Bezirk Bac Giang: Anwendung künstlicher Intelligenz zur Unterstützung von Menschen bei der Durchführung administrativer Verfahren

BAC NINH – Um Bürger und Unternehmen zu unterstützen, hat das Verwaltungszentrum des Bezirks Bac Giang (Provinz Bac Ninh) die Initiative „Anwendung künstlicher Intelligenz zur Unterstützung der Abwicklung von Verwaltungsverfahren“ ins Leben gerufen. Es handelt sich um das erste Modell dieser Art in der Provinz, das auf Gemeindeebene eingesetzt wird und den Bürgern einen schnelleren Zugang ermöglicht sowie die Arbeitsbelastung für Beamte und Angestellte reduziert.

Báo Bắc Ninh•05/11/2025

Am Morgen des 5. November begab sich Frau Than Thi Bich, wohnhaft im Stadtbezirk Bac Giang , zum dortigen Bürgeramt, um die Beglaubigung von Kopien einiger Originaldokumente zur Vervollständigung der Akte durchführen zu lassen.

Die Bewohner des Stadtteils Bac Giang werden mithilfe von virtuellen Assistenten über administrative Abläufe informiert.

Mit dem einfachen Befehl „Hallo, ich möchte eine beglaubigte Kopie anfertigen lassen“ wurde Frau Bich von der virtuellen Assistentin detailliert durch die notwendigen Schritte geführt, wie zum Beispiel: Dokumente vorbereiten, Dokumente einreichen, Dokumente empfangen und prüfen...

Auch Herr Nguyen Manh Linh, wohnhaft in der Wohnanlage Hau im Stadtteil Bac Giang, benötigte nur zwei Minuten, um sich vom virtuellen Assistenten durch die Beantragung der Geburtsurkunde seines Kindes führen zu lassen. Nachdem er den Antrag eingereicht hatte, berichtete Herr Linh: „Früher musste ich bei jeder Formalität immer erst nachschlagen oder die Mitarbeiter um Rat fragen. Mit dem virtuellen Assistenten muss ich mein Anliegen nur noch klar formulieren, und die Software führt mich Schritt für Schritt detailliert und verständlich durch den gesamten Vorgang. So war alles in wenigen Minuten erledigt.“

Nach dem Betrieb der zweistufigen Lokalverwaltung empfängt das Bürgerbüro des Bezirks Bac Giang durchschnittlich täglich etwa 600 Bürger, die rund 700 administrative Angelegenheiten erledigen möchten. Um die Bürger zu beraten und ihre Fragen zu beantworten, muss jeder Mitarbeiter durchschnittlich 3–4 Stunden pro Tag aufwenden.

Um diese Einschränkung zu überwinden, startete das Ward Public Administration Service Center Mitte Oktober 2025 die Initiative „Anwendung künstlicher Intelligenz zur Unterstützung der Abwicklung von Verwaltungsverfahren“. Dementsprechend wurde ein virtuelles Assistentenmodell, das das Aussehen eines jungen Beamten simuliert, direkt am Eingang des Bereichs platziert, um Verwaltungsverfahren entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Die Initiatoren testeten die Leistungsfähigkeit des virtuellen Assistenten.

Um auf Anfragen reagieren zu können und Daten mit dem Nationalen Portal für öffentliche Dienstleistungen zu verknüpfen, aktualisiert das Ward Public Administration Service Center regelmäßig Dokumente, die die Durchführung von Verwaltungsverfahren nach dem zweistufigen Kommunalverwaltungsmodell regeln, und baut gleichzeitig ein Data Warehouse zu 50 Verwaltungsverfahren auf, die in der Praxis häufig auftreten.

„Seit der Einführung der Initiative hat sich der Zeitaufwand für die Beratung der Bürger durch Fachkräfte im Vergleich zu vorher um 30-40 % verringert; die Bearbeitungszeit für jede Akte beträgt nur noch 8-10 Minuten, was einer Reduzierung um 50 % gegenüber vorher entspricht; der Anteil fehlerhafter Akten, die ergänzt werden müssen, ist von 15 % auf unter 5 % gesunken“, sagte Frau Giap Thi Ha Linh, Spezialistin im Servicezentrum der öffentlichen Verwaltung des Bezirks Bac Giang und Mitautorin der Initiative.

Obwohl erste Ergebnisse erzielt wurden, weist die Initiative „Anwendung künstlicher Intelligenz zur Unterstützung der Abwicklung von Verwaltungsverfahren“ im öffentlichen Verwaltungsdienstleistungszentrum des Bezirks Bac Giang nach einer Evaluierung noch Einschränkungen auf, wie zum Beispiel: Instabile Netzwerkverbindung, geringe Tonqualität; einige Bereiche treten selten auf, sodass die zugehörigen Informationen nicht vielfältig sind...

Um dieser Situation entgegenzuwirken, plant das Servicezentrum der öffentlichen Verwaltung des Bezirks Bac Giang, die virtuellen Assistenten aufzurüsten und eine private Netzwerkleitung einzurichten sowie sie gleichzeitig mit zusätzlichen Bildschirmen auszustatten, um die Interaktion zwischen Menschen und Assistenten zu verbessern.

Herr Luong Van Huy, stellvertretender Direktor des Verwaltungszentrums des Bezirks Bac Giang und Leiter der Initiative, sagte: „Das virtuelle Assistenzsystem unterstützt die Abwicklung von Verwaltungsverfahren auf Basis der vorhandenen Infrastruktur, sodass keine hohen Anfangsinvestitionen anfallen und es sich für die Praxis der öffentlichen Verwaltung auf lokaler Ebene eignet. Parallel zur Optimierung der Software bitten wir das Verwaltungszentrum der Provinz, das Modell zu evaluieren und zu replizieren.“

Kommentar (0)