Organizasyonel yeniden yapılanma sürecinde belgelerin ele geçirilmesi, devredilmesi veya imha edilmesi kesinlikle yasaktır.

(NLĐO) - Organizasyon yapısının yeniden düzenlenmesinin ardından belgelerin ve belge veritabanlarının devri, yönetim yetkisine ilişkin arşiv hukuku düzenlemelerine uygun olarak gerçekleştirilmiştir.

İçişleri Bakanlığı, Politbüro'nun 127-KL/TW sayılı Kararı doğrultusunda siyasi sistemin organizasyon yapısının yeniden düzenlenmesi sürecinde belge ve arşiv yönetiminin güçlendirilmesine ilişkin bir belgeyi yakın zamanda illerin ve merkezi yönetim altındaki şehirlerin Halk Komitelerine gönderdi.

Bu doğrultuda, İçişleri Bakanlığı, yerel yönetim aygıtının yeniden yapılandırılması sürecinde belge yönetimi ve arşivleme yönetimini güçlendirmek amacıyla, il ve şehirlerin Halk Komiteleri Başkanlarından acilen bazı görevlerin yerine getirilmesini talep etmektedir.

Kurum ve kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan tüm belgeler ve belge veritabanları, her bir arşiv koleksiyonuna göre merkezi, tekdüze ve güvenli bir şekilde yönetilmelidir; herhangi bir kurum veya kuruluşun belgeleri ve belge veritabanları, o kurum veya kuruluşun arşiv koleksiyonuna göre kataloglanmalı ve derlenmelidir.

İçişleri Bakanlığı belgesinde açıkça şu ifade yer alıyor: "Kurum veya kuruluş, faaliyetlerinin sona erdiği tarihten itibaren arşivlerini kapatacaktır. Kurum veya kuruluş, birleşme veya faaliyetlerin sona erdirilmesine ilişkin yetkili makamın kararının yürürlüğe girdiği tarihten itibaren yetkisi dahilindeki idari belgeleri düzenleyemeyecektir."

İdari yapının yeniden düzenlenmesinden önce ve yeniden düzenleme sırasında, İçişleri Bakanlığı, belgelerin ve veri tabanlarının, yeniden düzenlemeden önceki dönemdeki il düzeyindeki tarih arşivlerinde ve idari birimlerin arşivlerinde (veya mevcut depolama yerlerinde) muhafaza edilmeye devam edilmesini talep etmektedir.

Belgelerin ve belge veritabanlarının yetkisiz olarak bulundurulması, devredilmesi veya imha edilmesi kesinlikle yasaktır; kurumsal yeniden yapılanma sürecinde belgelerin ve belge veritabanlarının zarar görmesi veya kaybolması da yasaktır.

İçişleri Bakanlığı'na göre, il düzeyindeki tarih arşivleri, il içindeki tüm arşiv belgelerinin ve belge veritabanlarının yerinde veya geçici olarak merkezi bir yerde muhafazasını sağlamak ve yönetim yetkilerine göre, kurumsal yeniden yapılanmanın ardından belgeleri yeni kurum, kuruluş ve idari birimlere devretmek üzere ilgili kurum, kuruluş ve idari birimlerin başkanlarıyla koordinasyon içinde çalışmaktan sorumludur.

Ayrıca, organizasyonel yeniden yapılanmanın ardından belgelerin ve belge veritabanlarının devri, yönetim yetkisine ilişkin arşiv hukuku düzenlemelerine uygun olarak gerçekleştirilmiştir.

İçişleri Bakanlığı ayrıca, resmi mühürlerin ve dijital imza sertifikalarının yönetimi ve kullanımıyla ilgili yasal düzenlemelerin titizlikle uygulanmasını; devlet sırlarının korunmasını ve organizasyon yapısının yeniden düzenlenmesi sürecinde istatistik, paketleme, devir teslim, depolama ve kullanım ile ilgili görevlerin yerine getirilmesi sırasında bilgi, belge ve verilerin güvenliğinin sağlanmasını talep etti.

Kaynak: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm