Frühe Synchronisierung und Aktualisierung des vernetzten Datenverbindungssystems für den Personenstand

Nach mehr als zwei Monaten seit der Einführung des zweistufigen Kommunalverwaltungssystems haben die Verwaltungszentren auf Gemeinde- und Stadtteilebene in der Provinz Nghe An Hunderttausende von Datensätzen erhalten und bearbeitet; ein Großteil davon betrifft Verfahren im Bereich des Personenstandsrechts. Das vom Justizministerium betriebene Datenverwaltungssystem für den Personenstand ist jedoch häufig fehlerhaft und nicht synchronisiert, was sowohl für Beamte als auch für die Bevölkerung erhebliche Schwierigkeiten mit sich bringt.

Das Datenverwaltungssystem ist nicht synchronisiert.

In den meisten Gemeinden und Bezirken der Provinz Nghe An hat sich seit Anfang Juli 2025 die Anzahl der Dokumente stark erhöht, insbesondere Verfahren im Zusammenhang mit Geburtsregistrierung, Sterberegistrierung, Auszügen aus Sterbeurkunden, Eheschließung und Bestätigung des Familienstands.

Am Morgen des 17. September kamen zahlreiche Menschen zum Servicezentrum der öffentlichen Verwaltung der Gemeinde Nga My, um administrative Angelegenheiten zu erledigen; viele von ihnen warteten darauf, an der Reihe zu sein, um Unterstützung zu erhalten und ihre Personenstandsurkunden zu klären.

Trotz zahlreicher Aufgaben unterstützte Frau Le Thi Thanh Hai (Spezialistin im Verwaltungszentrum der Gemeinde Nga My) die Bürgerinnen und Bürger weiterhin tatkräftig bei der Eingabe ihrer Daten in die elektronische Software. Fehlende Angaben wurden von ihr ergänzt oder überprüft. Frau Hai berichtete jedoch, dass die Übertragung der Personenstandsdaten und die Verarbeitung umfangreicher Anhänge häufig mit technischen Problemen verbunden seien. „Nga My ist eine abgelegene Gemeinde mit schwierigen Straßen, und die Menschen sind mit IT-Anwendungen nicht vertraut. Daher ist die Nutzung der Software sehr schwierig. Allein in den letzten drei Tagen wurden über zehn Geburts- und Scheidungsregistrierungen im System blockiert, sodass die Betroffenen mehrere Tage auf die Bearbeitung ihrer Unterlagen warten mussten. Das ist besonders für die Menschen in Berggemeinden eine große Belastung“, sagte Frau Hai.

In den meisten Gemeinden und Bezirken der Provinz Nghe An hat die Anzahl der Einträge seit Anfang Juli 2025 zugenommen, insbesondere bei Geburts- und Sterberegistereinträgen, Auszügen aus Sterbeurkunden, Eheschließungen und Familienstandsbestätigungen. Aktuell besteht jedoch ein Problem im Datenzugriff und der Verwaltung alter Personenstandsdaten, die vor der Zusammenlegung der Verwaltungseinheiten entstanden sind. Das vom Justizministerium verwaltete Personenstandsdatensystem ist häufig fehlerhaft und nicht synchronisiert, was den Kommunen die Abwicklung von Verwaltungsverfahren im Bereich des Personenstandsrechts erschwert.

Herr Lo Kham Kha, Vorsitzender des Volkskomitees der Gemeinde Nga My, räumte ein, dass die Arbeit im Bereich der Personenstandsregistrierung in der Gemeinde aufgrund von Personalmangel und fehlender Erfahrung tatsächlich Schwierigkeiten bereitet. Das neue System zur Personenstandsregistrierung hat noch nicht alle Daten synchronisiert, sodass einige Schritte weiterhin manuell durchgeführt werden müssen; die Verbindung zwischen dem nationalen Portal für öffentliche Dienstleistungen und dem System zur Personenstandsregistrierung weist noch Fehler auf und ist nicht synchronisiert.

Laut Frau Le Thi Huong, stellvertretende Leiterin des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung der Gemeinde Thien Nhan, sind die an die lokale Verwaltung übermittelten Personenstandsdaten nur zu 80 % vollständig; 20 % der Daten sind noch unvollständig. Daher koordinieren sich die Provinzbehörden und -abteilungen, um die Kommunen bei der Einrichtung elektronischer Erklärungen zur Unterzeichnung von Personenstandsurkunden im Softwaresystem zu unterstützen und gleichzeitig die Richtigkeit und Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.

Da 80 % der Verwaltungsverfahren derzeit auf Gemeindeebene abgewickelt werden, muss die Provinz Nghe An der Schaffung einer ausreichenden Anzahl von Stellen für Gemeinderichter Priorität einräumen.

Das elektronische Personenstandssystem des Justizministeriums, das mit dem Ministerium für öffentliche Sicherheit verknüpft ist, wies wiederholt Verbindungsfehler und Unterbrechungen der Datensynchronisierung mit dem provinziellen Verwaltungsverfahrensinformationssystem auf. Daher kommt es bei der Informationsabfrage und Bearbeitung von Verwaltungsverfahren durch die Beamten der Personenstandsbehörden in diesem System häufig zu Verzögerungen.

Herr Nguyen The Quan (Wahlkreis Truong Vinh) berichtete: „Die Justizbeamten gaben freundliche Anweisungen, der Ablauf war klar und die Gebühren waren öffentlich einsehbar. Als ich jedoch die Geburtsmeldung für mein Kind abschließen wollte, fror das System plötzlich ein. Ich hatte zwar Verständnis, aber die lange Wartezeit beeinträchtigte auch die Arbeit der Menschen.“

Investitionen in synchrone Informationstechnologieinfrastruktur

Im öffentlichen Verwaltungsdienstzentrum der Gemeinde Nga My in der Provinz Nghe An erledigen die Menschen administrative Angelegenheiten und die Registrierung ihres Haushalts.

Herr Dang Hoai Nam, stellvertretender Direktor des Verwaltungszentrums der Gemeinde Van An, schlug vor, dass die zuständigen Stellen und Sektoren die Software der vernetzten Personenstandsdatenbank dringend überprüfen und Fehler beheben, damit das kommunale Verwaltungssystem stabil funktioniert und alle Personenstandsangelegenheiten schnell und unkompliziert abgewickelt werden können. Das Justizministerium wird in Kürze spezifische Richtlinien zu den Standards für Justizbeamte auf Gemeindeebene gemäß dem neuen Regierungsmodell veröffentlichen. Dies ist eine wichtige Grundlage für die Rekrutierung, den Einsatz und die Ausbildung eines Teams qualifizierter Justizbeamter, um den steigenden Anforderungen im Verwaltungsmanagement gerecht zu werden.

Laut Herrn Nguyen Van Thong, stellvertretendem Vorsitzenden des Volkskomitees der Gemeinde Nghi Loc, arbeiten die für die Entwicklung der interoperablen Software zuständigen Behörden kontinuierlich an deren Aktualisierung und Verbesserung. Gleichzeitig wird das Team der Beamten umfassend mit der notwendigen Ausrüstung für die Durchführung interoperabler öffentlicher Dienstleistungen ausgestattet, insbesondere mit Scannern und Computern. Die zuständigen Stellen unterstützen die Einrichtung von Konten auf dem nationalen Portal für öffentliche Dienstleistungen, leiten die Bürger bei der Einreichung interoperabler Dokumente an, um die Arbeitsbelastung der Beamten des Justiz- und Standesamts zu reduzieren, und stellen sicher, dass die eingereichten Dokumente von Anfang an vollständig und gültig sind.

Aus den oben genannten Praktiken leiteten viele Ortschaften in Nghe An die Empfehlung ab, dass das Justizministerium Lösungen zur Ergänzung und Weiterentwicklung des Teams der Justiz- und Standesbeamten erarbeiten solle, um ausreichende Ressourcen an der Basis sicherzustellen; die Standesamtssoftware zu perfektionieren und synchron mit der nationalen Bevölkerungsdatenbank zu verbinden; die spezialisierte Ausbildung, insbesondere zu Verfahren mit ausländischen Elementen, zu verbessern und auf Beamte auf Gemeindeebene auszuweiten.

Da 80 % der aktuellen Verwaltungsverfahren auf Gemeindeebene abgewickelt werden, muss die Provinz Nghe An der Schaffung ausreichender Stellen für Gemeinderichter Priorität einräumen, in die IT-Infrastruktur investieren, genügend Ausrüstung, Fahrzeuge und Maschinen für die Erfüllung der beruflichen Aufgaben anschaffen und künstliche Intelligenz zur Automatisierung wiederkehrender Verfahren einsetzen, um die Arbeitsbelastung des Personals zu reduzieren. Das Ministerium für Wissenschaft und Technologie fördert Präsenz- und Online-Schulungen, um die Kommunen beim Verständnis der Prozesse zu unterstützen und so zur Effektivität der Verwaltungsreform und der digitalen Transformation beizutragen.

Angesichts der oben beschriebenen Situation prüft und behebt das Volkskomitee der Provinz Nghe An derzeit die Schwierigkeiten in den Gemeinden und Stadtteilen. Die Provinz investiert weiterhin in ein synchronisiertes IT-System, insbesondere für die öffentlichen Verwaltungszentren in den Gemeinden und Stadtteilen, um eine reibungslose Aufgabenerfüllung zu gewährleisten.

Quelle: https://baotintuc.vn/thoi-su/som-dong-bo-va-nang-cap-he-thong-ket-noi-du-lieu-ho-tich-lien-thong-20250917122458000.htm