Зміни та доповнення до деяких нормативних актів щодо автентифікації.

(Chinhphu.vn) - Кілька нових правил щодо автентифікації було видано Урядовою постановою № 280/2025/ND-CP від ​​27 жовтня 2025 року.

Постанова № 280/2025/ND-CP вносить зміни та доповнення до низки нормативних актів щодо автентифікації.

Уряд видав Постанову № 280/2025/ND-CP від ​​27 жовтня 2025 року, якою внесено зміни та доповнення до низки статей Постанови № 23/2015/ND-CP. Щодо видачі копій з оригінальних записів, засвідчення копій з оригінальних документів та їх автентифікації. Підписи та засвідчення автентичності договорів та транзакцій, з поправками. Доповнено Указом № 07/2025/ND-CP.

Згідно з новими правилами, викладеними в Указі № 280/2025/ND-CP, засвідчення копії з оригіналу означає, що установа, організація або особа, що має повноваження, передбачені цим Указом, на основі оригіналу документа, засвідчує, що копія відповідає оригіналу.

Автентифікація підпису – це процес, за допомогою якого установа, організація або уповноважена особа, як це передбачено цим Декретом, засвідчує, що підпис на документі чи папері є підписом особи, яка запитує автентифікацію.

Посвідчення правочину – це дія уповноваженої особи, як це передбачено цим Декретом, що засвідчує час і місце укладення цивільного правочину, правоздатність, добровільне волевиявлення, підпис або відбитки пальців сторін, що беруть участь у цивільному правочину.

Розширення кола суб'єктів, уповноважених здійснювати автентифікацію.

Зокрема, Декретом № 280/2025/ND-CP було внесено зміни та доповнення до пункту 9 статті 2 Декрету 23/2015/ND-CP, розширивши коло суб’єктів, уповноважених здійснювати автентифікацію.

Зокрема, особами, уповноваженими проводити легалізацію, є Голова Народного комітету комуни, району або спеціального адміністративного регіону (Народний комітет на рівні комуни); особи, уповноважені або призначені для виконання обов'язків з легалізації відповідно до вимог; нотаріуси нотаріальних контор або нотаріальних фірм (нотаріальні організації); дипломатичні та консульські посадові особи дипломатичних місій, консульських установ та інших установ, уповноважених виконувати консульські функції В'єтнаму за кордоном (представництва).

Таким чином, порівняно зі старим законодавством, Постанова № 280/2025/ND-CP розширює коло осіб, уповноважених проводити автентифікацію, включаючи осіб, які уповноважені або призначені для виконання завдань автентифікації, як це передбачено.

Внести зміни до положень щодо повноважень та відповідальності за автентифікацію.

Постанова № 280/2025/ND-CP також вносить зміни та доповнення до положень щодо повноважень та відповідальності за автентифікацію, чітко визначаючи обов'язки кожної категорії осіб, які здійснюють автентифікацію. Зокрема:

1. Голова Народного комітету на рівні комуни має повноваження та несе відповідальність:

a) Засвідчення копій з оригінальних документів та документів, виданих або засвідчених компетентними органами та організаціями В'єтнаму; компетентними органами та організаціями іноземних держав; або компетентними органами та організаціями В'єтнаму у співпраці з компетентними органами та організаціями іноземних держав;

b) Засвідчення автентичності підписів на документах та паперах;

c) Засвідчення автентичності підпису перекладача на документах і текстах, перекладених з іноземної мови на в'єтнамську мову та з в'єтнамської на іноземну мову;

d) Засвідчення автентичності операцій з рухомим майном;

d) Засвідчення транзакцій, пов'язаних з правами користування землею, як це передбачено земельним законодавством;

e) Засвідчення транзакцій з житлом відповідно до законодавства про житло;

g) Засвідчення заповіту;

h) Засвідчення документа про відмову від спадщини;

i) Засвідчення документів про поділ успадкованого майна, як це передбачено пунктами d, e та f вище.

2. Голова Народного комітету на рівні комуни керує та організовує здійснення заходів з автентифікації в цьому районі.

Делегування та розподіл завдань, пов'язаних з автентифікацією, як зазначено у пункті 1, а також підписання та використання печаток під час автентифікації здійснюються відповідно до законів про організацію місцевого самоврядування, законів про організацію спеціалізованих установ при Народному комітеті на рівні комуни та інших відповідних законів.

3. Представницький орган має повноваження та несе відповідальність засвідчувати питання, передбачені пунктами a, b та c пункту 1. Дипломатичні та консульські посадові особи підписують засвідчення та скріплюють його печаткою.

4. Нотаріуси мають повноваження та обов'язок засвідчувати факти, передбачені пунктами a, b та c пункту 1, підписувати засвідчення та скріплювати їх печаткою нотаріальної організації.

5. Автентифікація не залежить від місця проживання особи, яка запитує автентифікацію, у таких випадках:

а) Засвідчення автентичності копій з оригіналів документів, засвідчення автентичності підписів;

b) Засвідчення автентичності операцій з рухомим майном;

c) Засвідчення заповітів, засвідчення документів про відмову від спадщини;

d) Засвідчення довіреностей, пов’язаних із здійсненням прав користувача землі та житла;

d) Засвідчення зміни, доповнення або скасування транзакцій, як це передбачено пунктами b, c та d цього розділу.

6. Посвідчення правочинів, пов'язаних з правом користування землею, здійснюється в Народному комітеті комуни, де знаходиться земельна ділянка, а посвідчення правочинів щодо житла - в Народному комітеті комуни, де знаходиться будинок, крім випадків, зазначених у пункті 5.

Заявникам на автентифікацію не дозволяється запитувати оригінали або фотокопії документів, які вже інтегровані у VNeID.

