Посилити управління документообігом та архівною роботою під час процесу реструктуризації апарату

Кінхтедоті — Суворо заборонено незаконно володіти, передавати або знищувати документи та бази даних документів; не допускається пошкодження або втрата документів та баз даних документів під час процесу організації апарату...

Це примітний зміст офіційної депеші № 414/BNV-VTLTNN від 19 березня, надісланої Міністерством внутрішніх справ до народних комітетів провінцій та міст центрального управління щодо посилення управління документообігом та архівною роботою в процесі реорганізації апарату політичної системи відповідно до Висновку Політбюро № 127-KL/TW.

Суворо заборонено незаконно володіти, передавати або знищувати документи.

У документі чітко зазначено, що для забезпечення безперебійної та безперервної роботи з документами та архівами, а також для забезпечення безпечного управління документами до, під час та після завершення реорганізації політичної системи відповідно до Висновку Політбюро № 127-KL/TW від 28 лютого 2025 року, Секретаріат та Міністерство внутрішніх справ звертаються до Голови Народного комітету області або міста центрального управління з проханням терміново спрямувати виконання низки невідкладних завдань щодо посилення управління роботою з документами та архівами в процесі реорганізації апарату місцевого самоврядування.

По-перше , належним чином та повною мірою впровадити правові норми щодо документів та архівів, дотримуючись вимог: усі документи та бази даних документів, що формуються в діяльності установ та організацій, повинні централізовано, єдиноважно та безпечно керуватися відповідно до кожного архіву; документи та бази даних документів будь-якої установи чи організації повинні враховуватися та збиратися відповідно до архіву цієї установи чи організації.

Здійснити закриття архівів установ та організацій з дати припинення діяльності; установи та організації не видають розпорядчих документів, що належать їм до повноважень, з дати набрання чинності рішенням компетентного органу про злиття або припинення діяльності.

До та під час організаційного узгодження документи та бази даних повинні продовжувати зберігатися в архівах Провінційного історичного архіву та Архівному агентстві (або в місці зберігання) адміністративної одиниці (ADU) до узгодження.

Зокрема, суворо забороняється незаконне володіння, передача або знищення документів та баз даних документів; не допускається пошкодження або втрата документів та баз даних документів під час процесу реорганізації апарату.

По-друге , провінційні історичні архіви відповідають за отримання та координацію з керівниками установ, організацій та адміністративних одиниць щодо продовження зберігання на місці або тимчасового зберігання всіх архівних документів та баз даних документів у провінції, а також за передачу документів відповідно до їхніх управлінських повноважень новим установам, організаціям та адміністративним одиницям після реорганізації організаційної структури.

По-третє , передача документів та баз даних документів після організаційного облаштування здійснюється відповідно до правових норм щодо повноважень з управління архівами.

По-четверте , суворо дотримуватися законодавчих норм щодо управління та використання печаток і сертифікатів цифрового підпису на державній службі; захищати державну таємницю та забезпечувати безпеку інформації, документів і даних під час виконання статистичних завдань, їх пакування, передачі, зберігання та використання в процесі реорганізації апарату.

Положення про перелік ідентифікаційних кодів для документів, записів та текстових символів нових установ та організацій

Міністерство внутрішніх справ просить Голову Провінційного народного комітету взяти на себе відповідальність як керівника за здійснення державного управління архівами на місці в межах своїх обов'язків та повноважень; забезпечити збереження документів та баз даних документів, що перебувають під управлінням, відповідно до законодавчих норм протягом усього процесу реорганізації апарату. Терміново видати Розпорядження Голови Провінційного народного комітету про посилення державного управління документальною та архівною справою.

Водночас необхідно розробити план реорганізації державних історичних архівів на рівні провінцій у рамках Проекту впорядкування та реорганізації адміністративних одиниць усіх рівнів та побудови дворівневої моделі організації місцевого самоврядування, а також подати його компетентним органам для оцінки та впровадження.

Негайно після завершення організаційних заходів необхідно оперативно видати документ, що визначає перелік ідентифікаційних кодів документів, записів та символів документів нових установ та організацій, що перебувають під їхнім управлінням; доручити керівникам нових установ та організацій отримувати документи та бази даних, що перебувають під їхнім управлінням; а керівникам нових низових адміністративних одиниць отримувати документи в приміщеннях та складах на території управління, що тимчасово перебувають під управлінням Провінційного історичного архіву.

Водночас необхідно доручити підрозділу, який керує та експлуатує Систему, впроваджувати технічні рішення для забезпечення безперервності та продовження діяльності з видачі документів та врегулювання роботи установ та організацій, що перебувають під його управлінням.

Міністерство внутрішніх справ запропонувало посилити управління документообігом та архівною роботою в процесі реорганізації політичної системи (фото: VNA)

Видати план виконання Директиви Голови Провінційного народного комітету

Для Міністерства внутрішніх справ, Офіційне доручення просить Голову Провінційного народного комітету порадити Голові Провінційного народного комітету видати Директиву про посилення управління документообігом та архівною роботою в процесі реорганізації апарату місцевої політичної системи; видати план виконання Директиви Голови Провінційного народного комітету.

Водночас, доручити Провінційному історичному архіву призначити посадових осіб для організації робочих груп в установах, організаціях та підрозділах для отримання та координації зберігання документів на місці та визначення меж бази даних документів у Системі; доручити Провінційному історичному архіву вживати проактивних заходів для збору файлів з постійним терміном зберігання, які були повністю відредаговані в установах та організаціях, що є джерелом документів, що надаються до Провінційного історичного архіву.

Водночас апарат голови провінційного народного комітету повинен забезпечити достатні ресурси для забезпечення безпеки документів та баз даних документів у приміщеннях та складах, які були підтверджені та опечатані Провінційним історичним архівом, до їх передачі відповідальному управлінському органу чи організації після реорганізації апарату.

Негайно після завершення організаційного укладання необхідно негайно повідомити Голову Провінційного народного комітету про видачу переліку ідентифікаційних кодів для документів, записів та текстових символів установ та організацій, утворених після організаційного укладання в межах сфери управління; подати Провінційному народному комітету проект управління та ведення бізнес-операцій документального блоку установ та організацій до організаційного укладання; узгодити з підрозділом, що керує та експлуатує систему, розробку плану передачі та інтеграції документів та баз даних документів у Систему.

Підтвердження передачі документів та баз даних документів установ та організацій перед реструктуризацією апарату

Для обласних історичних архівів Міністерство внутрішніх справ пропонує організувати посадових осіб, які керуватимуть підрахунком, упорядкуванням, пакуванням, опечатуванням, підтвердженням обсягу та статусу паперових документів та документів на інших носіях інформації (за наявності), отриманням та координацією зберігання на місці або тимчасового централізованого зберігання документів установ та організацій; координацією з управлінськими та операційними підрозділами Системи для визначення кількості цифрових документів та розмежування бази даних документів у Системі кожного установи, організації та адміністративного підрозділу.

Скласти перелік усіх документів та баз даних документів, що наразі зберігаються в Провінційному історичному архіві; продовжувати забезпечувати безпеку, цілісність та зручність використання документів та баз даних документів у Провінційному історичному архіві до їх передачі компетентним установам та організаціям після реструктуризації апарату. Підсумувати кількість та стан документів та баз даних документів і звітувати до Департаменту внутрішніх справ для звітування до Міністерства внутрішніх справ.

Відразу після завершення організаційного облаштування необхідно оперативно виконати такі дії: координатор організовує та підтверджує передачу документів та баз даних документів установ та організацій до організаційного облаштування компетентному управлінському органу або організації після організаційного облаштування; консультує Міністерство внутрішніх справ щодо розробки проекту управління та ведення справ блоку документів та баз даних документів, які були враховані установами та організаціями до організаційного облаштування.

Водночас, координувати дії з відповідними установами та організаціями для організації реалізації проектів та планів управління та ведення бізнес-операцій для блоків документів та баз даних, які були статистично зібрані до організаційного устрою; збирати файли з постійним терміном зберігання, які були повністю відредаговані раніше, в установах та організаціях, які є джерелом документів, що подаються до Провінційного історичного архіву.

Зареєструйтесь, щоб відкрити нові або повторно відкрити облікові записи для організацій, керівників та клерків

Також у цьому офіційному розсиланні Міністерство внутрішніх справ вимагає від керівників установ, організацій та голів районних та комунальних народних комітетів нести відповідальність за забезпечення безпеки документів та баз даних документів, що перебувають під їхнім керівництвом, відповідно до законодавчих норм під час процесу реструктуризації апарату, доки документи та бази даних документів не будуть передані до Провінційного історичного архіву та компетентних установ і організацій після реструктуризації апарату.

Водночас, доручити підрозділам та окремим особам збирати та упаковувати записи та документи про виконану роботу, а також записи та документи про незавершену роботу; доручити підрозділам та окремим особам узагальнювати та складати перелік незавершеної роботи агентства чи організації; забезпечити додавання записів та документів, їх окреме пакування, збір та передачу до архіву агентства.

Керувати архівами статистичного агентства, пакувати документи в архівах та надавати вказівки статистичним підрозділам та особам щодо пакування ненаданих файлів і документів в архівах; отримувати файли та документи від підрозділів та осіб і збирати їх у централізованих архівах і сховищах. Водночас організовувати необхідні склади, обладнання та людські ресурси для захисту та безпечного зберігання документів до їх передачі компетентному управлінському органу або організації після реорганізації апарату.

Голова районного народного комітету доручає відділу внутрішніх справ надати рекомендації щодо організації складів та необхідного обладнання для збору та централізованого зберігання документів спеціалізованих установ, що підпорядковуються районному народному комітету; організувати сили для захисту документів до їх передачі до компетентного управлінського органу чи організації після проведення організаційних заходів.

Відразу після завершення організаційного облаштування керівник нового агентства, організації або адміністративного підрозділу повинен оперативно скерувати реєстрацію відкриття або повторного відкриття рахунків для організації, керівника та секретаря в Системі для забезпечення видачі та отримання документів; зареєструватися для видачі печаток та сертифікатів цифрового підпису для спеціалізованої державної служби відповідно до нормативних актів...

Статистика, опломбування, збереження документів

Щодо архівів агентства, Міністерство внутрішніх справ вимагає від відділу архіву агентства або особи, призначеної для архівування в агентстві, організації чи підрозділі, надавати підрозділам та окремим особам інструкції щодо складання, пакування документів та їх попередньої передачі до централізованого сховища або на склад; готувати склад та необхідні умови для безпечного зберігання документів, отриманих від підрозділів та окремих осіб; складати, опечатувати та безпечно зберігати документи у сховищі або на складі агентства чи організації до їх передачі до провінційного історичного архіву або компетентного агентства чи організації після реструктуризації апарату.

Водночас, координувати з підрозділом, що керує та експлуатує статистичну систему, підтвердження кількості документів та баз даних документів установ та організацій у системі; отримувати та окремо зберігати файли та документи незавершеної роботи згідно зі списком; подавати або окремо компілювати та упаковувати файли з постійним терміном зберігання, які були попередньо повністю відредаговані.

Надішліть упаковані документи та список незавершених робіт у їхньому первісному стані.

Для державних службовців, працівників бюджетної сфери та працівників Міністерство внутрішніх справ вимагає ведення статистики та пакування файлів і документів щодо виконаної та незавершеної роботи. Для незавершеної роботи необхідно скласти список і чітко вказати назву роботи, ім'я особи, призначеної для її виконання, кількість доступних документів та термін виконання (якщо такий є).

Надішліть оригінальний пакет документів і файлів, а також перелік незавершених робіт над Системою до архіву агентства чи підрозділу, або особі, відповідальній за збір документів під час процесу реорганізації апарату.

Відразу після завершення організаційних заходів необхідно оперативно узгодити дії з Архівом Агентства та підрозділом, який керує та експлуатує Систему, щодо передачі записів та документів щодо незавершеної роботи підрозділу або особі, відповідальній за подальше ведення цієї роботи.

Закриття рахунків організацій та фізичних осіб для установ та організацій, які припинили діяльність

Для підрозділів, що керують та експлуатують Систему, Міністерство внутрішніх справ вимагає визначити та розмежувати обсяг документів та баз даних документів у Системі відповідно до кожного облікового запису установи, організації та особи. На основі переліку незавершеної роботи визначити обсяг даних та скласти перелік облікових записів організацій та осіб із незавершеною роботою; підготувати план передачі за вказівкою.

Водночас, збирати статистику та звітувати перед Народним комітетом провінції та Департаментом внутрішніх справ про систему ідентифікаційних кодів документів, файлових кодів та символів документів, що наразі використовуються в Системі, щоб вона слугувала основою для встановлення ідентифікаційних кодів документів, файлових кодів та символів документів установ та організацій після уніфікації, синхронізації та уникнення дублювання організаційної структури.

Відразу після завершення організаційного влаштування необхідно оперативно закрити рахунки організацій та фізичних осіб для установ та організацій, які припиняють діяльність одразу після прийняття рішення про організаційне влаштування; одночасно відкрити рахунки для нових установ, організацій та фізичних осіб, забезпечивши зв'язок з раніше пов'язаними документами та базами даних документів.

Зокрема, Міністерство внутрішніх справ пропонує розробити план використання документів та баз даних документів у Системі для задоволення нагальних потреб установ, організацій та окремих осіб під час процесу реструктуризації апарату.

Джерело: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html