inom transportsektorn strävar Japan till exempel efter att minska tågförseningar (Plan), implementera realtidsövervakningsteknik (Do), utvärdera data om förseningar (Check) och justera underhållssteg eller tågscheman för att optimera prestanda (Act). Genom att tillämpa nyckeltal och PDCA kan Japan snabbt justera policyer, förbättra effektiviteten i den offentliga förvaltningen och ge bättre tjänster till medborgarna.

Vad kan Khanh Hoa lära sig av internationella erfarenheter?

För närvarande håller Khanh Hoa på att ta fram kriterier för bedömning av nyckeltal (KPI). Internationella erfarenheter kan därför hjälpa Khanh Hoa att få en komplett, optimal och genomförbar verktygslåda för att utvärdera och förbättra arbetseffektiviteten hos kadrer, tjänstemän och offentliganställda samt servicekvaliteten inom den statliga förvaltningsapparaten i framtiden.

Khanh Hoa kan studera Japans erfarenheter av att tillämpa PDCA-cykeln för att övervaka och kontinuerligt förbättra administrativa förfaranden, såsom att förkorta tiden för att utfärda företagslicenser.

Eller bygga ett utvärderingssystem för offentliganställda som inte bara baseras på prestationer utan också uppmuntrar kreativitet i arbetet enligt Singaporemodellen. Dessutom kan den amerikanska Balanced Scorecard-modellen (BSC) hjälpa till att optimera budgetar och säkerställa att offentliga projekt slutförs enligt schemat.

Tillämpningen av KPI-systemet för att utvärdera produktiviteten och arbetsförmågan hos kadrer och tjänstemän i Khanh Hoa visar ett starkt engagemang för administrativ reform. För att vara verkligt effektivt måste systemet dock vara flexibelt när det gäller att bygga upp KPI-indikatorer, i kombination med utbildning, noggrann övervakning och lärande av erfarenheter från andra länder. Först då kan kvaliteten på kadrernas och tjänstemännens arbete förbättras, vilket främjar en hållbar utveckling av lokala myndigheter.

Japans PDCA-modell:

PDCA (Planera - Gör - Kontrollera - Agera) är en populär kvalitetsledningsmodell som används flitigt i Japan för att förbättra arbetsprestationer inom både offentlig och privat sektor. Detta är en iterativ process som hjälper organisationer att kontinuerligt förbättra effektivitet och servicekvalitet. Stegen inkluderar:

Plan: Identifiera problemet som ska lösas, sätt upp specifika mål och utveckla en implementeringsplan. Till exempel kan en myndighet sträva efter att minska den administrativa handläggningstiden genom att digitalisera sin ansökningsprocess.

Genomför (Implementera): Implementera planen enligt den föreslagna strategin. När de tillämpar online-registreringssystemet testar japanska myndigheter processen på en liten grupp innan de expanderar.

Kontroll: Jämför faktiska resultat med mål, identifiera styrkor och svagheter. Till exempel, efter 3 månaders implementering av online-registrering samlade Tokyos regering in feedback från invånarna för att bedöma nöjdheten.

Åtgärd (Förbättringsåtgärd): Justera processen för att optimera effektiviteten baserat på bedömningen. När många poster visar sig vara felaktiga på grund av felaktig informationsinmatning behöver systemet förbättras genom att lägga till en automatisk felkontrollfunktion.

Källa: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html