ما هي الوثائق والسجلات التي يتم أرشفتها بشكل دائم في مجال التعليم؟

أعلنت وزارة التعليم والتدريب للتو عن مسودة تعميم ينص على فترة الاحتفاظ بالسجلات والوثائق في مجال التعليم والتدريب، ليحل محل التعميم الذي ينص على فترة الاحتفاظ بالوثائق المهنية والتقنية لقطاع التعليم الصادر في عام 2016.

وبناءً على ذلك، تنص مسودة التعميم على فترة الاحتفاظ بالسجلات والوثائق في مجال التعليم والتدريب المطبقة على الوحدات التابعة لوزارة التعليم والتدريب والمنتسبة إليها مباشرة؛ وإدارات التعليم والتدريب في المحافظات؛ وإدارات التعليم والتدريب في المقاطعات؛ ومدارس ما قبل المدرسة، والمدارس الابتدائية، والمدارس الثانوية، والتعليم المستمر، والجامعات، وكليات تدريب المعلمين، والمدارس الخاصة، وغيرها من المؤسسات التعليمية التي تقوم بأنشطة تعليمية تحت مسؤولية الإدارة الحكومية لوزارة التعليم والتدريب، والوكالات والمنظمات والأفراد ذوي الصلة.

يتم تخزين 200 نوع من السجلات والوثائق بشكل دائم.

وبناءً على ذلك، ينص هذا النظام على حفظ أكثر من 200 نوع من السجلات والوثائق بشكل دائم. على سبيل المثال، السجلات التي تُقرّ إنشاء جامعة أو تُمنح الإذن بإنشائها، والسجلات التي تُقرّ جامعة خاصة تعمل على أساس غير ربحي، والسجلات التي تُجيز تقديم برامج معادلة الشهادات على مستوى الجامعة.

تُعد الوثائق المتعلقة بالقبول الجامعي من بين الوثائق التي يتم أرشفتها بشكل دائم في مجال التعليم.

تشمل الوثائق المتعلقة بقبول طلاب الدكتوراه والماجستير وطلاب البكالوريوس/التدريب على التدريس في الكليات سجلات تحديد حصص القبول السنوية، وسجلات وضع خطط لضمان جودة الطلاب الجدد، ودرجات القبول، وقرارات القبول، وقوائم الطلاب المقبولين.

الوثائق المتعلقة بالاعتراف بالتخرج الجامعي، مثل قرارات الاعتراف بالتخرج ومنح الدرجات العلمية، وقوائم الخريجين، وملفات الاعتراف بالتخرج؛ والملفات والوثائق المتعلقة بالتدريب على مستوى الدكتوراه، مثل ملفات الحصول على إذن التدريب، وتعليق التسجيل، وإلغاء القرارات التي تسمح بالتدريب على مستوى الدكتوراه في مجالات وتخصصات محددة؛ وملفات الحصول على إذن التعاون في التدريب على مستوى الدكتوراه مع المؤسسات التعليمية المحلية؛ والسجلات الأكاديمية التي تلخص النتائج الأكاديمية حسب الفصل الدراسي والسنة الدراسية والمساق؛ وملفات الاعتراف بالتخرج على مستوى الدكتوراه ومنح الدرجات العلمية؛ وملفات تقييم أطروحات الدكتوراه على المستوى المؤسسي؛ وملفات طلب مناقشة أطروحة الدكتوراه على مستوى الجامعة أو المعهد...

السجلات والوثائق التي تم حفظها لمدة 20 عامًا أو أكثر.

فيما يتعلق بفترة الاحتفاظ بالبيانات لمدة 70 عامًا، فإن السجل الوحيد المُدرج هو قاعدة بيانات موظفي الخدمة المدنية والمعلمين وموظفي إدارة التعليم. وهذا محتوى جديد، لم يكن مُدرجًا سابقًا في التعميم الصادر عام 2016.

هناك ثلاثة أنواع من الوثائق التي يتم أرشفتها لمدة 30 عامًا: سجلات تقييمات رسائل الماجستير، وسجلات مراجعة وتقييم الرسائل، وسجلات التعامل مع نتائج مراجعة رسائل الماجستير في حالات الشكاوى وعندما تعتبر لجنة التقييم رسالة الماجستير مرضية أو أفضل.

