Welche Dokumente und Aufzeichnungen im Bildungsbereich werden dauerhaft archiviert?

Das Ministerium für Bildung und Ausbildung hat soeben einen Entwurf für ein Rundschreiben zur Regelung der Aufbewahrungsfrist von Aufzeichnungen und Dokumenten im Bildungs- und Ausbildungsbereich veröffentlicht. Dieses Rundschreiben ersetzt das im Jahr 2016 erlassene Rundschreiben zur Regelung der Aufbewahrungsfrist von Berufsdokumenten im Bildungssektor.

Demnach gilt der Entwurf des Rundschreibens zur Regelung der Aufbewahrungsfrist von Aufzeichnungen und Dokumenten im Bildungs- und Ausbildungsbereich für alle dem Ministerium für Bildung und Ausbildung unterstellten und direkt unterstellten Einheiten; Abteilungen für Bildung und Ausbildung; Vorschulen, allgemeinbildende Einrichtungen, Einrichtungen der Weiterbildung, Universitäten, pädagogische Hochschulen, Fachschulen, sonstige Bildungseinrichtungen, die Bildungsaktivitäten unter der staatlichen Verwaltungsverantwortung des Ministeriums für Bildung und Ausbildung durchführen, sowie für zugehörige Agenturen, Organisationen und Einzelpersonen.

200 Arten von Datensätzen und Dokumenten werden dauerhaft gespeichert.

Gemäß dieser Verordnung werden über 200 Arten von Aufzeichnungen und Dokumenten dauerhaft aufbewahrt. Dazu gehören beispielsweise Aufzeichnungen über die Genehmigung der Gründung von Universitäten, Aufzeichnungen über die Anerkennung gemeinnütziger Privatuniversitäten sowie Aufzeichnungen über die Anrechnung von Ausbildungen auf Universitätsniveau.

Zulassungsunterlagen von Universitäten gehören zu den dauerhaft archivierten Dokumenten im Bildungssektor.

Dokumente über die Zulassung zu Doktorats-, Master-, Universitäts- und Hochschulbildungsstufen wie Aufzeichnungen zur Festlegung jährlicher Zulassungsziele, Aufzeichnungen zur Entwicklung von Plänen zur Sicherstellung der Qualität der Zulassungsunterlagen, Benchmark-Ergebnisse, Zulassungsentscheidungen und Zulassungslisten.

Dokumente zur Anerkennung von Hochschulabschlüssen, wie z. B. Abschlussbestätigungen und Entscheidungsbescheide zur Verleihung des Doktorgrades, Absolventenlisten und Abschlussnachweise; Unterlagen zur Promotion, wie z. B. Genehmigungen zur Promotion, Suspendierungen, Widerrufe der Zulassung zur Promotion; Genehmigungen zur Zusammenarbeit mit inländischen Bildungseinrichtungen im Bereich der Promotion; Leistungsnachweise nach Semester, Studienjahr und Kurs; Nachweise über die Anerkennung von Hochschulabschlüssen und die Verleihung des Doktorgrades; Nachweise über die Bewertung von Dissertationen auf Bachelor-Niveau; Nachweise über die Zulassung zur Verteidigung der Dissertation an einer Hochschule oder einem Institut…

Aufzeichnungen und Dokumente, die 20 Jahre oder länger aufbewahrt wurden

Bezüglich der 70-jährigen Aufbewahrungsfrist gibt es nur eine einzige Datei zum Aufbau einer Datenbank über das Personal der Beamten, Lehrer und Bildungsadministratoren. Dies ist ein neuer Inhalt, der zuvor nicht im Rundschreiben von 2016 enthalten war.

Es gibt drei Arten von Dokumenten, die 30 Jahre lang archiviert werden: Bewertungsunterlagen für Masterarbeiten, Gutachten für Masterarbeiten und die Bearbeitung der Gutachtenergebnisse für den Fall einer Beschwerde, wenn die Masterarbeit vom Bewertungsausschuss als den Anforderungen entsprechend oder darüber hinausgehend bewertet wird.

