ما هي الوثائق والسجلات التي يتم تخزينها بشكل دائم في قطاع التعليم؟

أعلنت وزارة التربية والتعليم والتدريب للتو عن مشروع منشور ينظم مدة تخزين السجلات والوثائق في مجال التربية والتعليم، ليحل محل التعميم المنظم لمدة تخزين الوثائق المهنية لقطاع التعليم الصادر سنة 2016.

وبناء على ذلك، ينص مشروع التعميم على مدة تخزين السجلات والوثائق في مجال التعليم والتدريب المطبقة على الوحدات التابعة لوزارة التعليم والتدريب وتحت إمرتها مباشرة؛ إدارات التعليم والتدريب؛ إدارات التعليم والتدريب؛ مرحلة ما قبل المدرسة، والتعليم العام، والتعليم المستمر، والجامعات، وكليات التعليم، والمدارس المتخصصة، والمؤسسات التعليمية الأخرى التي تمارس أنشطة تعليمية تحت مسؤولية الإدارة الحكومية لوزارة التعليم والتدريب والوكالات والمنظمات والأفراد ذات الصلة.

يتم تخزين 200 نوع من السجلات والمستندات بشكل دائم

وبناءً على ذلك، تتضمن هذه اللائحة أكثر من 200 نوع من السجلات والوثائق المُخزّنة بشكل دائم. على سبيل المثال، سجلات الموافقة على سياسة إنشاء الجامعات أو السماح بإنشائها، وسجلات الاعتراف بالجامعات الخاصة غير الربحية، وسجلات السماح بالتدريب على مستوى الجامعة.

تُعد وثائق القبول الجامعي من الوثائق المؤرشفة بشكل دائم في قطاع التعليم.

المستندات المتعلقة بالقبول في درجات الدكتوراه والماجستير والجامعات وكليات التربية مثل سجلات تحديد أهداف القبول السنوية، وسجلات تطوير الخطط لضمان جودة مدخلات القبول، ونتائج المعايير، وقرارات القبول، وقوائم القبول.

- وثائق الاعتراف بالتخرج الجامعي مثل قرارات الاعتراف بالتخرج ومنح الدرجات العلمية، وقوائم التخرج، وسجلات الاعتراف بالتخرج؛ - سجلات ووثائق التدريب للدكتوراه مثل سجلات إذن التدريب، وتعليق التسجيل، وإلغاء قرار السماح بالتدريب في التخصصات والتخصصات الرئيسية للدكتوراه؛ - سجلات إذن التعاون في التدريب للدكتوراه مع المؤسسات التعليمية المحلية؛ - السجلات التي تلخص نتائج التعلم حسب الفصل الدراسي، والسنة الدراسية، والمقرر؛ - سجلات الاعتراف بالتخرج ومنح درجة الدكتوراه؛ - سجلات تقييم أطروحة الدكتوراه على المستوى الأساسي؛ - سجلات طلب الدفاع عن أطروحة الدكتوراه على مستوى المدرسة أو المعهد، إلخ.

السجلات والوثائق المحفوظة لمدة 20 عامًا أو أكثر

فيما يتعلق بفترة التخزين البالغة 70 عامًا، يوجد ملف واحد فقط لبناء قاعدة بيانات للموظفين الحكوميين والمعلمين والإداريين التربويين. هذا محتوى جديد، لم يُدرج سابقًا في تعميم عام 2016.

هناك 3 أنواع من الوثائق التي يتم أرشفتها لمدة 30 عامًا، بما في ذلك سجلات تقييم أطروحة الماجستير، وسجلات تقييم أطروحة الماجستير، ومعالجة نتائج تقييم أطروحة الماجستير في حالة وجود شكوى، ويتم تقييم أطروحة الماجستير من قبل مجلس التقييم على أنها تلبي المتطلبات أو أعلى.

هناك أكثر من 80 سجلاً ورقياً مطلوب تخزينها لمدة 20 عاماً، مثل سجلات إنشاء مجلس المدرسة وتعيين رئيس مجلس الجامعات الحكومية؛ وثائق الاعتراف بالتخرج الجامعي؛ مشاريع وأطروحات التخرج الجامعية التي يقيمها المجلس على أنها مرضية أو أعلى؛ سجلات برامج ومواضيع البحث العلمي للمحاضرين والباحثين على مستوى الوزارة والصناعة؛ سجلات اختيار وتوزيع طلاب ما قبل الجامعة للدراسة في الجامعات والكليات والمدارس المتوسطة؛ جداول موجزة لنتائج التعلم والتدريب لطلاب المدارس الابتدائية، إلخ.

السجلات والوثائق المحفوظة لمدة تتراوح بين 2 و10 سنوات

تم أرشفة المستندات التالية لمدة 10 سنوات: سجلات الدرجات لكل مادة بما في ذلك درجات الاختبار ودرجات الامتحان ودرجات الدورات الجامعية؛ وسجلات الموافقة على نتائج امتحانات نهاية الدورة الجامعية؛ وسجلات الموافقة على نتائج امتحانات نهاية الدورة، وسجلات الدرجات لكل مادة بما في ذلك درجات الاختبار ودرجات الامتحان ودرجات الدورات على مستوى الماجستير، وما إلى ذلك.

خلال 5 سنوات، هناك وثائق: مشاريع التخرج وأطروحات لا تلبي متطلبات مستوى الجامعة؛ وثائق التقديم وامتحانات الماجستير؛ سجلات كل مادة بما في ذلك درجات الاختبارات، ودرجات الامتحانات، ودرجات مواد مستوى الماجستير؛ وثائق مراجعة نتائج الامتحانات النهائية، والامتحانات النهائية على مستوى الدكتوراه...

في هذه الأثناء، يتم أرشفة تقارير التدريب بعد التخرج من الجامعة والكليات لمدة 3 سنوات؛ ويتم أرشفة أوراق الامتحانات والوثائق الأخرى المتعلقة بامتحانات وامتحانات التخرج من الجامعة والكليات لمدة عامين.

النص الكامل لمشروع التعميم المنظم لفترة حفظ السجلات والوثائق في مجال التعليم والتدريب، يمكن للقراء الاطلاع عليه هنا

الفرق بين اللوائح القديمة والجديدة

بينما كان التعميم القديم يتضمن 274 نوعًا من الوثائق، فإن مسودة التعميم الجديدة تضم ما يصل إلى 387 وثيقة. هناك بعض التغييرات، مثل أن اللائحة القديمة المتعلقة بوثائق تبادل التعليم والتدريب كانت سارية المفعول لمدة 10 سنوات فقط، بينما المسودة الجديدة مدتها 5 سنوات فقط؛ وكانت اللائحة القديمة المتعلقة بتجميع واختيار وتقييم واعتماد واستخدام المواد التعليمية والكتب المدرسية لجميع مستويات التعليم الجامعي مدتها 20 عامًا، بينما اللائحة الجديدة دائمة.

بالإضافة إلى ذلك، تُحفظ قائمة منظمات تقييم واعتماد جودة التعليم الدولية المعترف بها في فيتنام، وفقًا للوائح القديمة، لمدة 20 عامًا، بينما تُحفظ المسودة الجديدة لمدة 10 سنوات. وتُحفظ سجلات التأسيس أو الإذن بالتأسيس، أو الحل، أو تغيير الاسم، أو منح أو إعادة منح تراخيص التشغيل، أو تعليق أنشطة تقييم جودة التعليم لمنظمات تقييم جودة التعليم في التعميم القديم بشكل دائم، بينما تُحفظ المسودة الجديدة لمدة 10 سنوات.

المصدر: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm