Fehlerbehebung für einen reibungslosen Betrieb

Nach über vier Monaten Betrieb haben die Bürgerservicezentren (PVHCC) der Gemeinden und Stadtteile Anstrengungen unternommen, sich an die Bedürfnisse von Organisationen und Bürgern anzupassen und deren Verwaltungsverfahren effektiv zu bearbeiten. Trotz der erzielten Erfolge bestehen jedoch weiterhin zahlreiche Schwierigkeiten im Betrieb der PVHCC auf Gemeindeebene, die dringend überwunden werden müssen, damit die lokale Selbstverwaltung auf beiden Ebenen die angestrebten Ergebnisse erzielen kann.

Die Beamten des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung des Bezirks Hac Thanh bearbeiten die administrativen Angelegenheiten der Bürger.

Als zentrales Stadtgebiet der Provinz nutzt das Bürgerbüro des Bezirks Hac Thanh die gesamte weitläufige und gut ausgebaute Infrastruktur der Stadt Thanh Hoa (alt). Da es sich jedoch um den bevölkerungsreichsten Bezirk der Provinz (über 197.000 Einwohner) mit zahlreichen ansässigen Unternehmen handelt, besteht die größte Herausforderung in Hac Thanh in der großen Anzahl eingehender und zu bearbeitender Verwaltungsakten. Im Durchschnitt gehen monatlich 4.500 bis 5.000 Verwaltungsakten beim Bürgerbüro Hac Thanh ein und werden bearbeitet. Angesichts dieser hohen Anzahl an Akten und nur 12 Mitarbeitern müssen diese häufig Überstunden leisten und auch an Feiertagen arbeiten. Die langen Wartezeiten führen unweigerlich zu Frustration bei den Bürgern.

Um den Druck auf Beamte und Angestellte zu verringern und die Servicequalität für die Bevölkerung zu verbessern, hat das Volkskomitee des Bezirks Hac Thanh kürzlich ein Schreiben an das Provinzvolkskomitee gerichtet, in dem es die Einrichtung zusätzlicher Annahmestellen für Verwaltungsdokumente beantragt. Das Provinzvolkskomitee hat dem Vorschlag des Bezirks Hac Thanh schriftlich zugestimmt, zusätzliche Annahmestellen für Dokumente und die Rückgabe von Ergebnissen des Bürgerbüros des Bezirks im Provinzbürgerbüro einzurichten. Die Umsetzung ist für Ende November 2025 geplant. Dies stellt eine wichtige Lösung für Hac Thanh dar, um das Ziel, Organisationen und Bürgern besser zu dienen, zu erreichen.

Anders als in Hac Thanh nutzte das Bürgerbüro des Bezirks Nguyet Vien nach der Fusion die Räumlichkeiten des ehemaligen Bürgerbüros des alten Bezirks Hoang Quang. Zuvor war dieses Bürgerbüro nur für Organisationen und Bürger des Bezirks Hoang Quang zuständig, nach der Fusion musste es jedoch Organisationen und Bürger aus vier Bezirken bedienen, wodurch die Räumlichkeiten stark beengt waren. Frau Do Thi Trang, stellvertretende Leiterin des Bürgerbüros im Bezirk Nguyet Vien, erklärte: „Neben den Schwierigkeiten mit der Infrastruktur nutzen viele Menschen, insbesondere ältere, weder Smartphones noch Computer. Sie haben die VNeID-App (Level 2) entweder nicht installiert oder zwar installiert, aber ihr Passwort vergessen. Daher müssen die Mitarbeiter des Bürgerbüros viel Zeit damit verbringen, sie bei der Nutzung der Online-Dienste zu unterstützen. Viele Bürger lassen sich zwar von Mitarbeitern Konten erstellen und durch die einzelnen Schritte der Antragstellung führen, lehnen dies aber ab und wünschen sich, dass die Mitarbeiter des Bezirks dies für sie erledigen. Zudem ist die Übermittlung der OTP-Codes zur Bestätigung der Verwaltungsvorgänge oft langsam. Häufig ist das Netzwerk überlastet, sodass die Mitarbeiter die Anwendung erneut aufrufen müssen, was viel Zeit kostet.“

Auf der kürzlich abgehaltenen Schulungskonferenz zur Nutzung des Nationalen Portals für öffentliche Dienstleistungen und des Informationssystems für Verwaltungsverfahren der Provinzen, an der über 1.000 Kader, Beamte und Angestellte der Volkskomitees der Gemeinden und der Bürgerzentren von 97 Gemeinden und Stadtteilen teilnahmen, wies der Direktor des Provinzzentrums für öffentliche Dienstleistungen, Nguyen Tuan Hoa, auf die Einschränkungen und Schwierigkeiten bei der Umsetzung hin: In vielen Gemeinden und Stadtteilen gibt es überfällige Abrechnungsunterlagen, da Kader und Beamte die Abrechnung von Unterlagen nur verzögert bearbeiten oder die Abrechnungsergebnisse nicht im Informationssystem für Verwaltungsverfahren aktualisieren. In einigen Gemeinden und Stadtteilen nutzen Beamte und Angestellte die Informationen zum Wohnsitz der Bürger in der mit dem Informationssystem für Verwaltungsverfahren verknüpften Nationalen Bevölkerungsdatenbank noch nicht für die Abwicklung von Verwaltungsverfahren. Stattdessen verlangen sie weiterhin die Vorlage einer Wohnsitzbescheinigung und die Angabe der Personenkennziffer. Auch die Anforderung zusätzlicher, nicht vorschriftsmäßiger Dokumente kommt noch vor.

Bei Akten, die zusätzliche Informationen erfordern oder an Privatpersonen und Unternehmen zurückgesandt werden müssen, weil sie die Bearbeitungsvoraussetzungen nicht erfüllen, haben viele Kommunen die vorschriftsmäßigen Verfahren nicht eingehalten. Dies betrifft insbesondere Fälle wie die Ausstellung von Rücksendebescheinigungen nach Ablauf der Frist; Rücksendebescheinigungen mit der Begründung, dass Bürger die Rücknahme beantragt hätten, der Antrag im System aber nicht vorlag; fehlende Bestätigungen der zuständigen Stelle über die Rücknahme von Akten; und nicht vorschriftsmäßig abgestempelte Rücksendebescheinigungen. Auch bei der Digitalisierung von Akten und der Bearbeitung von Verwaltungsverfahren halten sich viele Kommunen weiterhin nicht an die Vorschriften. Insbesondere die Überwachung des Feedback-Systems „Thanh Hoa“ ergab, dass viele Stadtteile und Gemeinden den Bürgern unangemessen, unpräzise und unklar geantwortet haben.

Um den reibungslosen und stabilen Betrieb der Gemeindeverwaltungszentren zu gewährleisten, hat das Provinzverwaltungszentrum in letzter Zeit in Zusammenarbeit mit relevanten Stellen zahlreiche Fortbildungen für Beamte und Angestellte organisiert. Diese Fortbildungen umfassten die Erfassung und Bearbeitung von Dokumenten im Provinzverwaltungssystem, Anleitungen zur Online-Einreichung von Dokumenten und zur Online-Zahlung über das nationale Dienstleistungsportal sowie die Entwicklung elektronischer Formulare, um die Online-Einreichung von Dokumenten zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das Provinzverwaltungszentrum hat außerdem die Liste der Verwaltungsverfahren auf Provinz- und Gemeindeebene überarbeitet, um deren Genauigkeit und Standardisierung sicherzustellen, und gleichzeitig die Liste der zuständigen Beamten und Angestellten veröffentlicht, damit diese die Gemeinden bei auftretenden Problemen umgehend unterstützen können.

Dank der aktiven Unterstützung des Provinzialen Verwaltungszentrums und der proaktiven Lernbereitschaft der Mitarbeiter und Beamten der Verwaltungszentren der Stadtteile und Gemeinden werden Schwierigkeiten und Hindernisse weiterhin beseitigt, sodass das zweistufige lokale Regierungsmodell nicht nur reibungslos funktioniert, sondern auch Vertrauen bei der Bevölkerung aufbaut.

Artikel und Fotos: To Phuong

Quelle: https://baothanhhoa.vn/go-kho-de-van-hanh-tron-tru-269090.htm