การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลที่ศูนย์เก็บเอกสารสำคัญของเมือง

สร้างมาตรฐานธุรกิจ

เมื่อเร็วๆ นี้ ณ เมืองฟองเดี่ยน กรมกิจการภายในประเทศได้จัดการประชุมอบรมเรื่อง VTLT โดยมีแกนนำ ข้าราชการ และพนักงานของรัฐจากหน่วยงานเฉพาะทาง คณะกรรมการประชาชนจากตำบล ตำบล และเมืองต่างๆ ไปจนถึงโรงเรียนทั่วทั้งพื้นที่เข้าร่วมเป็นจำนวนมาก

เนื้อหาสำคัญของโปรแกรมคือคำแนะนำที่ครอบคลุมเกี่ยวกับการดำเนินงานหลักในการบริหารราชการแผ่นดินเมื่อดำเนินการรัฐบาลท้องถิ่นสองระดับ ตั้งแต่วิธีการสร้างเอกสาร การส่งเอกสารเข้าคลังเอกสารของหน่วยงาน เพื่อจัดการเอกสารเข้าและออก; การยื่นเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ การรวบรวม แก้ไข และกำหนดค่าเอกสาร... ล้วนนำเสนออย่างเป็นระบบ ใกล้เคียงกับความเป็นจริงอย่างแท้จริง

เจ้าหน้าที่ที่เข้าร่วมการฝึกอบรมได้รับคำแนะนำโดยตรงและปัญหาต่างๆ ได้รับการแก้ไขเมื่อใช้ระบบซอฟต์แวร์ร่วมของเมือง และในเวลาเดียวกันก็ได้ดำเนินการตามมติ 458/QD-TTg ของ นายกรัฐมนตรี เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับระยะเวลาปี 2020 - 2025 ซึ่งถือเป็นขั้นตอนการเตรียมการที่จำเป็นสำหรับกระบวนการปรับปรุงการบริหารและการสร้างคลังข้อมูลดิจิทัลเพื่อมุ่งสู่รัฐบาลดิจิทัล

นาย Tran Nguyen Hoang เจ้าหน้าที่สำนักงานของคณะกรรมการประชาชนตำบล Phong Chuong กล่าวว่า “ก่อนหน้านี้ ผมทำงานธุรการโดยอาศัยประสบการณ์เป็นหลัก ในระหว่างหลักสูตรการอบรม มีการอธิบายขั้นตอนต่างๆ อย่างชัดเจน โดยเฉพาะการสร้างบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์และการรวบรวมเอกสารตามมาตรฐานใหม่ ผมเชื่อว่าเมื่อรัฐบาลสองระดับเข้ามาดำเนินการ ความรู้เหล่านี้จะช่วยให้การทำงานราบรื่นยิ่งขึ้น”

ไม่เพียงแต่ในเมืองฟองเดี่ยนเท่านั้น กรมกิจการภายในประเทศยังได้จัดสรรความรู้และทักษะด้านเอกสารให้กับเจ้าหน้าที่ระดับตำบลและแขวงเพื่อดำเนินงานรัฐบาลท้องถิ่นสองระดับให้กับเจ้าหน้าที่ ข้าราชการพลเรือน และพนักงานสาธารณะทุกคนในเมือง

นางสาวเหงียน ถิ เลียน ข้าราชการประจำแผนกต้อนรับและผลการเรียนสมัยใหม่ ของแขวงอันเกว เขตทวนฮัว กล่าวว่า “การฝึกอบรมนี้ช่วยให้ฉันจัดระบบกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดได้ ตั้งแต่การสร้างบันทึก การจัดเรียงเอกสาร ไปจนถึงการส่งและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งนี้ช่วยให้ฉันมีความมั่นใจมากขึ้นในการสร้างบันทึกที่เป็นไปตามมาตรฐาน ส่งผลให้กระบวนการจัดการขั้นตอนการบริหารรวดเร็ว สะดวก และโปร่งใส”

คำสั่ง 05/CT-UBND ลงวันที่ 1 เมษายน 2025 ของคณะกรรมการประชาชนนครเว้ และแผนหมายเลข 1198/KH-SNV ลงวันที่ 17 เมษายน 2025 ของกรมกิจการภายในเกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงาน VTLT ในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบ การเมือง ตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ของโปลิตบูโร แสดงให้เห็นถึงการเตรียมการอย่างจริงจังของนครเว้ในการสร้างทีมบุคลากรระดับตำบลและแขวงที่มีศักยภาพเพียงพอสำหรับการเก็บถาวรแบบดิจิทัล มีการออกระเบียบปฏิบัติโดยละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการแปลงเป็นดิจิทัล การเก็บรักษา การใช้ประโยชน์ และการทำลายเอกสารดิจิทัลอย่างชัดเจน เพื่อสร้างฐานทางกฎหมายที่มั่นคงสำหรับงานการฝึกอบรม

การเสริมทักษะด้านเอกสารให้กับเจ้าหน้าที่ประจำตำบลและเขตไม่เพียงแต่จะตอบสนองความต้องการเร่งด่วนเท่านั้น แต่ยังเป็นเงื่อนไขในการสร้างรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์และรัฐบาลดิจิทัลที่มีบทบาทสำคัญในกระบวนการปฏิวัติการบริหารอีกด้วย

ความต้องการใหม่ในยุคดิจิทัล

จากมุมมองของผู้เชี่ยวชาญ นายเหงียน ตัททัง ผู้อำนวยการศูนย์เอกสาร กรมกิจการภายใน เปิดเผยว่า “ในบริบทของการบริหารภาครัฐแบบสองระดับและการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล การจัดเก็บเอกสารไม่ใช่เป็นเพียงภาระหน้าที่ในการบริหารอีกต่อไป แต่เป็นปัจจัยสำคัญในระบบข้อมูลปฏิบัติการ”

นายทัง กล่าวว่า หน่วยงานระดับตำบลและแขวงหลายแห่งยังคงสับสนเกี่ยวกับการสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ การจำแนกประเภท และการกำหนดค่าของเอกสาร โปรแกรมการฝึกอบรมช่วยให้เจ้าหน้าที่เข้าใจขั้นตอนมาตรฐานและสร้างความตระหนักรู้เกี่ยวกับบทบาทของการเก็บถาวรในกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและคล่องตัว “รัฐบาลสองระดับไม่สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิผลหากข้อมูลการบริหารยังคงสับสน จำเป็นต้องมีระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แบบรวมศูนย์ที่ซิงโครไนซ์และยั่งยืน” นายทังยืนยัน

ตามที่กรมกิจการภายในระบุว่า การดำเนินการฝึกอบรมแบบพร้อมกันในระดับท้องถิ่นในเบื้องต้นได้นำมาซึ่งผลลัพธ์เชิงบวก ช่วยให้เจ้าหน้าที่มีความกระตือรือร้นมากขึ้นในการจัดเก็บเอกสารราชการ และสร้างแบบจำลองการเก็บถาวรทางดิจิทัลในระดับรากหญ้า หลังจากการฝึกอบรมแล้ว เทศบาลและเขตต่างๆ จำนวนมากได้ตรวจสอบและจัดเรียงบันทึกของตนใหม่ เก็บเอกสารสำคัญไว้ในระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และเตรียมพร้อมสำหรับการถ่ายโอนข้อมูลเมื่อรูปแบบการปกครองแบบสองระดับเริ่มดำเนินการอย่างเป็นทางการ

ในบริบทของการปรับโครงสร้างหน่วยงานบริหารเพื่อมุ่งไปสู่การปรับปรุงกระบวนการและประสิทธิภาพ การให้ความรู้และทักษะด้านการเก็บเอกสารแก่เจ้าหน้าที่ของตำบลและเขตต่างๆ อย่างครบถ้วนไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป แต่เป็นข้อกำหนดบังคับ นี่เป็นปัจจัยสำคัญในการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการบริหารจัดการจากด้วยมือไปสู่รูปแบบดิจิทัล จากการบริหารจัดการแบบกระดาษไปสู่การดำเนินงานแบบข้อมูล ที่สำคัญยิ่งกว่านั้น นี่เป็นก้าวพื้นฐานในการจัดตั้งฝ่ายบริหารที่ทันสมัยเพื่อให้บริการประชาชนได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ และโปร่งใสมากยิ่งขึ้น

บทความและภาพ : HAI THUAN

ที่มา: https://huengaynay.vn/chinh-tri-xa-hoi/cai-cach-hanh-chinh/chuan-bi-cong-tac-van-thu-luu-tru-cho-chinh-quyen-dia-phuong-2-cap-154089.html