هناك أكثر من 80 نوعًا من الوثائق التي يجب حفظها لمدة 20 عامًا، مثل سجلات إنشاء مجلس الجامعة وتعيين رئيس مجلس الجامعة للجامعات الحكومية؛ ووثائق الاعتراف بالتخرج الجامعي؛ ومشاريع التخرج الجامعية والرسائل التي قيّمها المجلس بأنها تفي بالمتطلبات أو تتجاوزها؛ وسجلات البرامج ومشاريع البحث العلمي للمحاضرين والباحثين على المستوى الوزاري؛ وسجلات اختيار وتوزيع الطلاب في البرنامج التحضيري الجامعي للدراسة في الجامعات والكليات والمدارس المهنية؛ وجداول ملخص النتائج الأكاديمية والتدريبية لطلاب المدارس الابتدائية، وما إلى ذلك.

يتم الاحتفاظ بهذه السجلات والوثائق لمدة تتراوح بين سنتين وعشر سنوات.

تشمل الوثائق المحفوظة لمدة 10 سنوات ما يلي: كشوف درجات كل مقرر دراسي، بما في ذلك درجات الاختبارات والامتحانات ودرجات المقررات الجامعية؛ سجلات الموافقة على نتائج امتحانات نهاية المقررات الجامعية؛ سجلات مراجعة نتائج امتحانات نهاية المقررات وكشوف درجات كل مقرر دراسي، بما في ذلك درجات الاختبارات والامتحانات ودرجات مقررات الماجستير...

خلال فترة خمس سنوات، يمكن تقديم المستندات التالية: مشاريع ورسائل البكالوريوس التي لم تستوفِ المعايير المطلوبة؛ ملفات طلبات درجة الماجستير وأوراق الامتحانات؛ كشوف درجات كل مقرر دراسي، بما في ذلك درجات الاختبارات ودرجات الامتحانات ودرجات المقررات الدراسية لدرجة الماجستير؛ ملفات مراجعة نتائج الامتحانات النهائية وأوراق الامتحانات النهائية لدرجة الدكتوراه...

في الوقت نفسه، يتم الاحتفاظ بتقارير التدريب الداخلي لخريجي برامج تدريب المعلمين على مستوى الجامعة والكلية لمدة 3 سنوات؛ ويتم الاحتفاظ بأوراق الامتحانات والوثائق الأخرى المتعلقة بالامتحانات وتقييمات التخرج لخريجي برامج تدريب المعلمين على مستوى الجامعة والكلية لمدة سنتين.

يمكن الاطلاع على النص الكامل لمسودة التعميم الذي يحدد فترة الاحتفاظ بالسجلات والوثائق في مجال التعليم والتدريب هنا.

التغييرات الرئيسية بين اللوائح القديمة والجديدة.

بينما نص التعميم القديم على 274 نوعًا من الوثائق، فإن مسودة التعميم الجديدة تسرد 387 نوعًا. وهناك عدة تغييرات، مثل اللائحة القديمة التي تنص على أن المراسلات المتعلقة بالتعليم والتدريب يجب أرشفتها لمدة 10 سنوات فقط، بينما تخفض المسودة الجديدة هذه المدة إلى 5 سنوات؛ واللائحة القديمة المتعلقة بتجميع واختيار وتقييم واعتماد واستخدام المواد التعليمية والكتب الدراسية لجميع مستويات التعليم العالي يجب أن تكون دائمة، بدلاً من 20 عامًا.

بالإضافة إلى ذلك، فإن قائمة منظمات تقييم واعتماد جودة التعليم الدولية المعترف بها في فيتنام، والتي كان يُشترط سابقًا حفظها لمدة 20 عامًا، أصبحت تُحفظ الآن لمدة 10 سنوات فقط وفقًا للمسودة الجديدة. وبالمثل، فإن سجلات إنشاء منظمات الاعتماد، ومنح تراخيص الإنشاء، وحلها، وتغيير اسمها، وإصدار تراخيص التشغيل، وإعادة إصدارها، وتعليق أنشطة اعتماد جودة التعليم، والتي كانت تُحفظ سابقًا بشكل دائم، أصبحت تُحفظ الآن لمدة 10 سنوات فقط وفقًا للمسودة الجديدة.

المصدر: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm