Zollabteilung Region II: Ein Lichtblick bei der Digitalisierung und Verfahrensreform

Förderung einer umfassenden digitalen Transformation

Ein Vertreter eines Import-Export-Unternehmens teilte einem Reporter der Zeitung „Industry and Trade Newspaper“ mit, dass sich der Zollabfertigungsprozess bei der Zollstelle der Region II ( Ho-Chi-Minh -Stadt) im Vergleich zu früher stark verändert habe.

Statt Stapel von Papier mit sich herumtragen und zwischen vielen Schaltern hin und her laufen zu müssen, um die Vorgänge abzuschließen, brauchen Unternehmen nur noch vor dem Computer zu sitzen und sich in das VNACCS/VCIS-System einzuloggen, um fast den gesamten Prozess in einer digitalen Umgebung abwickeln zu können.

*Zollabteilung Region II: Ein Lichtblick in Sachen Digitalisierung und Verfahrensreform.*

Zollanmeldungen erfolgen rund um die Uhr online, digitale Signaturen ersetzen handschriftliche, Steuern und Gebühren werden über das elektronische Portal bezahlt – alle Schritte sind bequem und schnell. Dadurch beträgt die Bearbeitungszeit für Anmeldungen im grünen Kanal nur noch Minuten, und für Anmeldungen im gelben Kanal verkürzt sie sich auf wenige Stunden, obwohl sie früher mehrere Tage dauerte. Auch die redundanten und umständlichen Verfahren, die Unternehmen früher langweilten, werden schrittweise reduziert.

Nach Einschätzung der Zollabteilung der Region II ist dieses Ergebnis auf die Bemühungen und den Fokus der jüngsten Zeit auf die Förderung der digitalen Transformation des Zollsektors im Allgemeinen und der Abteilung im Besonderen zurückzuführen, mit dem Ziel einer umfassenden Digitalisierung und der Optimierung der Abläufe auf der Grundlage von Daten und intelligenter Technologie.

Neben der Zeitersparnis liegt der größte Vorteil der elektronischen Digitalisierung in der erhöhten Transparenz. Alle Vorgänge werden im System erfasst, was den Zollbehörden die Überprüfung und den Abruf von Informationen für die Nachkontrolle und gegebenenfalls die Ahndung von Verstößen erleichtert.

Der Leiter der Zollabteilung der Region II erklärte, dass die Abteilung parallel zu VNACCS/VCIS auch das VASSCM-System betreibt. Dieses automatisierte Zollverwaltungs- und -überwachungssystem schafft eine digitale Infrastruktur, die Zoll und Wirtschaft in Echtzeit miteinander verbindet. Es bildet die Grundlage für die schrittweise Annäherung an ein modernes Managementmodell fortschrittlicher Zollsysteme in der Region.

Ein weiterer wichtiger Schritt zur Digitalisierung des Zollwesens ist die Einführung des nationalen Single-Window-Mechanismus. Während Unternehmen zuvor für jede Behörde (z. B. Steuer-, Quarantäne-, Qualitätskontrollbehörde) separate Datensätze anlegen mussten, genügt es nun, die Daten über ein einheitliches Informationsportal einzureichen.

Behörden empfangen und verarbeiten Dokumente über dasselbe System, wodurch Dokumentenduplikationen vermieden und Wartezeiten verkürzt werden. Bei der Zollabteilung der Region II wird dieser Mechanismus in enger Abstimmung mit spezialisierten Prüfeinheiten umgesetzt und unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente einmal einzureichen und für verschiedene Zwecke zu verwenden sowie den Bearbeitungsfortschritt online zu verfolgen.

Die Leiter der Einheit bestätigten, dass gemäß der Vorgabe in Beschluss Nr. 628/QD-TTg die meisten Verwaltungsverfahren im Bereich der Lizenzierung und der speziellen Inspektion von Export-, Import- und Transitwaren im Ministerium bisher über den nationalen Single-Window-Mechanismus abgewickelt werden; 100 % der Verwaltungsverfahren mit hohem Bedarf werden über Online-Dienste der Stufe 4 bereitgestellt, die auf vielen Zugriffsgeräten implementiert und in das nationale Portal für öffentliche Dienstleistungen integriert sind.

Nie zuvor war das Zollrecht für Unternehmen so zugänglich. Vorschriften und Verfahren sind vollständig öffentlich, transparent und jederzeit und überall leicht einsehbar und überprüfbar. Sie bilden nicht länger einen undurchsichtigen „Vorschriftendschungel“ wie früher.

*Beamte der Zollabteilung der Region II nahmen an einem Schulungskurs über digitale Transformation und die praktische Anwendung von KI in der öffentlichen Verwaltung teil.*

Die Zollabteilung der Region II optimiert nicht nur ihre externen Digitalisierungsprozesse, sondern leistet auch Pionierarbeit bei der internen Transformation. Das zentrale Zollverwaltungssystem HCAS gilt als „digitales Gehirn“ der Abteilung und steuert deren Abläufe. Es umfasst 22 funktionale Subsysteme, darunter Dokumentenmanagement, Aufzeichnungen, Preisdatenbanken, Risikoanalyse, Statistik und Berichtswesen. Dadurch ist ein Großteil der internen Verwaltungsarbeit digitalisiert.

Die Speicherung und der Abruf von Informationen werden dadurch schneller und genauer, was dazu beiträgt, dass Anweisungen der Führungsebene zeitnah und reibungslos an jede Abteilung und jeden einzelnen Beamten weitergegeben werden können.

Andererseits verfügen nun alle Beamten und Angestellten des Ministeriums über persönliche digitale Signaturen und bearbeiten ihre Aufgaben vollständig elektronisch, ohne auf Papierakten angewiesen zu sein. Die Führungskräfte des Ministeriums ermutigen junge Beamte, proaktiv Initiativen vorzuschlagen, Prozesse zu verbessern und neue Technologien im Rahmen der digitalen Transformation anzuwenden, getreu dem Motto: „Die Zufriedenheit von Bürgern und Unternehmen ist der Maßstab für Servicequalität“.

Nach einer Umstrukturierungsphase wurde die Effizienz der Zollabfertigung bei der Zollstelle der Region II deutlich verbessert. Das Risikomanagementsystem nutzt nun Datenanalysealgorithmen, um Anmeldungen automatisch in die Kategorien Grün, Gelb und Rot einzuteilen.

Bis zum Ende des dritten Quartals 2025 wird die Quote der Anmeldungen, die einer physischen Kontrolle unterliegen (Roter Kanal), bei Importen nur noch etwa 5 % und bei Exporten knapp 2 % betragen, ein deutlicher Rückgang um mehrere zehn Prozent im Vergleich zum gleichen Zeitraum des Vorjahres.

Die Zollbehörden können ihre Ressourcen dann auf risikoreiche Sendungen konzentrieren, während gesetzestreue Unternehmen von einem vereinfachten Zollabfertigungsprozess profitieren, wodurch Lager- und Aufbewahrungskosten gesenkt und das Risiko von Lieferverzögerungen minimiert werden.

„Tipps“ zur Reduzierung von Verkehrsstaus und zur Kosteneinsparung für Unternehmen

In jüngster Zeit hat sich die Zollabteilung der Region II an vielen strategischen Projekten beteiligt, die darauf abzielen, die Logistikkette zu optimieren und Staus an wichtigen Verkehrsknotenpunkten zu reduzieren.

Ein typisches Beispiel ist das Projekt „Handelserleichterung: Zollverfahren in der Logistik und Stauvermeidung im Hafen von Cat Lai“. Im Rahmen dieses Projekts hat die zuständige Behörde eine Lösung zum Aufbau eines modernen Versorgungssystems vorgeschlagen, um die Zollabfertigungszeit um bis zu 70 % zu verkürzen und Unternehmen und der Gesellschaft jährlich Kosten in Höhe von rund 5 Billionen VND einzusparen. Durch die schnellere Warenabfertigung verkürzen sich die Wartezeiten für Container-Lkw, und die regionale Verkehrsinfrastruktur wird deutlich entlastet.

Parallel dazu wurde in Ho-Chi-Minh-Stadt das elektronische Hafengebührensystem eingeführt, das den gesamten Prozess der Gebührenerhebung für die Nutzung der Hafeninfrastruktur automatisiert und mit den Zollanmeldungsdaten verknüpft. Dieses System kann bis zu 15 Millionen Anmeldungen pro Jahr verarbeiten und trägt dazu bei, dass die Stadt schätzungsweise 3 Billionen VND jährlich einnimmt, die in die Entwicklung der Hafeninfrastruktur reinvestiert werden.

Darüber hinaus trägt die elektronische Mauterhebung dazu bei, Personalkosten zu sparen, den direkten Kontakt zu reduzieren und dadurch Negativität vorzubeugen sowie die Transparenz bei der Strafverfolgung zu erhöhen.

Anwendung bahnbrechender Technologien

Trotz der vielen beeindruckenden Ergebnisse kam die Zollabteilung der Region II zu dem Schluss, dass das derzeit Vorhandene nur der erste Schritt auf dem Weg zu einem intelligenten Zollmodell bis 2030 ist.

Im Kontext der Industrie 4.0 wird den Zollbehörden aller Länder empfohlen, bahnbrechende Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), Big Data, Internet der Dinge (IoT), Blockchain usw. in den Kernbereichen ihrer Geschäftstätigkeit umfassend anzuwenden.

Die Behörde hat diesen Trend erkannt und einen Plan zur Umstellung auf ein digitales Zollsystem und ein intelligentes Zollmodell für den Zeitraum 2025–2030 entwickelt. Ziel ist die schrittweise Ablösung des VNACCS/VCIS-Systems durch eine neue Plattform, die die Errungenschaften von Industrie 4.0 umfassend nutzt. Künstliche Intelligenz und Big Data sollen das Risikomanagementsystem unterstützen, um das Verhalten zu analysieren und Unregelmäßigkeiten in Anmeldungen und Geschäftsunterlagen automatischer und präziser zu erkennen.

Das Internet der Dinge (IoT) ermöglicht die Echtzeitüberwachung des Waren- und Fahrzeugtransports über Grenzen hinweg. Die Blockchain-Technologie eröffnet die Möglichkeit eines transparenten und zuverlässigen Datenaustauschs mit den Zollbehörden verschiedener Länder und gewährleistet so die Integrität von Dokumenten wie Lizenzen und Ursprungszeugnissen.

Zukünftig können auch Technologien wie Drohnen zur Patrouille und Überwachung von Grenzgebieten oder Virtual Reality (VR) zur Ausbildung von Fachkräften erforscht und angewendet werden, um den Aufbau einer professionelleren, moderneren und regelmäßigeren Zolltruppe weiter voranzutreiben.

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