„ Mein Chef kauft Rechnungen, um externe Ausgaben zu begleichen. Besteht da ein Risiko?“

Mein Unternehmen verfügt über ein Vertriebsteam, das für den Einkauf von Büromaterial und Geschäftsausgaben zuständig ist… und sich auf den Kauf von Rechnungen spezialisiert hat, um Zahlungsaufzeichnungen zu vervollständigen.

Oftmals kaufen Verkäufer Rechnungen, um Zahlungsbelege auszufüllen, und die Buchhalter sind machtlos. Die Finanzbeamten müssen sich mit Klebstoff behelfen, um dies zu erklären.

Die vorherige Überprüfung war in Ordnung, da der Rechnungssteller noch aktiv war, aber ein paar Jahre später hat er die Adresse verlassen. Jetzt verlangt die Steuerabschlussprüfung die Entfernung der Rechnung und eine Geldstrafe, was dem Finanzbeamten sehr schwer zu erklären ist .

Eine Reihe von Stellungnahmen von Unternehmen, die an dem Seminar über Finanz- und Buchhaltungsrisiken am Nachmittag des 19. November teilnahmen, zeigte, dass vielen Unternehmen die potenziellen Risiken beim Kauf und Verkauf von Rechnungen noch immer nicht vollständig bewusst sind.

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Unternehmen können die Rechtmäßigkeit von Rechnungen auf der Website des Finanzamts überprüfen. Foto: Binh Minh

Mit 15 Jahren Erfahrung im Bereich Rechnungswesen und Steuern hat Frau Dinh Thi Huyen, Direktorin von Savitax Tax Consulting JSC, viele bedauerliche Fälle miterlebt.

„Kürzlich entdeckte ein Unternehmen im Bereich Aufzugsinstallation bei einer Steuerprüfung eine große Anzahl verdächtiger Rechnungen. Der Geschäftsführer erklärte, dass das Unternehmen mit Sitz in Ho-Chi-Minh-Stadt im Zeitraum 2020/21 an einem Projekt in Hanoi arbeitete und gezwungen war, dort eine Gruppe von Personen für kleinere Arbeiten einzustellen. Diese Gruppe besaß keine eigene Rechtsform und konnte daher keine Rechnungen ausstellen. Sie mussten Rechnungen über ein anderes Unternehmen einreichen. Derzeit kann der Geschäftsführer diese Mitarbeiter nicht kontaktieren und weiß nicht, welches Unternehmen die Rechnungen tatsächlich ausgestellt hat. Die dem Unternehmen entstandenen Kosten sind jedoch eindeutig“, so Frau Huyen.

Ein weiterer häufiger Fall, so Frau Huyen, ist, dass Vertriebsmitarbeiter außerhalb des Unternehmens billige Waren ohne Rechnungen und Belege einkaufen, anschließend Rechnungen von anderen Niederlassungen erwerben und diese zur Bezahlung in die Buchhaltung bringen. Ohne Instrumente zur Rechnungsprüfung ist es für die Buchhalter schwierig festzustellen, ob eine solche Rechnung aus einem illegalen Rechnungshandelsnetzwerk stammt oder nicht.

Es ist zu beachten, dass aufgrund der hohen Anzahl an Unternehmen und der geringen Anzahl an Finanzbeamten viele Unternehmen fünf bis sieben Jahre auf eine Aufforderung zur Steuererklärung warten müssen. Kürzlich erhielt ein Unternehmen eine Mitteilung des Finanzamts, in der es aufgefordert wird, Unterlagen für den Zeitraum von 2019 bis 2023 vorzubereiten.

Erst als die Finanzbehörden eingriffen, wurde vielen Unternehmen bewusst, dass sie mit unrechtmäßigen Rechnungen gearbeitet hatten, was weitreichende Konsequenzen nach sich zog. Neben dem Verlust des Vorsteuerabzugs aufgrund ungültiger Rechnungen wurden die Unternehmen auch mit Geldstrafen belegt und mussten die ihnen entstandenen Kosten kompensieren.

„Seit Ende 2023 hat die Steuerbehörde eine Reihe von Dokumenten zu Unternehmen veröffentlicht, die mit illegalen Rechnungen arbeiten. Viele Buchhalter mussten sich dazu äußern. Zahlreiche Unternehmer haben hohe Kosten für die Bearbeitung solcher Rechnungen tragen müssen. Es ist herzzerreißend, wenn ein Buchhalter bei der Rechnungsbearbeitung für Unternehmen mit dem Gesetz in Konflikt gerät“, so Frau Huyen.

Während es immer noch viele Unternehmen gibt, die ihren Lebensunterhalt mit dem Kauf und Verkauf von Rechnungen verdienen, die möglicherweise nur für kurze Zeit tätig sind, empfiehlt Frau Huyen, dass Unternehmen, um das Risiko einer späteren Steuernachzahlung zu reduzieren, die Eingangsrechnungen sorgfältig kontrollieren.

Unternehmen können die Rechtmäßigkeit von Rechnungen überprüfen, indem sie die Website der Steuerbehörde besuchen und die Liste der Unternehmen mit Rechnungsrisiken, die von der Generaldirektion für Steuern veröffentlicht wurde, mit dieser vergleichen; oder indem sie eine Software zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit Warnfunktion für Rechnungsrisiken verwenden.

Gemäß den geltenden Vorschriften gelten unter anderem folgende Rechnungen und Dokumente als ungültig: Rechnungen und Dokumente, die gelöscht oder so verändert wurden, dass sie ihre Echtheit verloren haben; Rechnungen, die nicht der vorgeschriebenen Form entsprechen, ohne Unterschrift oder Stempel des Verkäufers; Rechnungen mit unzureichenden Angaben zu Käufer, Verkäufer, Artikel, Menge, Einzelpreis usw.; gefälschte Rechnungen ohne tatsächliche Transaktionen.