แนวทางการรวมระบบบันทึกและเอกสารดิจิทัลในระบบการเมือง

กระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีได้ออกหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการเลขที่ 7197/BKHCN-CĐSQG ลงวันที่ 29 พฤศจิกายน 2568 ซึ่งให้แนวทางที่เป็นหนึ่งเดียวเกี่ยวกับการแปลงบันทึกและเอกสารให้เป็นดิจิทัลทั่วทั้งระบบการเมือง เอกสารฉบับนี้ออกเพื่อดำเนินงานตามภารกิจที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการอำนวยการกลางว่าด้วยวิทยาศาสตร์ การพัฒนาเทคโนโลยี นวัตกรรม และการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ควบคู่ไปกับการสร้างพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับหน่วยงานต่างๆ ตั้งแต่ระดับส่วนกลางไปจนถึงระดับท้องถิ่น เพื่อนำไปปฏิบัติอย่างเป็นเอกภาพในกระบวนการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลระดับชาติ

ภาพประกอบ

แนวปฏิบัตินี้ใช้กับการแปลงบันทึกและเอกสารจากรูปแบบกระดาษหรือเอกสารที่จัดเก็บถาวรเป็นรูปแบบดิจิทัล เพื่อการจัดการ การจัดเก็บ และการใช้ประโยชน์อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้อง ความสอดคล้อง และความปลอดภัยของบันทึกดิจิทัล กระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี จึงกำหนดหลักการพื้นฐาน 10 ประการที่หน่วยงานและหน่วยงานทุกแห่งต้องปฏิบัติตาม

ดังนั้น เอกสารดิจิทัลจึงต้องมีความสมบูรณ์ สะท้อนเนื้อหาต้นฉบับอย่างถูกต้อง และไม่สูญเสียคุณค่าทางกฎหมาย รูปแบบ โครงสร้างข้อมูล และเมตาดาต้าต้องเป็นไปตามมาตรฐานทางเทคนิค เพื่อให้มั่นใจว่าสามารถเชื่อมต่อและแบ่งปันข้อมูลได้ การแปลงเป็นดิจิทัลต้องสอดคล้องกับกฎระเบียบด้านความปลอดภัยของข้อมูล การปกป้องความลับของรัฐ และข้อมูลส่วนบุคคล การดำเนินการแก้ไขและการเข้าถึงทั้งหมดต้องได้รับการติดตามอย่างครบถ้วน ขณะเดียวกัน เอกสารที่มีมูลค่าสูงหรือเอกสารที่ใช้เพื่อการบริหารจัดการและการให้บริการสาธารณะโดยตรง จะได้รับการให้ความสำคัญเป็นลำดับแรกในการแปลงเป็นดิจิทัล

เอกสารนี้ระบุขั้นตอนการคัดเลือกเอกสาร การประเมินความเสี่ยง การประมาณต้นทุน และขั้นตอนการแปลงเป็นดิจิทัล โดยเฉพาะอย่างยิ่ง:

1. การคัดเลือกบันทึกและเอกสาร: เอกสารที่มีความสำคัญในการแปลงเป็นดิจิทัล ได้แก่ เอกสารถาวร เอกสารที่นำมาตรวจสอบบ่อยครั้ง เอกสารที่ใช้ในการปฏิรูประบบราชการ หรือเอกสารที่มีความเสี่ยงต่อความเสียหายหากถูกนำไปใช้ประโยชน์โดยตรง ในทางกลับกัน เอกสารที่มีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีลายเซ็นดิจิทัลอยู่แล้ว เอกสารชั่วคราว หรือเอกสารที่หมดระยะเวลาเก็บรักษาแล้ว จะไม่ถูกแปลงเป็นดิจิทัล

2. การประเมินความเสี่ยงและต้นทุน: เอกสารจะถูกจัดประเภทจากความเสี่ยงต่ำไปจนถึงความเสี่ยงสูงมาก เอกสารที่มีความเสี่ยงสูงอาจจำเป็นต้องได้รับการซ่อมแซมก่อนการแปลงเป็นดิจิทัล หรืออาจไม่จำเป็นต้องแปลงเป็นดิจิทัล แต่เก็บรักษาเฉพาะต้นฉบับไว้ นอกจากนี้ ต้องมีการประเมินต้นทุนการแปลงเป็นดิจิทัล (การเตรียมเอกสาร การสแกน การประมวลผล การจัดเก็บ และทรัพยากรบุคคล) อย่างรอบคอบ เพื่อให้มั่นใจว่าการลงทุนมีประสิทธิภาพ

3. กระบวนการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล 6 ขั้นตอน: กระบวนการนี้ประกอบด้วย: การเตรียมเอกสาร - การนับเอกสาร - มาตรฐานทางเทคนิค - การสแกนและ OCR - การสร้างข้อมูลเมตา - ลายเซ็นดิจิทัล - การจัดเก็บและสำรองข้อมูล - การผสานรวมข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ภาพที่สแกนต้องมีความละเอียดอย่างน้อย 300 จุดต่อนิ้ว และบันทึกในรูปแบบ TIFF/PNG ส่วนไฟล์หลักต้องเป็น PDF/A เอกสารดิจิทัลจะได้รับการลงนามดิจิทัลและจัดเก็บไว้ในระบบที่เป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูล

เพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องกัน คำแนะนำจะระบุโครงสร้างตัวระบุ DocCode และการตั้งชื่อไฟล์ตามมาตรฐาน CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT ซึ่งช่วยหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อนและอำนวยความสะดวกในการใช้ประโยชน์และการจัดการในระยะยาว

การออกแนวปฏิบัติที่เป็นเอกภาพเกี่ยวกับการแปลงบันทึกและเอกสารเป็นดิจิทัลในระบบ การเมือง ไม่เพียงแต่สร้างกรอบทางเทคนิคและกฎหมายที่ชัดเจนเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการของรัฐ ส่งเสริมการแบ่งปันข้อมูล และเร่งการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลของประเทศอีกด้วย เมื่อหน่วยงานและหน่วยงานต่างๆ ปฏิบัติตามกฎระเบียบเหล่านี้อย่างสอดคล้องและจริงจัง กระบวนการแปลงเป็นดิจิทัลจะมีความเป็นมืออาชีพ ปลอดภัย ประหยัด และยั่งยืนมากขึ้น นี่ถือเป็นก้าวสำคัญในการสร้างระบบบริหารที่ทันสมัย ​​โปร่งใส ดำเนินงานโดยยึดหลักข้อมูล และให้บริการประชาชนและธุรกิจได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพสูงสุด

ที่มา: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149