Pozor na nemoc úspěchu

KPI (Key Performance Indicator) je široce používaný manažerský nástroj k měření úrovně plnění cílů jednotlivců, skupin nebo organizací. KPI pomáhá kvantifikovat pracovní výsledky, a tím objektivně hodnotit výkon a přínos každého zaměstnance ke společnému cíli. Při používání KPI je však třeba být opatrný s tzv. „achievement disease“ (nemocí z dosažení cílů) a „number effect“ (efektem čísla).

Hodnocení státních zaměstnanců na základě klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) začne od 1. ledna 2026.

Pozitivní účinky

Prvním efektem klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) je specifické a transparentní měření pracovního výkonu bez sentimentality. V obchodní společnosti by KPI mohl být dosažení 120 % plánu v tržbách; v administrativní agentuře by to mohla být míra včasného vyřešení složek dosahující 98 %.

Díky klíčovým ukazatelům výkonnosti (KPI) každý jednotlivec jasně chápe, jak jeho práce přispívá k celkovému úspěchu skupiny nebo jednotky. Oddělení péče o zákazníky má klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) zaměřené na spokojenost zákazníků – to nejen zlepšuje individuální efektivitu, ale také přispívá k udržení zákazníků pro firmu.

Pokud jsou kritéria hodnocení jasně známa, zaměstnanci mají konkrétní cíle, o které se snaží, proaktivně procvičují své dovednosti a zvyšují produktivitu. Pokud má administrativní pracovník klíčový ukazatel výkonnosti (KPI) „snížení doby zpracování dokumentů o 20 %“, bude proaktivně hledat způsoby, jak optimalizovat pracovní proces nebo aplikovat informační technologie k rychlejšímu zpracování dokumentů a obsloužení většího počtu lidí.

Kromě toho jsou výsledky klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) základem pro vedoucí pracovníky, aby zvažovali odměňování, upravovali personální plánování a plánovali strategie.

V dnešní době je používání klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) při hodnocení kádrů a státních zaměstnanců nevyhnutelným trendem. Některé lokality, jako například Quang Ninh a Binh Duong, pilotně zavedly hodnocení státních zaměstnanců na základě míry včasného zpracování dokumentů a úrovně spokojenosti lidí – což zpočátku vedlo k pozitivní změně v duchu služby.

Předložení návrhu zákona o kádrech a státních úřednících (ve znění pozdějších předpisů) vládou Národnímu shromáždění ve směru používání klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) k hodnocení státních úředníků představuje kvantitativní změnu. Ministerstvo vnitra rovněž zkoumá využití softwaru k hodnocení efektivity práce státních úředníků.

Při správném použití klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) pomohou měřit efektivitu práce a stanou se hnací silou inovací a rozvoje.

Poznámky

Přestože klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) mají mnoho výhod, jejich nesprávné použití může vést k negativním důsledkům. Manažeři by neměli považovat KPI za jediné měřítko. KPI totiž odrážejí pouze konečné výsledky, nikoli proces nebo úsilí.

Na druhou stranu, příliš vysoké klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) mohou snadno vytvářet tlak, což vede k tomu, že zaměstnanci ztrácejí motivaci nebo se s nimi nestíhají vyrovnávat. Pokud administrativní jednotka vyžaduje, aby bylo 100 % záznamů zpracováno během dne, povede to k tomu, že zaměstnanci jednoduše „změní stav na dokončeno“, aby splnili cíl, aniž by si záznamy skutečně pečlivě zkontrolovali. Proto musíme být ostražití před „nemocí z dosažení cílů“ a „efektem čísla“. Když jsou zaměstnanci nuceni hnát se za cíli, mohou obětovat kvalitu, postrádat inovace nebo profesní etiku. Ve skutečnosti se to stalo obchodním pracovníkům, kteří používají „falešné“ příjmy nebo tlačí na zákazníky, aby splnili KPI; státním úředníkům a administrativním úředníkům, kteří upřednostňují zpracování snadných záznamů a vyhýbají se obtížným úkolům, aby dosáhli vysokého skóre.

Pracovní prostředí se neustále mění, proto je nutné systém klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) pravidelně kontrolovat. Zejména v současném období digitální transformace je nutné namísto pouhého měření „počtu zpracovaných záznamů“ přidat ukazatele „míry zpracovaných záznamů online“ nebo „úrovně spokojenosti lidí“. Hodnocení zaměstnanců nebo státních úředníků musí být založeno jak na ukazatelích výkonnosti, tak na kvalitách a pracovních postojích. To je způsob, jak v dnešní době v mnoha agenturách a jednotkách předcházet apatii a nedostatku odhodlání ve službě lidem.

KPI by proto neměly být považovány za nástroj kontroly, ale za nástroj rozvoje. Musí být veřejné a transparentní; lidský faktor musí být zdůrazněn více než čísla. Protože konečným výsledkem KPI není jen „výkon“, ale také zralost, smysl pro odpovědnost a přístup zaměstnanců ke službám.

Skutečná hodnota klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) se projeví pouze tehdy, když jsou vybudovány vědecky , prakticky a humánně. Pro manažery nejsou KPI „kouzelnou hůlkou“ pro kontrolu zaměstnanců, ale zrcadlem odrážejícím kvalitu vedení, manažerské kapacity a organizační kulturu. Při správném použití KPI pomohou měřit efektivitu práce a stanou se hnací silou inovací, rozvoje a lepších služeb pro organizaci i společnost.

Duy Anh

Zdroj: https://baotuyenquang.com.vn/xa-hoi/202511/canh-giac-benh-thanh-tich-e2b24a5/