Bac Ninh: Synchronisierung der digitalen Infrastruktur, komfortables Management

Für den Betrieb des zweistufigen Regierungsapparates gilt die digitale Transformation als Rückgrat, um alle Prozesse und Abläufe zu optimieren und so Verwaltung und Service für Bürger und Unternehmen zu erleichtern. In der Anfangsphase bestehen jedoch noch Hürden und Engpässe, die bei plötzlichem Anstieg des Systemverkehrs behoben werden müssen. Das Ministerium für Wissenschaft und Technologie der Provinz Bac Ninh konzentriert sich daher auf die Modernisierung der digitalen Infrastruktur, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Standardisierung gemeinsam genutzter Informationssysteme

Laut Herrn Nguyen Gia Phong, stellvertretendem Direktor des Wissenschafts- und Technologieministeriums, hat das Ministerium seit der Zusammenlegung der Verwaltungseinheiten der beiden Provinzen Bac Ninh (ehemals) und Bac Giang den Ständigen Ausschuss des Parteikomitees der Provinz Bac Giang proaktiv beraten und die Einrichtung eines Teams zur Digitalisierung von Dokumenten sowie die Vernetzung gemeinsamer Daten empfohlen. Zudem wurde die Einführung von 17 gemeinsamen und 95 spezialisierten IT-Systemen im Zuge der Provinzfusion vereinbart. Gleichzeitig wurde das Informationssystem zur Abwicklung von Verwaltungsverfahren in den 99 Gemeinden und Stadtteilen, die nicht mehr zu den Verwaltungsgebieten gehören, modernisiert und eine Software sowie ein gemeinsames Online-Konferenzsystem eingeführt.

Das Dienstleistungszentrum der Provinzverwaltung Bac Ninh arbeitet nach der Fusion reibungslos.

Für die beiden Schlüsselsysteme, das Executive Document Management System und das Administrative Procedure Information System, organisierte das Ministerium neben konzentrierten, direkten Schulungen auch zusätzliche Online-Schulungen (über Zoom-Meetingräume) für jede Benutzergruppe, bildete Supportgruppen über Zalo, Teamview, Ultraview und per Telefon und entsandte hochqualifiziertes Personal, um Gemeinden und Stadtteile, die noch Probleme haben, direkt zu inspizieren und zu unterstützen.

Während der Implementierungsphase ab dem 1. Juli lag die durchschnittliche Anzahl gleichzeitiger Verbindungen bei etwa 6.000 Nutzern (viermal so hoch wie vor der Fusion der Provinzen). Die höchste Anzahl gleichzeitiger Verbindungen erreichte 12.300 Nutzer. Dies führte dazu, dass Dokumente teilweise nicht lesbar waren und beim Signieren Verzögerungen und Einfrieren der Anzeige auftraten. Herr Vu Van Hanh, stellvertretender Leiter der Softwareabteilung des Wissenschafts- und Technologiezentrums Nr. 2 in Bac Ninh, erklärte: „In einigen Abteilungen und Regionen traten aufgrund mangelnden Verständnisses der Nutzer grundlegende Fehler auf, beispielsweise falsche Anmeldenamen oder Passwörter. Dies führte zu erheblichen Bearbeitungszeiten für Supportanfragen. Mittlerweile hat sich die Situation jedoch deutlich verbessert und stabilisiert.“

Servicequalität verbessern

Nach der Neuordnung der Verwaltungseinheiten betreut der Bezirk Van Ha über 60.000 Einwohner. Die Anzahl der täglich im örtlichen Bürgerservicezentrum durchgeführten Verwaltungsvorgänge ist enorm. Frau Nguyen Thi Luyen, eine Standesbeamtin, die direkt mit der Software arbeitet, berichtete: „Einmal, als wir Menschen bei der Eheschließung begleiteten, waren die Daten zwar im nationalen Portal für öffentliche Dienstleistungen vollständig aktualisiert, aber im letzten Schritt der Bestätigung hing das System lange Zeit fest. Wir mussten den Betroffenen die Heiratsurkunden in Papierform aushändigen und sie anschließend im System aktualisieren.“

Während der Renovierung der Einrichtungen und der Bemühungen, die Bürger bei der Erledigung von Formalitäten zu unterstützen, verzeichnete das Servicezentrum der Stadtverwaltung Dao Vien an einem Tag einen Höchststand von fast 200 Anträgen. Herr Do Huy Quang, stellvertretender Leiter des Servicezentrums, erklärte: „In der ersten Phase fanden regelmäßig Besprechungen statt, um die Anweisungen der Zentral-, Provinz- und Gemeindeebene zu aktualisieren. Wir installierten ein Online-Videokonferenzsystem in drei Besprechungsräumen des Parteikomitees, des Volkskomitees und in speziellen Besprechungsräumen. Um die Abwicklung, Verwaltung und Durchführung von Verfahren für die Bürger umgehend zu gewährleisten, wurden das Netzwerk und das Dokumentenmanagementsystem umgehend auf Computern mit 40 digitalen Zertifikaten installiert; 60 offizielle E-Mail-Konten wurden an Führungskräfte und Beamte vergeben. Aufgrund der Zusammenlegung von drei Verwaltungseinheiten war die IT-Infrastruktur jedoch nicht synchronisiert. Viele der von den Einheiten genutzten Computer waren veraltet und ihre Konfiguration entsprach nicht den Anforderungen. Einige gemeinsam genutzte Systeme und Software waren noch nicht angebunden, sodass Daten nicht genutzt und vertikale Vorschriften nicht zeitnah aktualisiert werden konnten.“

Um die Mängel zu beheben und die Servicequalität zu verbessern, koordinierte das Ministerium für Wissenschaft und Technologie mit dem Provinzialen Verwaltungszentrum die Personaleinsatzplanung. In Zusammenarbeit mit Bac Ninh Telecommunications wurde in der Anfangsphase Personal in alle Verwaltungszentren der Gemeinden und Stadtteile entsandt, getreu dem Motto „Gemeinsam anpacken und Ergebnisse präsentieren“. Eine Zalo-Gruppe verband das Ministerium für Wissenschaft und Technologie, das Provinziale Verwaltungszentrum und 99 Gemeinden und Stadtteile, um die Mitarbeiter bei Schwierigkeiten und Problemen mit der Software, den Konten, dem VNeID-Login und den vernetzten öffentlichen Diensten schnell zu unterstützen. In enger Abstimmung mit den Abteilungen, Zweigstellen und Sektoren wurden interne und elektronische Prozesse für die Software entwickelt und die Betriebsabläufe standardisiert. Gleichzeitig wurden die Gemeinden und Stadtteile bei der Bedarfsermittlung für Maschinen und Geräte unterstützt und dem Finanzministerium vorgeschlagen, Mittel für die Anschaffung von Synchrongeräten gemäß den geltenden Bestimmungen bereitzustellen.

Das Ministerium für Wissenschaft und Technologie wird künftig weiterhin Schwierigkeiten und Empfehlungen aus der Bevölkerung aufgreifen, um die direkte Bearbeitung zu steuern und das Provinzvolkskomitee bei der Umsetzung von Lösungen zu beraten. Ziel ist es, den Fortschritt zu beschleunigen, das gemeinsame Informationssystem multifunktionaler zu gestalten, die technische Infrastruktur weiter zu verbessern und Datenbanksysteme zu synchronisieren. Darüber hinaus werden intensive Schulungen durchgeführt, um die IT-Kompetenzen von Beamten, insbesondere der Beamten der öffentlichen Verwaltungszentren auf Gemeindeebene, zu stärken. So können Bürger und Unternehmen optimal bedient und das Potenzial der digitalen Verwaltung voll ausgeschöpft werden.

Laut dem Ministerium für Wissenschaft und Technologie von Bac Ninh

Quelle: https://mst.gov.vn/bac-ninh-dong-bo-ha-tang-so-thuan-loi-quan-ly-197251011101418991.htm