เอกสารและบันทึกใดบ้างในสาขาการศึกษาที่ถูกจัดเก็บถาวร?

กระทรวงศึกษาธิการและการฝึกอบรมเพิ่งประกาศร่างหนังสือเวียนกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารและบันทึกในด้าน การศึกษา และการฝึกอบรม ซึ่งจะใช้แทนหนังสือเวียนกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารวิชาชีพและเอกสารทางเทคนิคของภาคการศึกษาที่ออกเมื่อปี 2559

ดังนั้น ร่างหนังสือเวียนฉบับนี้จึงกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาบันทึกและเอกสารในด้านการศึกษาและการฝึกอบรมที่ใช้บังคับกับหน่วยงานภายใต้และสังกัดโดยตรงของกระทรวงศึกษาธิการและการฝึกอบรม; สำนักงานการศึกษาและการฝึกอบรมระดับจังหวัด; สำนักงานการศึกษาและการฝึกอบรมระดับอำเภอ; โรงเรียนอนุบาล ประถมศึกษา มัธยมศึกษา การศึกษาต่อเนื่อง มหาวิทยาลัย วิทยาลัยครู โรงเรียนเฉพาะทาง และสถาบันการศึกษาอื่น ๆ ที่ดำเนินกิจกรรมทางการศึกษาภายใต้ความรับผิดชอบด้านการบริหารจัดการของกระทรวงศึกษาธิการและการฝึกอบรม ตลอดจนหน่วยงาน องค์กร และบุคคลที่เกี่ยวข้อง

มีการจัดเก็บเอกสารและบันทึกประเภทต่างๆ กว่า 200 ชนิดไว้ในที่ถาวร

ดังนั้น ระเบียบนี้จึงกำหนดให้มีการจัดเก็บเอกสารและบันทึกมากกว่า 200 ประเภทอย่างถาวร ตัวอย่างเช่น บันทึกที่อนุมัติการจัดตั้งหรืออนุญาตให้จัดตั้งมหาวิทยาลัย บันทึกที่รับรองมหาวิทยาลัยเอกชนที่ดำเนินงานโดยไม่แสวงหาผลกำไร และบันทึกที่อนุญาตให้มีการจัดทำหลักสูตรเทียบโอนหน่วยกิตไปยังระดับมหาวิทยาลัย

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการรับเข้าศึกษาต่อในมหาวิทยาลัยเป็นหนึ่งในเอกสารที่ถูกเก็บรักษาไว้อย่างถาวรในสาขาการศึกษา

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการรับสมัครเข้าศึกษาต่อในระดับปริญญาเอก ปริญญาโท และปริญญาตรี/หลักสูตรฝึกอบรมครูในวิทยาลัย ได้แก่ บันทึกการกำหนดโควตาการรับเข้าศึกษาประจำปี บันทึกการวางแผนเพื่อรับรองคุณภาพของนักศึกษาใหม่ คะแนนสอบเข้า การตัดสินใจรับเข้าศึกษา และรายชื่อนักศึกษาที่ได้รับการคัดเลือกเข้าศึกษา

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการรับรองการสำเร็จการศึกษาระดับมหาวิทยาลัย เช่น หนังสือรับรองการสำเร็จการศึกษาและการตัดสินใจมอบปริญญา รายชื่อผู้สำเร็จการศึกษา และแฟ้มเอกสารรับรองการสำเร็จการศึกษา; แฟ้มเอกสารและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมระดับปริญญาเอก เช่น แฟ้มเอกสารขออนุญาตฝึกอบรม การระงับการลงทะเบียน และการเพิกถอนการตัดสินใจอนุญาตให้ฝึกอบรมระดับปริญญาเอกในสาขาและสาขาเฉพาะทาง; แฟ้มเอกสารขออนุญาตความร่วมมือในการฝึกอบรมระดับปริญญาเอกกับสถาบันการศึกษาในประเทศ; ใบแสดงผลการเรียนสรุปตามภาคการศึกษา ปีการศึกษา และรายวิชา; แฟ้มเอกสารรับรองการสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาเอกและการมอบปริญญา; แฟ้มเอกสารประเมินวิทยานิพนธ์ระดับปริญญาเอกในระดับสถาบัน; แฟ้มเอกสารขอสอบป้องกันวิทยานิพนธ์ระดับปริญญาเอกในระดับมหาวิทยาลัยหรือสถาบัน…

เอกสารและบันทึกที่ได้รับการเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 20 ปีขึ้นไป

ในส่วนของระยะเวลาการเก็บรักษา 70 ปีนั้น มีเพียงฐานข้อมูลข้าราชการ ครู และบุคลากรด้านการบริหารการศึกษาเท่านั้นที่รวมอยู่ด้วย ซึ่งเป็นข้อมูลใหม่ที่ไม่เคยมีอยู่ในหนังสือเวียนฉบับปี 2016 มาก่อน

เอกสารสามประเภทที่จะถูกเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 30 ปี ได้แก่ บันทึกการประเมินวิทยานิพนธ์ระดับปริญญาโท บันทึกการตรวจสอบและประเมินวิทยานิพนธ์ และบันทึกการจัดการผลการตรวจสอบวิทยานิพนธ์ระดับปริญญาโทในกรณีที่มีข้อร้องเรียนและเมื่อคณะกรรมการประเมินพิจารณาว่าวิทยานิพนธ์ระดับปริญญาโทนั้นอยู่ในระดับที่น่าพอใจหรือดีกว่า

มีเอกสารมากกว่า 80 ประเภทที่ต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 20 ปี เช่น บันทึกการจัดตั้งสภาบริหารมหาวิทยาลัยและการแต่งตั้งประธานสภาบริหารมหาวิทยาลัยของรัฐ เอกสารเกี่ยวกับการรับรองการสำเร็จการศึกษา เอกสารโครงการและวิทยานิพนธ์ที่ได้รับการประเมินจากสภาว่าตรงตามหรือเกินกว่าข้อกำหนด บันทึกโครงการและงาน วิจัย ของอาจารย์และนักวิจัยระดับกระทรวง บันทึกการคัดเลือกและจัดสรรนักเรียนในโครงการเตรียมความพร้อมเพื่อศึกษาต่อในมหาวิทยาลัย วิทยาลัย และโรงเรียนอาชีวศึกษา ตารางสรุปผลการเรียนและการฝึกอบรมของนักเรียนระดับประถมศึกษา เป็นต้น

เอกสารและบันทึกเหล่านี้จะถูกเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 2-10 ปี

เอกสารที่เก็บรักษาไว้เป็นเวลา 10 ปี ประกอบด้วย: ใบรับรองผลการเรียนของแต่ละวิชา รวมถึงคะแนนสอบ คะแนนสอบปลายภาค และเกรดวิชาของมหาวิทยาลัย; บันทึกการอนุมัติผลการสอบปลายภาคของมหาวิทยาลัย; บันทึกการตรวจสอบผลการสอบปลายภาคและใบรับรองผลการเรียนของแต่ละวิชา รวมถึงคะแนนสอบ คะแนนสอบปลายภาค และเกรดวิชาของปริญญาโท…

ภายในระยะเวลา 5 ปี สามารถยื่นเอกสารต่อไปนี้ได้: โครงการและวิทยานิพนธ์ระดับปริญญาตรีที่ไม่ผ่านเกณฑ์มาตรฐานที่กำหนด; เอกสารประกอบการสมัครและข้อสอบระดับปริญญาโท; ใบแสดงผลการเรียนทุกรายวิชา รวมถึงคะแนนสอบ คะแนนสอบ และเกรดรายวิชาสำหรับระดับปริญญาโท; เอกสารขอทบทวนผลการสอบปลายภาคและข้อสอบปลายภาคสำหรับระดับปริญญาเอก…

ในขณะเดียวกัน รายงานการฝึกงานสำหรับผู้สำเร็จการศึกษาหลักสูตรครูระดับมหาวิทยาลัยและวิทยาลัยจะถูกเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 3 ปี ส่วนข้อสอบและเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสอบและการประเมินผลการสำเร็จการศึกษาสำหรับผู้สำเร็จการศึกษาหลักสูตรครูระดับมหาวิทยาลัยและวิทยาลัยจะถูกเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 2 ปี

สามารถดูข้อความฉบับเต็มของร่างหนังสือเวียนที่กำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาบันทึกและเอกสารในด้านการศึกษาและการฝึกอบรม ได้ที่นี่

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างกฎระเบียบเดิมและกฎระเบียบใหม่

ในขณะที่ระเบียบเดิมระบุเอกสาร 274 ประเภท ระเบียบฉบับร่างใหม่ระบุไว้ 387 ประเภท มีการเปลี่ยนแปลงหลายประการ เช่น ระเบียบเดิมที่ระบุว่าเอกสารเกี่ยวกับการศึกษาและการฝึกอบรมควรเก็บรักษาไว้เพียง 10 ปี ระเบียบฉบับร่างใหม่ลดเหลือ 5 ปี และระเบียบเดิมเกี่ยวกับการจัดทำ คัดเลือก ประเมิน อนุมัติ และการใช้สื่อการสอนและตำราเรียนสำหรับทุกระดับอุดมศึกษาควรมีผลบังคับใช้ถาวร จากเดิม 20 ปี

นอกจากนี้ รายชื่อองค์กรประเมินและรับรองคุณภาพการศึกษาระหว่างประเทศที่เวียดนามยอมรับ ซึ่งเดิมกำหนดให้เก็บรักษาไว้ 20 ปี ปัจจุบันกำหนดให้เก็บรักษาไว้เพียง 10 ปี ตามร่างกฎหมายฉบับใหม่ ในทำนองเดียวกัน บันทึกการจัดตั้ง การอนุญาตให้จัดตั้ง การยุบเลิก การเปลี่ยนชื่อ การออก การต่ออายุใบอนุญาตประกอบกิจการ และการระงับกิจกรรมการรับรองคุณภาพการศึกษาขององค์กรรับรอง ซึ่งเดิมต้องเก็บรักษาไว้ถาวร ปัจจุบันกำหนดให้เก็บรักษาไว้เพียง 10 ปี ตามร่างกฎหมายฉบับใหม่…

ที่มา: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm