Vad kan vi lära oss av internationella erfarenheter?

Nyligen testade provinsen Khanh Hoa ett system med nyckeltal (KPI) för att mäta kvaliteten på arbetet som utförs av dess tjänstemän, statstjänstemän och offentliganställda.

Nyligen testade provinsen Khanh Hoa ett system med nyckeltal (KPI) för att mäta kvaliteten på det arbete som utförs av dess tjänstemän, statstjänstemän och offentliganställda. Detta är ett viktigt steg för att förbättra effektiviteten i ledningen och kvaliteten på de tjänster som tillhandahålls av den lokala förvaltningsapparaten.

KPI:er (Key Performance Indicators) utvecklades i USA på 1980-talet, men det var inte förrän 1992 som denna metod blev allmänt antagen. Sedan dess har KPI:er tillämpats av många länder, företag, myndigheter och organisationer runt om i världen , inklusive Vietnam. KPI-uppsättningarna har dock modifierats för att passa varje organisations skala, verksamhet, mål och krav.

Hur tillämpar andra länder nyckeltal inom offentlig förvaltning ?

Vissa myndigheter i USA har antagit nyckeltal för att mäta arbetsprestation genom att tillämpa kriterierna "Balanced Scorecard" (BSC).

Provinsen Khanh Hoa testar tillämpningen av nyckeltal för sin personal, statstjänstemän och offentliganställda. (Illustrativ bild)

Till exempel såg det amerikanska budget- och administrationskontoret (OSHA) hur federala myndigheter minskade de administrativa kostnaderna med cirka 5 % inom de första två åren efter implementeringen av Balanced Scorecard (BSC). Myndigheterna kunde fördela budgetar mer effektivt, med cirka 90 % av statliga program som slutfördes i tid och uppfyllde budgetmålen (jämfört med 75 % före implementeringen av BSC).

Singapore är också ett utmärkt exempel på hur man tillämpar nyckeltal (KPI:er) för att förbättra sina tjänstemäns och offentliganställdas prestationer. Den singaporianska regeringen har utvecklat ett KPI-baserat system för prestationsutvärdering som kallas "Public Service Performance Framework". Detta system inkluderar indikatorer som kvaliteten på offentliga tjänster, medborgarnas nöjdhet och förmågan att reagera snabbt och effektivt på problem. Det är värt att notera att nyckeltal i Singapore inte bara bedömer arbetsprestation utan också beaktar faktorer som kreativitet och innovation. Detta motiverar tjänstemän och offentliganställda att maximera sin kreativitet och förbättra arbetsprocesser.

I Japan använder regeringen mätvärden som handläggningstid, medborgarnöjdhet och budgeteffektivitet för att säkerställa transparens och ändamålsenlighet. En viktig metod är PDCA-systemet (Plan-Do-Check-Act), vilket hjälper till att kontinuerligt övervaka och förbättra offentlig politik. Inom transportsektorn strävar Japan till exempel efter att minska antalet tågförseningar (Plan), implementera realtidsövervakningsteknik (Do), utvärdera data om förseningar (Check) och justera underhållssteg eller tågscheman för att optimera effektiviteten (Act). Genom att tillämpa nyckeltal och PDCA kan Japan snabbt justera policyer, förbättra den offentliga förvaltningens effektivitet och ge bättre tjänster till sina medborgare.

Vad kan Khanh Hoa lära sig av internationella erfarenheter?

För närvarande håller Khanh Hoa på att utveckla kriterier för utvärdering av nyckeltal (KPI). Erfarenheter från internationella källor kan därför hjälpa Khanh Hoa att skapa en komplett, optimerad och genomförbar uppsättning verktyg för att utvärdera och förbättra arbetseffektiviteten hos tjänstemän, statstjänstemän och offentliganställda, samt kvaliteten på de tjänster som tillhandahålls av den statliga förvaltningsapparaten i framtiden.

Khanh Hoa skulle kunna studera Japans erfarenheter av att tillämpa PDCA-cykeln för att kontinuerligt övervaka och förbättra administrativa förfaranden, såsom att förkorta tiden för utfärdande av företagslicenser.

Alternativt skulle vi kunna bygga ett utvärderingssystem för offentliganställda som inte bara baseras på prestationer utan också uppmuntrar kreativitet på arbetsplatsen, enligt Singaporemodellen. Dessutom skulle den amerikanska Balanced Scorecard-modellen (BSC) kunna bidra till att optimera budgetar och säkerställa att offentliga projekt slutförs enligt schemat.

Tillämpningen av KPI-systemet för att utvärdera tjänstemäns och offentliganställdas produktivitet och arbetsförmåga i Khanh Hoa visar ett starkt engagemang för administrativ reform. För att vara verkligt effektivt behöver systemet dock flexibilitet i utvecklingen av KPI-indikatorer, i kombination med rigorös utbildning och handledning, och lärande av erfarenheter från andra länder. Först då kan kvaliteten på tjänstemännens och offentliganställdas arbete förbättras, vilket främjar en hållbar utveckling av lokalförvaltningen.

Den japanska PDCA-modellen:

PDCA (Planera - Gör - Kontrollera - Agera) är en populär kvalitetsledningsmodell som är allmänt använd i Japan för att förbättra arbetsprestationer inom både offentlig och privat sektor. Det är en iterativ process utformad för att hjälpa organisationer att kontinuerligt förbättra effektivitet och servicekvalitet. Stegen inkluderar:

Plan: Identifiera problemet som ska lösas, sätt upp specifika mål och utveckla en implementeringsplan. Till exempel kan regeringen sträva efter att minska den tid det tar att behandla administrativa dokument genom att digitalisera dokumentmottagningsprocessen.

Utförande (Utförande): Implementera planen exakt enligt beskrivningen. När japanska myndigheter använder online-registreringssystemet testar de processen på en liten grupp innan de utökar den.

Kontrollera (Kontrollera, utvärdera): Jämför faktiska resultat med mål, identifiera styrkor och svagheter. Till exempel, efter 3 månaders implementering av online-registrering samlade Tokyos regering in feedback från medborgarna för att bedöma nöjdhetsnivåerna.

Åtgärd (Förbättringsåtgärd): Justera processen för att optimera effektiviteten baserat på bedömningen. När många poster visar sig vara felaktiga på grund av felaktig informationsinmatning behöver systemet förbättras genom att lägga till en automatisk felkontrollfunktion.

Källa: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html