Es gibt mehr als 80 Papierakten, die 20 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, wie z. B. Akten über die Einrichtung des Schulrats und die Ernennung des Vorsitzenden des Hochschulrats; Dokumente über die Anerkennung von Hochschulabschlüssen; Hochschulabschlussprojekte und Dissertationen, die vom Rat als den Anforderungen entsprechend oder darüber hinaus bewertet wurden; Programmdateien und wissenschaftliche Forschungsthemen von Dozenten und Forschern auf Ministeriumsebene; Akten über die Auswahl und Zuweisung von Studienanfängern an Universitäten, Hochschulen und weiterführende Schulen; zusammenfassende Tabellen über die Lern- und Ausbildungsergebnisse von Grundschülern usw.

Aufzeichnungen und Dokumente werden 2-10 Jahre lang aufbewahrt

Für einen Zeitraum von 10 Jahren werden folgende Dokumente archiviert: Zeugnisse aller Fächer einschließlich Testergebnisse, Prüfungsergebnisse, Universitätskursnoten; Unterlagen zur Genehmigung der universitären Semesterabschlussprüfungsergebnisse; Unterlagen zur Überprüfung der Semesterabschlussprüfungsergebnisse, Zeugnisse aller Fächer einschließlich Testergebnisse, Prüfungsergebnisse, Masterkursnoten usw.

Innerhalb von 5 Jahren fallen folgende Dokumente an: Abschlussarbeiten und Dissertationen, die nicht den Anforderungen der Universität entsprechen; Bewerbungsunterlagen und Masterprüfungen; Zeugnisse aller Fächer einschließlich Testergebnissen, Prüfungsnoten und Masternoten; Unterlagen zur Überprüfung von Abschlussprüfungen, Abschlussprüfungen auf Doktorandenebene...

Praktikumsberichte von Absolventen von Universitäten und Hochschulen werden hingegen drei Jahre lang archiviert; Prüfungsunterlagen und andere Dokumente im Zusammenhang mit Abschlussprüfungen von Universitäten und Hochschulen werden zwei Jahre lang archiviert.

Den vollständigen Text des Entwurfs des Rundschreibens zur Regelung der Aufbewahrungsfrist von Aufzeichnungen und Dokumenten im Bildungs- und Ausbildungsbereich finden Sie HIER .

Unterschiede zwischen den alten und neuen Vorschriften

Während das alte Rundschreiben 274 Dokumententypen umfasste, enthält der neue Entwurf bis zu 387 Dokumente. Es gibt einige Änderungen: Die alte Regelung zum Austausch von Bildungs- und Ausbildungsdokumenten war nur 10 Jahre gültig, der neue Entwurf sieht eine Gültigkeitsdauer von nur 5 Jahren vor. Die alte Regelung zur Zusammenstellung, Auswahl, Bewertung, Genehmigung und Verwendung von Lehrmaterialien und Lehrbüchern für alle Stufen der Hochschulbildung galt 20 Jahre, die neue Regelung ist unbefristet.

Darüber hinaus wurde die Liste der von Vietnam anerkannten internationalen Organisationen für die Bewertung und Akkreditierung von Bildungsqualität gemäß den alten Bestimmungen 20 Jahre lang aufbewahrt, im neuen Entwurf jedoch nur noch 10 Jahre. Die Aufzeichnungen über die Gründung oder Genehmigung zur Gründung, Auflösung, Namensänderung, Erteilung und Wiedererteilung von Betriebslizenzen sowie die Aussetzung von Tätigkeiten im Bereich der Bildungsqualitätsbewertung wurden im alten Rundschreiben dauerhaft aufbewahrt, im neuen Entwurf jedoch nur noch 10 Jahre.

Quelle: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm