Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, quan trọng trong xây dựng chính quyền số, góp phần từng bước hình thành kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên cổng dịch vụ công. Qua đó, giúp nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ công của các cơ quan hành chính nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi nhất để các tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC một cách nhanh chóng, thuận tiện.
Cùng với đẩy mạnh thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình, thời gian qua, Sở Giao thông vận tải (GTVT) đã tích cực thực hiệc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC nhằm đẩy nhanh tiến độ giải quyết TTHC cho người dân, nâng cao hiệu quản lý nhà nước và góp phần xây dựng, cập nhật kho dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng dịch vụ công của tỉnh.
Trung bình mỗi ngày, bộ phận “một cửa” của Sở GTVT tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh tiếp nhận khoảng 140 hồ sơ TTHC, 100% hồ sơ đều được cán bộ, công chức thực hiện số hóa theo đúng quy định.
Đồng chí Hà Thị Minh Nguyệt, cán bộ của Sở GTVT được phân công hướng dẫn, tiếp nhận TTHC tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh cho biết: “Khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân, chúng tôi kiểm tra, sao chụp từng loại giấy tờ, chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử. Các giấy tờ sau đó được tiến hành bóc tách dữ liệu, cấp mã kết quả số hóa và thực hiện lưu kết quả số hóa vào kho quản lý dữ liệu điện tử.
Với việc số hóa hồ sơ TTHC, ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ và tiến hành số hóa, cán bộ có thể gửi về các phòng chuyên môn để tiến hành các bước giải quyết thủ tục tiếp theo mà không cần chờ tới cuối ngày mới đem giấy tờ về như trước. Nhờ đó, thời gian giải quyết TTHC cho tổ chức, công dân nhanh hơn. Bên cạnh đó, hồ sơ được số hóa cũng giúp nâng cao hiệu quả quản lý, hạn chế tình trạng thất lạc, hỏng hóc.
Để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ, kết quả TTHC, Sở GTVT đã trang bị đầy đủ trang thiết bị, máy móc; cán bộ hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ đều được tham gia tập huấn nghiệp vụ số hóa hồ sơ. Hiểu rõ được tầm quan trọng, lợi ích của số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC nên mỗi cán bộ được phân công luôn cố gắng để thực hiện tốt nhiệm vụ”.
Xác định được những lợi ích của việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, tháng 5/2021, UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch số 131 về “Số hóa kết quả TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh”.
Thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh, các cấp, ngành, địa phương đã khẩn trương trang bị trang thiết bị, tổ chức tập huấn cho cán bộ “một cửa” về nghiệp vụ số hóa hồ sơ kết quả TTHC. Trong 6 tháng đầu năm, toàn tỉnh đã tiếp nhận hơn 204 nghìn hồ sơ TTHC, tỷ lệ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC đạt 79,63%; tỷ lệ hồ sơ cấp kết quả điện tử đạt 70,95%.
Theo đánh giá tại Cổng dịch vụ công quốc gia, chỉ tiêu số hóa thành phần hồ sơ của Vĩnh Phúc đạt 11,1 điểm, cao hơn trung bình cả nước 1,8 điểm. Dù đã đạt được những kết quả bước đầu, nhưng tỷ lệ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC trên địa bàn tỉnh chưa đảm bảo mục tiêu đề ra tại Kế hoạch số 131 của UBND tỉnh; việc tái sử dụng kết quả giải quyết TTHC đã được số hóa còn thấp.
Nguyên nhân là do một số đơn vị, địa phương chưa quyết liệt trong công tác chỉ đạo số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC; công cụ hỗ trợ việc số hóa chưa được đảm bảo, nhiều đơn vị chưa đầy đủ chữ ký số, một số đơn vị cấp huyện, xã chưa đảm bảo việc ký số kết quả giải quyết (chỉ scan bản giấy). Bên cạnh đó, tổ chức, công dân còn chưa có thói quen sử dụng bản sao điện tử trong nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến…
Để tiếp tục đẩy nhanh tiến độ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, mới đây, UBND tỉnh đã ban hành kế hoạch triển khai Đề án “Thực hiện cơ chế giao doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích đảm nhận hướng dẫn, tiếp nhận, số hóa hồ sơ, trả kết quả TTHC trên địa bàn tỉnh giai đoạn 1”.
Bên cạnh đó, tỉnh chỉ đạo các cơ quan, đơn vị tiếp nhận và giải quyết TTHC, UBND các huyện, thành phố nghiêm túc chấp hành việc khai thác, sử dụng kết quả giải quyết TTHC trên hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh, đảm bảo người dân và doanh nghiệp không cần cung cấp lại các kết quả đã được số hóa trên hệ thống.
Đồng thời, nâng cấp trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ mục tiêu chuyển đổi số và giải quyết TTHC, trong đó tập trung vào số hóa thành phần hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC; tăng cường tổ chức đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao năng lực, kỹ năng và nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về công tác tiếp nhận, giải quyết TTHCH và tái sử dụng kết quả giải quyết TTHC trên Cổng dịch vụ công tỉnh.
Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn công dân thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công của tỉnh có thể tái sử dụng các kết quả của TTHC trước đây đã được số hóa.
Lê Mơ