Водночас, Декрет № 280/2025/ND-CP також доповнює положення щодо обов'язків та прав осіб, які здійснюють автентифікацію.

Постанова № 280/2025/ND-CP також передбачає, що особа, яка здійснює автентифікацію, не повинна вимагати від особи, яка запитує автентифікацію, подання або пред'явлення оригіналів чи копій документів, які вже інтегровані у VNeID, якщо особа, яка запитує автентифікацію, вже надала відповідну інформацію з VNeID.

У випадках, коли особа, яка запитує автентифікацію, та особа, яка здійснює автентифікацію, мають доступ до інформації та документів з Національної бази даних населення або інших баз даних, як це передбачено законом, особа, яка здійснює автентифікацію, несе відповідальність за доступ до інформації та документів з цих баз даних і не вимагає від особи, яка запитує автентифікацію, пред'явлення оригіналу, копії з оригінального реєстру або засвідченої копії інформації та документів, до яких було здійснено доступ.

Внести зміни до положень щодо обов'язків народних комітетів усіх рівнів у державному управлінні автентифікацією.

Крім того, Указ № 280/2025/ND-CP також вносить зміни та доповнення до статті 43 Указу № 23/2015/ND-CP, яка визначає обов'язки народних комітетів усіх рівнів у державному управлінні автентифікацією, з метою виконання вимог щодо функціонування організаційної структури та діяльності дворівневої моделі місцевого самоврядування.

Згідно з Указом № 280/2025/ND-CP, обов'язки народних комітетів усіх рівнів у державному управлінні автентифікацією визначені таким чином:

1. Народний комітет на рівні провінцій здійснює державне управління автентифікацією на місцевому рівні, маючи такі обов'язки та повноваження:

a) Організувати та впровадити правові норми щодо автентифікації на місцевому рівні;

b) Надання консультацій та професійної підготовки з питань нотаріального засвідчення для посадових осіб та державних службовців, які працюють у сфері нотаріального засвідчення в народних комітетах комунального рівня, та нотаріусів нотаріальних організацій;

c) Організувати поширення та популяризацію правових норм щодо засвідчення; вжити заходів для виправлення ситуації зловживання вимогою засвідчених копій документів під час здійснення адміністративних процедур у цій сфері;

г) Застосування інформаційних технологій у здійсненні автентифікації та державному управлінні автентифікацією на місцевому рівні, дотримання вимог щодо надання та обміну інформацією;

d) Здійснювати інспекцію та нагляд за діяльністю з посвідчення документів, що здійснюється народними комітетами комунального рівня та нотаріальними конторами в цьому районі;

e) Скласти та опублікувати список підписантів народних комітетів на рівні комуни в населеному пункті на електронному порталі або вебсайті Міністерства юстиції та оновлювати цей список у разі змін;

g) Розгляд скарг, доносів, петицій та відгуків від осіб та організацій, а також розгляд адміністративних порушень, пов'язаних із сертифікацією в межах своєї юрисдикції;

h) Розглянути можливість передачі всієї або частини роботи із засвідчення копій з оригінальних документів та засвідчення підписів до нотаріальних контор у комунах, де принаймні одна нотаріальна контора працює стабільно та ефективно на момент прийняття рішення про передачу, і де нотаріальна контора має розумне та зручне розташування для осіб та організацій, які потребують послуг із засвідчення в цій місцевості;

i) Збирати інформацію та статистику щодо автентифікації на місцевому рівні та звітувати до Міністерства юстиції за потреби. Департамент юстиції допомагає Провінційному народному комітету у виконанні завдань, передбачених пунктами a, b, c, d, e, g, h та i, а також перевіряє діяльність з автентифікації комунальних народних комітетів та нотаріальних контор у провінції.

2. Народний комітет на рівні комуни здійснює державне управління автентифікацією в межах географічної території комуни та має такі обов'язки та повноваження:

a) Управління виконанням завдань автентифікації, як це передбачено цим Указом;

b) Поширювати інформацію, підвищувати обізнаність та заохочувати громадськість дотримуватися правових норм щодо автентифікації;

c) Видача засвідчених копій оригінального документа, що підтверджує транзакцію;

d) Розгляд скарг, доносів, петицій та відгуків від фізичних осіб та організацій, а також розгляд адміністративних порушень, пов'язаних з автентифікацією, у межах своєї юрисдикції;

d) Збирати інформацію та статистику щодо процесу сертифікації та звітувати до Міністерства юстиції за потреби.

Апарат Народної Ради та Народного комітету, у координації з Центром державних адміністративних послуг, допомагає Народному комітету на рівні комуни у виконанні завдань, передбачених пунктами a, b та c. Голова Народного комітету на рівні комуни або особа, уповноважена чи призначена для виконання завдання з автентифікації, як це передбачено, повинна повідомити Міністерство юстиції про зразок підпису, який використовується під час підписання документів для автентифікації.

Постанова № 280/2025/ND-CP також доповнює перехідні положення статті 47 Постанови № 23/2015/ND-CP наступним чином:

Для транзакцій, засвідчених у Міністерстві юстиції або Народному комітеті на рівні гміни до 1 липня 2025 року, внесення змін, доповнень, скасування транзакцій, виправлення помилок у засвідчених транзакціях та видача засвідчених копій з оригіналів засвідчених транзакцій здійснюється Народним комітетом на рівні гміни, який зберігає записи про засвідчення транзакцій.

Реєстри засвідчення копій з оригіналів, реєстри засвідчення підписів/відбитків пальців, реєстри засвідчення підписів перекладачів та реєстри засвідчення правочинів, що були створені до дати набрання чинності цим Указом (1 листопада 2025 року), продовжують використовуватися до 31 грудня 2025 року.

Фуонг Ні

Джерело: https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm