Muhasebeciler, İK'cılar ve çalışanların bilmesi gerekenler

Muhasebecilerin, insan kaynaklarının ve çalışanların dikkat etmesi gereken 2023 yılında sosyal sigorta defterlerinin kapatılmasına ilişkin bazı önemli düzenlemelerin ve yanıtların özeti.

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

Çalışanların sosyal sigorta defterlerini kapatma sorumluluğu

2019 tarihli İş Kanunu'nun 48. maddesi uyarınca, iş sözleşmesinin feshi halinde işletme ve çalışanın sırasıyla aşağıdaki sorumlulukları bulunmaktadır:

- İş sözleşmesinin fesih tarihinden itibaren 14 iş günü içinde, aşağıda belirtilen haller hariç olmak üzere, tarafların haklarına ilişkin tüm bedelleri eksiksiz olarak ödemekle yükümlüdürler; bu süre 30 günü geçmemek üzere uzatılabilir:

+ Bireysel olmayan işletmeler faaliyetlerini durdurur;

+ İşletmeler yapı, teknoloji veya ekonomik nedenlerle değişiklik gösterirler;

+ Bölünme, ayrılma, birleştirme, birleştirme; satış, kiralama, işletme türünün değiştirilmesi; işletme ve kooperatiflerin mülkiyetinin ve varlıklarının kullanım hakkının devri;

+ Doğal afetler, yangınlar, düşman saldırıları veya tehlikeli salgın hastalıklar nedeniyle.

- İşletme veya kooperatifin sona ermesi, infisah etmesi veya iflası hâlinde, çalışanların toplu iş sözleşmeleri ve iş sözleşmeleri uyarınca aldıkları ücret, sosyal sigorta, sağlık sigortası, işsizlik sigortası, kıdem tazminatı ve diğer hakları öncelikle ödenir.

- İşletmelerin aşağıdaki sorumlulukları vardır:

+ Sosyal sigorta ve işsizlik sigortası ödeme süresini teyit etme prosedürünü tamamlayın ve çalışanın asıl belgeleri işletmede saklanmışsa bunları da ek olarak iade edin;

+ Çalışanın talep etmesi halinde, çalışanın iş süreçlerine ilişkin belgelerin kopyalarını sağlamak. Belgelerin kopyalanması ve gönderilmesinin maliyeti işletme tarafından karşılanır.

Şöyle ki: Yukarıdaki hükümlere göre, iş sözleşmesinin feshedilmesi halinde, işletme, çalışanın sosyal sigorta ve işsizlik sigortası ödeme zamanını teyit etmekle (veya pratikte sosyal sigorta defterinin kapatılmasıyla) yükümlüdür.

Dolayısıyla işletmelerdeki muhasebeciler ve insan kaynakları personelinin, iş sözleşmesini fesheden çalışanların sosyal güvenlik defterinin kapatılması için gerekli çalışmaları yapmak amacıyla bu düzenlemeye dikkat etmeleri gerekmektedir.

Çalışanlar sosyal güvenlik hesaplarını kendileri kapatabilir mi?

2019 tarihli İş Kanunu'nun 48. maddesi gereğince, işletmeler, sosyal sigorta ve işsizlik sigortası ödeme süresinin teyidi işlemlerini tamamlamak ve bunları saklamış olması halinde diğer belgelerin asıllarını çalışana iade etmekle yükümlüdür.

Ayrıca, 2014 tarihli Sosyal Sigorta Kanunu'nun 21. maddesinin 5. fıkrasında da işletmelerin, çalışanların kanun hükümlerine göre iş sözleşmelerini, çalışma sözleşmelerini feshetmeleri veya işten ayrılmaları durumunda Sosyal Sigorta defterini çalışanlara iade etmek, Sosyal Sigorta ödeme dönemini teyit etmek için Sosyal Sigorta kurumuyla koordinasyon sağlamakla yükümlü oldukları hükme bağlanmıştır.

Bu durumda sosyal sigorta defterinin kapatılmasının işletmenin sorumluluğunda olduğu ve sosyal sigorta kurumunun koordinasyonunda gerçekleştirildiği görülmektedir.

Dolayısıyla çalışanlar, ister yasal olarak ister ani olarak işten ayrıldıktan sonra sosyal sigorta kurumundaki sosyal sigorta defterlerini kapatamıyor, ancak eski şirketlerine geri dönüp sosyal sigorta defterlerinin kapatılması için gerekli işlemlerin yapılmasını talep etmek zorunda kalıyorlar.

Çalışanları için sosyal sigorta kayıtlarını kapatmayan işletmelere yönelik cezalar

12/2022/ND-CP sayılı Kararnamenin 12. maddesi uyarınca, iş sözleşmesini kanun hükümlerine göre fesheden çalışanlar için sosyal sigorta ve işsizlik sigortası ödeme süresinin onaylanmasına ilişkin işlemleri tamamlamayan işletmelere aşağıdaki şekilde ceza verilecektir:

- 01 ila 10 çalışanı ilgilendiren ihlallerde 2 milyon VND'den 4 milyon VND'ye kadar;

- 11 ila 50 çalışanı ilgilendiren ihlallerde 4 milyon VND'den 10 milyon VND'ye kadar;

- 51 ila 100 çalışanı ilgilendiren ihlallerde 10 milyon VND'den 20 milyon VND'ye kadar;

- 101 ila 300 çalışanı ilgilendiren ihlallerde 20 milyon VND'den 30 milyon VND'ye kadar;

- 301 veya daha fazla çalışanı ilgilendiren ihlallerde 30 milyon VND'den 40 milyon VND'ye kadar para cezası.

Ayrıca işletmelerin, çalışanlarına sosyal sigorta ve işsizlik sigortası ödemelerinin ne zaman yapıldığını mevzuata göre teyit etmek için gerekli işlemleri de tamamlamaları gerekiyor.

Şirket sosyal sigorta defterini kapatmadığında çalışanlar ne yapmalıdır?

Sosyal Sigorta Kanunu 2014'ün 18. maddesi uyarınca, çalışanlar, söz konusu karar ve eylemlerin sosyal sigorta kanununu ihlal ettiğine ve meşru hak ve çıkarlarını ihlal ettiğine inanmak için sebep olduğunda, yetkili kurum, kuruluş ve kişilere, kurum, kuruluş ve kişilerin karar ve eylemlerinin gözden geçirilmesini talep etme hakkına sahiptir.

Dolayısıyla, çalışanın iş sözleşmesini feshetmesi halinde ancak işletmenin mevzuata uygun olarak sosyal sigorta karnesini kapatmaması halinde, çalışanın öncelikle işletmeye başvurarak işletmeden kendisi adına sosyal sigorta karnesinin kapatılmasını talep etmesi gerekmektedir.

İşletmenin sosyal sigorta defterini mevzuata uygun olarak kapatmaması halinde, çalışan, işletmenin merkezinin bulunduğu yerdeki Çalışma, Savaş Gazileri ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı Başmüfettişliğine şikâyette bulunarak, yetkiye göre çözüme kavuşturulması için başvuruda bulunabilir.

2023 yılında sosyal sigorta defterlerinin kapatılmasına ilişkin prosedürler

2017 tarihli 595/QD-BHXH sayılı Karara göre, işverenler sosyal sigorta defterlerini aşağıdaki sıraya göre kapatacaklardır:

Adım 1: İşgücü azaltımını bildirin

Sosyal sigorta kapatma işlemi yapılmadan önce işverenin işgücü azaltma bildirim işlemini yapması gerekmektedir.

- 595/QD-BHXH sayılı Kararın 23. maddesine göre işgücü azaltımının bildirilmesine ilişkin dosya şunları içerir:

+ Sosyal Sigorta ve Sağlık Sigortası Bilgilerinin Düzenlenmesine İlişkin Beyan Formu (Form TK1-TS)

+ Sosyal sigorta ve sağlık sigortası bilgilerinin düzeltilmesi için birim beyan formu (Form TK3-TS);

+ Sosyal sigorta, sağlık sigortası, kaza sigortası, iş kazası ve meslek hastalığı sigortasına katılan çalışanların listesi (Form D02-TS);

+ Bilgi listesi (Form D01-TS);

+ Çalışanın geçerli sağlık sigorta kartı (kişi başı 1 nüsha);

- İşveren, işgücü azaltma bildirim dosyasını doğrudan bağlı bulunduğu sosyal güvenlik kuruluşuna veya posta yoluyla gönderir.

- Sosyal sigorta kesintisini başarıyla bildirdikten sonra sosyal sigorta defterini kapatma işlemine geçebilirsiniz.

Adım 2: Sosyal sigorta defterini kapatın

- 595/QD-BHXH sayılı Kararın 23. maddesine göre sigorta defteri kapatma işlemlerine ilişkin belgeler şunlardır:

+ Katılımcı birimin beyanı, sosyal sigorta ve sağlık sigortası bilgilerinin düzeltilmesi (Form TK3-TS);

+ Sosyal sigorta, sağlık sigortası, işsizlik sigortası, iş kazası ve meslek hastalığı sigortasına dahil olan çalışanların listesi (Form D02-TS).

+ Bilgi listesi (Form D01-TS).

+ Sosyal sigorta defteri

+ Sosyal sigorta broşürleri.

+ İş sözleşmesinin feshedilmesine ilişkin karar (veya iş sözleşmesinin feshine ilişkin diğer belgeler).

+ Çalışanın geçerli sağlık sigorta kartı (kişi başı 1 nüsha);

- İşveren, sosyal sigorta defteri kapatma başvurusunu, bağlı bulunduğu sosyal sigorta kuruluşuna yapar veya posta yoluyla iletir.

Sosyal sigorta defterinin kapanış saati

2019 tarihli İş Kanunu'nun 48. maddesinin 1. fıkrası uyarınca, iş sözleşmesinin sona erdiği tarihten itibaren 14 iş günü içinde, aşağıda belirtilen haller hariç olmak üzere, her iki tarafın haklarına ilişkin tüm bedelleri eksiksiz olarak ödemekle yükümlüdürler; bu haller 30 günü geçmemek üzere uzatılabilir:

- İşveren, faaliyetini durduran bir birey değildir;

- İşveren yapıyı, teknolojiyi veya ekonomik sebeplerle değiştirirse;

- Bölünme, ayrılma, birleştirme, birleştirme; satış, kiralama, işletme türünün değiştirilmesi; işletme ve kooperatiflerin mülkiyetinin ve varlıklarının kullanım hakkının devri;

- Doğal afetler, yangınlar, düşman saldırıları veya tehlikeli salgın hastalıklar nedeniyle.

Böylece yönetmeliğe göre sosyal sigorta defterinin kapatılması için gereken süre 14 günü, 2019 tarihli İş Kanunu'nun 48'inci maddesinin 1'inci fıkrası uyarınca özel hallerde ise sosyal sigorta defterinin kapatılması için gereken azami süre 30 günü geçemeyecek.

[reklam_2]
Kaynak