เอกสารและบันทึกใดในภาคการศึกษาที่ได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างถาวร?

กระทรวงศึกษาธิการและการฝึกอบรมเพิ่งประกาศร่างหนังสือเวียนที่ควบคุมระยะเวลาในการจัดเก็บบันทึกและเอกสารในภาค การศึกษา และการฝึกอบรม แทนร่างหนังสือเวียนที่ควบคุมระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารวิชาชีพของภาคการศึกษาที่ออกเมื่อปี 2559

ทั้งนี้ ร่างหนังสือเวียนดังกล่าวได้กำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาบันทึกและเอกสารด้านการศึกษาและการฝึกอบรมที่ใช้บังคับกับหน่วยงานภายใต้และอยู่ภายใต้กระทรวงศึกษาธิการและการฝึกอบรมโดยตรง กรมการศึกษาและการฝึกอบรม กรมการศึกษาและการฝึกอบรม โรงเรียนอนุบาล การศึกษาทั่วไป การศึกษาต่อเนื่อง มหาวิทยาลัย วิทยาลัยการศึกษา โรงเรียนเฉพาะทาง สถาบันการศึกษาอื่นที่ดำเนินกิจกรรมการศึกษาภายใต้ความรับผิดชอบในการบริหารจัดการของรัฐของกระทรวงศึกษาธิการและการฝึกอบรม และหน่วยงาน องค์กร และบุคคลที่เกี่ยวข้อง

จัดเก็บบันทึกและเอกสาร 200 ประเภทอย่างถาวร

ดังนั้น ในข้อบังคับนี้จึงมีเอกสารและบันทึกมากกว่า 200 ประเภทที่เก็บไว้ถาวร เช่น บันทึกอนุมัตินโยบายการจัดตั้งหรืออนุญาตให้จัดตั้งมหาวิทยาลัย บันทึกรับรองมหาวิทยาลัยเอกชนที่ไม่แสวงหากำไร บันทึกอนุญาตให้ฝึกอบรมในระดับมหาวิทยาลัย

เอกสารการรับเข้ามหาวิทยาลัยถือเป็นเอกสารที่ถูกเก็บถาวรถาวรในภาคการศึกษา

เอกสารประกอบการรับเข้าเรียนในระดับปริญญาเอก ปริญญาโท มหาวิทยาลัยและวิทยาลัยด้านการศึกษา เช่น บันทึกการกำหนดเป้าหมายการรับเข้าเรียนประจำปี บันทึกแผนการพัฒนาเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลการรับเข้าเรียนมีคุณภาพ คะแนนมาตรฐาน การตัดสินใจรับเข้าเรียน และรายชื่อการรับเข้าเรียน

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการรับรองการสำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัย เช่น การรับรองการสำเร็จการศึกษาและการตัดสินใจมอบปริญญา รายชื่อผู้สำเร็จการศึกษา บันทึกการรับรองการสำเร็จการศึกษา บันทึกและเอกสารเกี่ยวกับการฝึกอบรมระดับปริญญาเอก เช่น บันทึกการอนุญาตให้ฝึกอบรม การพักการเรียน การเพิกถอนการตัดสินใจอนุญาตให้ฝึกอบรมในสาขาวิชาเอกและสาขาเฉพาะทาง บันทึกการอนุญาตให้ร่วมมือฝึกอบรมระดับปริญญาเอกกับสถาบันการศึกษาในประเทศ สำเนาการศึกษาสรุปผลการเรียนรู้ตามภาคการศึกษา ปีการศึกษา หลักสูตร บันทึกการรับรองการสำเร็จการศึกษาและการมอบปริญญาเอก บันทึกการประเมินวิทยานิพนธ์ระดับปริญญาเอกระดับพื้นฐาน บันทึกการร้องขอการปกป้องวิทยานิพนธ์ระดับปริญญาเอกในระดับโรงเรียนหรือสถาบัน ฯลฯ

บันทึกและเอกสารที่เก็บรักษาไว้เป็นเวลา 20 ปีขึ้นไป

สำหรับระยะเวลาการเก็บข้อมูล 70 ปี มีเพียงไฟล์เดียวที่ใช้สร้างฐานข้อมูลข้าราชการ ครู และผู้บริหารการศึกษา ซึ่งเป็นเนื้อหาใหม่ที่ไม่เคยรวมอยู่ในหนังสือเวียนปี 2016

เอกสาร 3 ประเภทที่ถูกเก็บไว้นาน 30 ปี ได้แก่ บันทึกประเมินวิทยานิพนธ์ปริญญาโท บันทึกประเมินวิทยานิพนธ์ปริญญาโท และการประมวลผลผลประเมินวิทยานิพนธ์ปริญญาโท กรณีมีการร้องเรียนและวิทยานิพนธ์ปริญญาโทได้รับการประเมินจากสภาประเมินว่าเป็นไปตามข้อกำหนดหรือสูงกว่า

มีเอกสารบันทึกกว่า 80 ฉบับที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 20 ปี เช่น บันทึกการจัดตั้งสภามหาวิทยาลัยและการแต่งตั้งประธานสภามหาวิทยาลัยของรัฐ เอกสารการรับรองการจบมหาวิทยาลัย โครงการและวิทยานิพนธ์การจบมหาวิทยาลัยที่สภามหาวิทยาลัยประเมินว่าน่าพอใจหรือสูงกว่า บันทึกโครงการและหัวข้อการวิจัย ทางวิทยาศาสตร์ ของอาจารย์และนักวิจัยในระดับกระทรวงและอุตสาหกรรม บันทึกการคัดเลือกและจัดสรรนักเรียนก่อนมหาวิทยาลัยเพื่อศึกษาต่อในมหาวิทยาลัย วิทยาลัย และโรงเรียนมัธยมศึกษา ตารางสรุปผลการเรียนรู้และการฝึกอบรมของนักเรียนระดับประถมศึกษา เป็นต้น

บันทึกและเอกสารเก็บไว้ 2-10 ปี

เอกสารต่างๆ ต่อไปนี้ถูกเก็บไว้เป็นเวลา 10 ปี ได้แก่ สำเนาผลการเรียนของแต่ละวิชา รวมถึงคะแนนสอบ คะแนนสอบ คะแนนหลักสูตรมหาวิทยาลัย บันทึกการรับรองผลสอบปลายภาคของมหาวิทยาลัย บันทึกการรับรองผลสอบปลายภาค สำเนาผลการเรียนของแต่ละวิชา รวมถึงคะแนนสอบ คะแนนสอบ คะแนนหลักสูตรระดับปริญญาโท ฯลฯ

ภายในระยะเวลา 5 ปี มีเอกสารต่างๆ มากมาย ได้แก่ โปรเจกต์จบและวิทยานิพนธ์ที่ไม่ตรงตามข้อกำหนดระดับมหาวิทยาลัย เอกสารการสมัครและข้อสอบปริญญาโท สำเนาการศึกษาของแต่ละวิชา รวมทั้งคะแนนสอบ คะแนนสอบ คะแนนรายวิชาในระดับปริญญาโท เอกสารทบทวนผลการสอบปลายภาค การสอบปลายภาคในระดับปริญญาเอก...

ในระหว่างนี้ รายงานการฝึกงานสำเร็จการศึกษาของมหาวิทยาลัยและวิทยาลัยจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 3 ปี ส่วนเอกสารสอบและเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสอบสำเร็จการศึกษาของมหาวิทยาลัยและวิทยาลัยและการสอบจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 2 ปี

ร่างประกาศฯ ฉบับเต็ม เรื่อง กำหนดระยะเวลาจัดเก็บเอกสารและหลักฐานในภาคการศึกษาและการฝึกอบรม อ่านรายละเอียดได้ ที่นี่

ความแตกต่างระหว่างกฏระเบียบเก่ากับใหม่

ขณะที่หนังสือเวียนฉบับเก่ามีเอกสาร 274 ประเภท แต่ร่างหนังสือเวียนฉบับใหม่มีเอกสารมากถึง 387 ประเภท มีการเปลี่ยนแปลงบางประการ เช่น ระเบียบเก่าว่าด้วยเอกสารแลกเปลี่ยนการศึกษาและการฝึกอบรมมีอายุเพียง 10 ปี แต่ร่างใหม่มีอายุเพียง 5 ปี ระเบียบเก่าว่าด้วยการรวบรวม คัดเลือก ประเมิน อนุมัติ และใช้งานสื่อการสอนและตำราเรียนสำหรับการศึกษาระดับอุดมศึกษาทุกระดับมีอายุ 20 ปี แต่ระเบียบใหม่มีผลใช้บังคับถาวร

นอกจากนี้ รายชื่อองค์กรประเมินและรับรองคุณภาพการศึกษาระหว่างประเทศที่เวียดนามรับรองตามระเบียบเก่าจะเก็บไว้เป็นเวลา 20 ปี แต่ร่างใหม่จะเก็บไว้เป็นเวลา 10 ปี บันทึกการจัดตั้งหรือการอนุญาตให้จัดตั้ง ยุบเลิก เปลี่ยนชื่อ อนุญาต อนุญาตใหม่ให้ใบอนุญาตประกอบกิจการ ระงับกิจกรรมประเมินคุณภาพการศึกษาสำหรับองค์กรประเมินคุณภาพการศึกษาในระเบียบเก่าจะเก็บไว้เป็นการถาวร แต่ร่างใหม่จะเก็บไว้เป็นเวลา 10 ปี...

ที่มา: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm