ลดขั้นตอนการทำเอกสารให้ง่ายขึ้น

กระทรวงศึกษาธิการและการฝึกอบรม - ตลอดหลายปีที่ผ่านมา กระทรวงได้ดำเนินมาตรการหลายอย่างเพื่อแก้ไขปัญหาการใช้เอกสารและข้อมูลในทางที่ผิดในโรงเรียนอนุบาล ประถมศึกษา และมัธยมศึกษา

ประเด็นสำคัญประการหนึ่งคือ คำสั่งที่ 138/CT-BGDĐT (2019) ซึ่งกล่าวถึงการละเมิดการเก็บรักษาบันทึกและเอกสารในโรงเรียน คำสั่งที่ 138 ห้ามมิให้มีการจัดทำหรือกำหนดให้ครูต้องเก็บรักษาบันทึกหรือเอกสารเพิ่มเติมใดๆ นอกเหนือจากที่ระบุไว้ในกฎบัตรโรงเรียนหรือระเบียบที่ออกโดยกระทรวงศึกษาธิการและการฝึกอบรมอย่างเด็ดขาด

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในช่วงปี 2021-2025 กฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับบันทึกและเอกสารในโรงเรียนได้มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญ ดังที่เห็นได้จากเอกสารและโครงการเฉพาะต่างๆ ที่เชื่อมโยงกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ที่สำคัญ โครงการเสริมสร้างการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในด้าน การศึกษา ในช่วงปี 2021-2025 ได้วางรากฐานสำหรับการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลในการบริหารจัดการการศึกษา โดยเน้นการพัฒนาระบบฐานข้อมูลเฉพาะภาคส่วนและการเปลี่ยนผ่านกระบวนการบริหารจัดการโรงเรียนไปสู่สภาพแวดล้อมดิจิทัลอย่างค่อยเป็นค่อยไป

ในขณะเดียวกัน กระทรวงศึกษาธิการและการฝึกอบรมส่งเสริมการใช้บันทึกนักเรียนและสมุดบันทึกคะแนนอิเล็กทรอนิกส์ โดยค่อยๆ แทนที่บันทึกแบบดั้งเดิม มีการสร้างและใช้งานระบบฐานข้อมูลการศึกษาแบบครบวงจร เพื่ออำนวยความสะดวกในการปรับปรุง ใช้ประโยชน์ และแบ่งปันข้อมูลทั่วทั้งภาคการศึกษา นอกจากนี้ คำสั่งล่าสุดยังเน้นย้ำหลักการที่ไม่สร้างบันทึกเพิ่มเติมเกินกว่าข้อกำหนด ในขณะเดียวกันก็ส่งเสริมการใช้บันทึกอิเล็กทรอนิกส์เพื่อทดแทนบันทึกกระดาษตามสถานการณ์ที่เหมาะสม

ล่าสุด หนังสือเวียนฉบับที่ 15/2026/TT-BGDĐT ว่าด้วยระเบียบการจัดการกิจกรรมทางการศึกษาในโรงเรียนระดับประถมศึกษา มัธยมศึกษา และโรงเรียนการศึกษาทั่วไปแบบหลายระดับ (มีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 10 พฤษภาคม 2569) ได้กำหนดระบบการจัดเก็บและบันทึกกิจกรรมทางการศึกษาในโรงเรียนไว้อย่างชัดเจน โดยระบุว่าบันทึกต่างๆ จะต้องได้รับการจัดการและใช้งานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก มีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับบันทึกที่เป็นกระดาษ และจะนำมาใช้ทดแทนบันทึกที่เป็นกระดาษตามแผนงานที่เหมาะสมกับสภาพโครงสร้างพื้นฐานและความสามารถในการดำเนินการ หากใช้บันทึกอิเล็กทรอนิกส์อย่างถูกต้องตามกฎหมาย โรงเรียนและครูไม่จำเป็นต้องจัดทำบันทึกที่เป็นกระดาษอีกต่อไป

เห็นได้ชัดว่าหัวใจสำคัญของความพยายามของกระทรวงศึกษาธิการและการฝึกอบรมคือการเชื่อมโยงการลดขั้นตอนการทำงานเอกสารเข้ากับการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัล บันทึกของครู สมุดบันทึกคะแนน ใบรับรองผลการเรียนของนักเรียน และบันทึกประเภทอื่นๆ อีกมากมายกำลังถูกถ่ายโอนไปยังระบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างค่อยเป็นค่อยไป ทำให้สามารถจัดเก็บ อัปเดต และจัดการข้อมูลผ่านระบบออนไลน์ได้ แทนที่จะบันทึกและจัดเก็บด้วยมือเหมือนแต่ก่อน ในขณะเดียวกัน นโยบายที่ไม่ให้ใช้ทั้งเอกสารกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์พร้อมกัน หากเงื่อนไขสำหรับการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลพร้อมแล้ว แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นที่จะหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลที่ผิวเผินเท่านั้น

แนวโน้มในการปรับปรุงและเปลี่ยนระบบบันทึกข้อมูลให้เป็นดิจิทัลนั้นเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในบริบทของการปฏิรูปการศึกษาในปัจจุบัน ความต้องการในการพัฒนาคุณภาพและสมรรถนะของนักเรียนทำให้ครูต้องมุ่งเน้นไปที่ความเชี่ยวชาญของตนเองมากขึ้น ซึ่งจำเป็นต้องเปลี่ยนจากรูปแบบการบริหารจัดการที่พึ่งพาเอกสารราชการมากเกินไปไปสู่รูปแบบใหม่

อย่างไรก็ตาม ความท้าทายในปัจจุบันส่วนใหญ่อยู่ที่การนำไปปฏิบัติ การต้องดูแลรักษาทั้งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารกระดาษทำให้ภาระงานไม่ได้ลดลง แต่กลับเพิ่มขึ้น นอกจากนี้ โครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีและทักษะดิจิทัลของครูและผู้บริหารยังไม่สม่ำเสมอ ส่งผลกระทบต่อประสิทธิผลของการนำไปปฏิบัติ

เพื่อให้มั่นใจว่านโยบายนี้ได้รับการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีชุดแนวทางแก้ไขที่ครอบคลุม ซึ่งรวมถึงการปรับปรุงฐานข้อมูลของอุตสาหกรรมให้ดียิ่งขึ้น การเสริมสร้างการเชื่อมต่อและการแบ่งปันข้อมูล การเพิ่มความรับผิดชอบของผู้บริหารสถาบันการศึกษาในการดำเนินการ การส่งเสริมการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลและการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการบริหารจัดการ และในขณะเดียวกันก็ส่งเสริมทักษะดิจิทัลสำหรับครูและผู้บริหารให้สอดคล้องกับความต้องการในทางปฏิบัติ หากดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งเหล่านี้จะเป็นรากฐานสำคัญที่เอื้อต่อการพัฒนาคุณภาพการศึกษาอย่างยั่งยืน

ที่มา: https://giaoducthoidai.vn/tinh-gian-ho-so-post775922.html