Welche Dokumente und Unterlagen im Bildungsbereich werden dauerhaft archiviert?

Das Ministerium für allgemeine und berufliche Bildung hat soeben den Entwurf eines Rundschreibens zur Regelung der Aufbewahrungsdauer von Aufzeichnungen und Dokumenten im Bereich der allgemeinen und beruflichen Bildung bekannt gegeben. Dieses Rundschreiben ersetzt das Rundschreiben aus dem Jahr 2016 zur Regelung der Aufbewahrungsdauer von Berufsdokumenten des Bildungssektors.

Dementsprechend gilt der Entwurf des Rundschreibens zur Regelung der Aufbewahrungsdauer von Aufzeichnungen und Dokumenten im Bereich Bildung und Ausbildung für Einheiten, die dem Ministerium für Bildung und Ausbildung unterstehen oder direkt unterstehen; Abteilungen für Bildung und Ausbildung; Abteilungen für Bildung und Ausbildung; Vorschule, allgemeine Bildung, Weiterbildung, Universitäten, pädagogische Hochschulen, Fachschulen, andere Bildungseinrichtungen, die Bildungsaktivitäten unter der staatlichen Verwaltungsverantwortung des Ministeriums für Bildung und Ausbildung durchführen, sowie damit verbundene Agenturen, Organisationen und Einzelpersonen.

200 Arten von Aufzeichnungen und Dokumenten werden dauerhaft gespeichert

Dementsprechend enthält diese Verordnung über 200 Arten von Aufzeichnungen und Dokumenten, die dauerhaft gespeichert werden. Dazu gehören beispielsweise Aufzeichnungen zur Genehmigung der Gründung oder Zulassung von Universitäten, Aufzeichnungen zur Anerkennung gemeinnütziger privater Universitäten und Aufzeichnungen zur Genehmigung der Übertragung von Ausbildungen auf Universitätsniveau.

Hochschulzulassungsunterlagen zählen zu den dauerhaft archivierten Dokumenten im Bildungsbereich.

Dokumente zur Zulassung zu Doktorats-, Master-, Universitäts- und Collegestudiengängen, wie z. B. Aufzeichnungen zur Festlegung der jährlichen Zulassungsziele, Aufzeichnungen zur Entwicklung von Plänen zur Sicherstellung der Qualität der Zulassungseingaben, Benchmark-Ergebnisse, Zulassungsentscheidungen und Zulassungslisten.

Dokumente zur Anerkennung von Universitätsabschlüssen, wie z. B. Bescheide über die Anerkennung von Abschlüssen und die Verleihung des akademischen Grades, Absolventenlisten, Nachweise über die Anerkennung von Abschlüssen; Unterlagen und Dokumente zur Doktorandenausbildung, wie z. B. Nachweise über die Zulassung zur Doktorandenausbildung, die Suspendierung der Immatrikulation, den Widerruf des Bescheids über die Zulassung zur Doktorandenausbildung in Haupt- und Spezialgebieten; Nachweise über die Genehmigung zur Zusammenarbeit mit inländischen Bildungseinrichtungen bei der Doktorandenausbildung; Leistungsnachweise nach Semester, Studienjahr und Kurs; Nachweise über die Anerkennung von Abschlüssen und die Verleihung des Doktorgrades; Nachweise über die Bewertung von Doktorarbeiten auf Basisniveau; Nachweise über die Beantragung einer Verteidigung der Doktorarbeit auf Schul- oder Institutsebene …

Aufzeichnungen und Dokumente, die 20 Jahre oder länger aufbewahrt werden

Im Hinblick auf die 70-jährige Aufbewahrungsfrist gibt es nur eine Datei zum Aufbau einer Datenbank über das Personal von Beamten, Lehrern und Bildungsverwaltern. Dies ist ein neuer Inhalt, der zuvor nicht im Rundschreiben von 2016 enthalten war.

Es gibt 3 Arten von Dokumenten, die 30 Jahre lang archiviert werden, darunter Bewertungsprotokolle für Masterarbeiten, Bewertungsprotokolle für Masterarbeiten und die Verarbeitung der Bewertungsergebnisse für Masterarbeiten im Falle einer Beschwerde und wenn die Masterarbeit vom Bewertungsausschuss als den Anforderungen entsprechend oder besser bewertet wird.

Es gibt über 80 Papierakten, die 20 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, beispielsweise Akten über die Einrichtung des Schulrats und die Ernennung des Vorsitzenden des öffentlichen Universitätsrats; Dokumente zur Anerkennung von Universitätsabschlüssen; Universitätsabschlussprojekte und -arbeiten, die vom Rat als den Anforderungen entsprechend oder höher bewertet werden; Programmdateien und wissenschaftliche Forschungsthemen von Dozenten und Forschern auf Ministeriumsebene; Akten über die Auswahl und Zuteilung von Voruniversitätsstudenten zum Studium an Universitäten, Hochschulen und Mittelschulen; Übersichtstabellen zu Lern- und Ausbildungsergebnissen von Grundschülern usw.

Aufzeichnungen und Dokumente werden 2–10 Jahre lang aufbewahrt

Für die Dauer von 10 Jahren werden folgende Dokumente archiviert: Zeugnisse aller Fächer, einschließlich Testergebnisse, Prüfungsergebnisse, Ergebnisse von Universitätskursen; Unterlagen zur Genehmigung von Ergebnissen von Universitätsabschlussprüfungen; Unterlagen zur Überprüfung von Ergebnissen von Semesterabschlussprüfungen, Zeugnisse aller Fächer, einschließlich Testergebnisse, Prüfungsergebnisse, Ergebnisse von Masterkursen usw.

Innerhalb von 5 Jahren fallen folgende Dokumente an: Abschlussarbeiten und Abschlussarbeiten, die nicht den Anforderungen auf Universitätsniveau entsprechen; Bewerbungsunterlagen und Masterprüfungen; Zeugnisse aller Fächer einschließlich Testergebnissen, Prüfungsergebnissen, Master-Fachergebnissen; Dokumente zur Überprüfung der Ergebnisse der Abschlussprüfungen, Abschlussprüfungen auf Doktoratsniveau...

Dabei werden Praktikumsberichte von Universitäten und Hochschulen für 3 Jahre archiviert, Prüfungsunterlagen und sonstige Dokumente im Zusammenhang mit Universitäts- und Hochschulabschlussprüfungen und -examen für 2 Jahre.

Den vollständigen Text des Entwurfs des Rundschreibens zur Regelung der Aufbewahrungsfrist von Aufzeichnungen und Dokumenten im Bereich der allgemeinen und beruflichen Bildung können die Leser HIER einsehen.

Unterschiede zwischen der alten und der neuen Regelung

Während das alte Rundschreiben 274 Dokumentarten umfasste, umfasst der neue Entwurf bis zu 387 Dokumente. Es gibt einige Änderungen, beispielsweise war die alte Regelung zum Austausch von Bildungs- und Ausbildungsdokumenten nur zehn Jahre gültig, der neue Entwurf sieht jedoch nur fünf Jahre vor. Die alte Regelung zur Zusammenstellung, Auswahl, Beurteilung, Genehmigung und Verwendung von Lehrmaterialien und Lehrbüchern für alle Ebenen der Hochschulbildung war 20 Jahre gültig, die neue Regelung ist unbefristet.

Darüber hinaus wird die Liste der von Vietnam anerkannten internationalen Organisationen zur Bewertung und Akkreditierung der Bildungsqualität gemäß den alten Vorschriften 20 Jahre lang aufbewahrt, der neue Entwurf sieht jedoch eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vor. Aufzeichnungen über die Gründung oder die Erlaubnis zur Gründung, Auflösung, Namensänderung, Erteilung oder Wiedererteilung von Betriebslizenzen sowie die Aussetzung von Aktivitäten zur Bewertung der Bildungsqualität für Organisationen zur Bewertung der Bildungsqualität im alten Rundschreiben werden dauerhaft aufbewahrt, der neue Entwurf sieht jedoch eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vor.

Quelle: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm