KI-Anwendung steigert Effizienz bei der Abwicklung von Behördengängen

Das IT-Ingenieurteam von VNPT setzt Technologielösungen zur Betreuung der Kunden ein.

Die Umstrukturierung des Apparats und der Verwaltungseinheiten, insbesondere der Verwaltungseinheiten auf Bezirks- und Gemeindeebene, ist ein wichtiger politischer Schritt mit strategischer Bedeutung für die Rationalisierung des Apparats und die Verbesserung der Effektivität und Effizienz der Verwaltung. Dieser Prozess bringt jedoch auch weiterhin erhebliche Herausforderungen im Bereich der Abwicklung von Verwaltungsverfahren mit sich.

Insbesondere Änderungen der Verwaltungsgrenzen, -namen und der damit verbundenen Vorschriften haben bei Bürgern und Unternehmen zu Verwirrung und Informationsmangel geführt, was zu einem plötzlichen Anstieg der Nachfragen und der Durchführung von Verwaltungsverfahren geführt hat. Im Rahmen der Rationalisierung der Gehaltsabrechnung müssen sich die Beamten und Staatsbediensteten zudem mit neuen Geschäftsprozessen vertraut machen und die zunehmende Anzahl von Dokumenten bearbeiten. Dies führt zu großem Druck und dem Risiko von Verzögerungen und Fehlern.

Um diese Herausforderungen wirksam zu bewältigen, einen reibungslosen und transparenten Regelungsprozess sicherzustellen, Unannehmlichkeiten für Menschen und Unternehmen zu minimieren und die Verwaltungsressourcen zu optimieren, hat die Vietnam Posts and Telecommunications Group (VNPT) spezielle KI-Anwendungen entwickelt, um die effektive Abwicklung von Verwaltungsverfahren während der Übergangsphase zu unterstützen.

„Personalisierung“ im Dienste von Menschen und Unternehmen

„Citizen – Business Virtual Assistant“ ist eine integrierte KI-Plattform, die als zentraler, intelligenter digitaler Touchpoint fungiert und Bürger und Unternehmen umfassend bei allen verwaltungstechnischen Fragen rund um den Fusionsprozess unterstützt.

Diese Anwendung kann rund um die Uhr automatisch auf Informationen reagieren und nutzt die Technologie der natürlichen Sprachverarbeitung (NLP), um Tausende von Fragen von Privatpersonen und Unternehmen zu neuen Verwaltungsgrenzen, Namensänderungen und anzupassenden Dokumenten (Haushaltsregistrierung, Bürgerausweis, Gewerbeschein, Landnutzungszertifikat usw.) zu verstehen und zu beantworten. Die Anwendung bietet außerdem Informationen zu neuen Richtlinien und Vorschriften, die nach der Fusion entstehen – leicht verständlich und individuell für jeden Fall.

Andererseits wird die KI auf Grundlage der vom Benutzer bereitgestellten Informationen (Art des zu ändernden Dokuments, alte/neue Adresse, Art des Unternehmens) automatisch die durchzuführenden Verwaltungsverfahren identifizieren und detaillierte Anweisungen für jeden Schritt und jedes vorzubereitende Dokument bereitstellen. Gleichzeitig werden direkte Links zu den auszufüllenden elektronischen Formularen bereitgestellt. Außerdem wird das automatische Ausfüllen eines Teils der Informationen unterstützt, wenn die Daten bereits in der nationalen Datenbank verfügbar sind. Dadurch werden Fehler und Zeitaufwand für die Mitarbeiter minimiert.

Dieses KI-System sammelt, analysiert und aktualisiert außerdem automatisch die neuesten Rechtsdokumente und Ankündigungen von Ministerien, Zweigstellen und Kommunen im Zusammenhang mit Fusionen und stellt so sicher, dass die Informationen für Privatpersonen und Unternehmen stets korrekt und aktuell sind.

Dank der oben genannten Funktionen wird die KI-Anwendung „Virtueller Assistent für Bürger – Unternehmen“ den Aufwand direkter Befragungen für die mit der Abwicklung von Verwaltungsverfahren beauftragten Beamten deutlich reduzieren und ihnen mehr Zeit geben, sich auf die Bearbeitung komplexer Unterlagen zu konzentrieren, die einer eingehenden Prüfung bedürfen.

Die Anwendung trägt zudem zur Zufriedenheit und Erfahrung von Menschen und Unternehmen bei, indem sie ihnen hilft, jederzeit und überall proaktiv nach Informationen zu suchen und Verwaltungsverfahren durchzuführen. Dies verkürzt Warte- und Reisezeiten und schafft Transparenz und Vertrauen. Insbesondere gewährleistet die Anwendung auch die Einheitlichkeit und Genauigkeit der Informationen, wodurch Situationen, in denen jeder Ort unterschiedliche Erklärungen abgibt und Verwirrung entsteht, eingeschränkt und Fairness für alle Beteiligten geschaffen wird.

KI unterstützt die Abwicklung von Verwaltungsverfahren

VNPT hat außerdem eine Reihe von KI-Anwendungen entwickelt, die tief in das System zur Bearbeitung von Verwaltungsverfahren integriert sind, um Beamten und Staatsbediensteten dabei zu helfen, Verwaltungsverfahren während der Übergangsphase effizienter abzuwickeln.

Zunächst gibt es ein KI-System, das die intelligente Klassifizierung und Überprüfung von Datensätzen unterstützt. Diese KIs nutzen Computer Vision-Technologie, um Dokumente und Datensätze automatisch zu scannen, zu identifizieren und Informationen daraus zu lesen. Sie klassifizieren Datensätze automatisch, extrahieren Daten und überprüfen ihre Gültigkeit gemäß den neuen Vorschriften und Formen von Verwaltungseinheiten nach der Fusion. Anschließend warnen sie automatisch vor Mängeln, Fehlern oder ungültigen Datensätzen. Dies hilft den Beamten, diese frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Ergänzungen anzufordern, wodurch die Anzahl der zurückzugebenden Datensätze reduziert wird.

Als nächstes kommen KIs, die die Entscheidungsfindung und die Aktenbearbeitung unterstützen. Diese KIs analysieren Daten aus der Akte, vergleichen sie mit relevanten Vorschriften, um eine Lösung vorzuschlagen oder den Mitarbeitern die nächsten Schritte zu empfehlen. In komplexen Fällen kann die KI auf wichtige Punkte oder relevante Rechtsdokumente hinweisen, die die Mitarbeiter heranziehen können, wodurch der Beurteilungsprozess beschleunigt wird.

Schließlich automatisiert KI die Berichterstattung und Statistik. Die Anwendung synthetisiert automatisch Daten aus dem Prozess des Empfangs und der Bearbeitung von Verwaltungsverfahren (Anzahl der Datensätze, durchschnittliche Bearbeitungszeit, am häufigsten auftretende Arten von Verwaltungsverfahren, häufige Fehler usw.).

Erstellen Sie auf dieser Grundlage visuelle statistische Berichte in Echtzeit, die den lokalen Führungskräften, Abteilungen und Zweigstellen einen umfassenden Überblick über die Effektivität der Abwicklung von Verwaltungsverfahren verschaffen und Engpässe leicht erkennen, um rechtzeitig entsprechende Maßnahmen ergreifen zu können.

Die Ergebnisse praktischer Tests zeigen, dass diese KI-Systeme die Produktivität der Mitarbeiter deutlich verbessert, manuelle, repetitive und fehleranfällige Aufgaben reduziert und den Mitarbeitern dabei geholfen haben, sich auf fachliche Aufgaben zu konzentrieren sowie komplexere Probleme zu lösen. Zudem haben sie Transparenz und Fairness bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren gewährleistet, wenn Prozesse digitalisiert und durch KI gesteuert werden, wodurch subjektive Eingriffe und negative Risiken minimiert wurden. Gleichzeitig haben sie dem Management genaue und aktuelle Daten geliefert und so die Führungskräfte an der Basis und vor Ort dabei unterstützt, schnelle und effektive operative Entscheidungen auf der Grundlage realer Daten zu treffen.

Erleben Sie eine moderne, schnelle und effiziente digitale Verwaltung

Der Piloteinsatz von KI zur Unterstützung der Bearbeitung von Verwaltungsverfahren in Ho-Chi-Minh- Stadt im Mai 2025 hat viele positive Ergebnisse gebracht. Konkret: Die Zeit für den Empfang und die Beantwortung von Anfragen wurde deutlich verkürzt; Menschen und Unternehmen werden präziser unterstützt, wodurch die Notwendigkeit häufiger Reisen reduziert wird; gleichzeitig stehen den Beamten zusätzliche Tools zur Verfügung, um die Bearbeitung von Dokumenten proaktiver und effektiver zu unterstützen.

Dementsprechend hat das KI-System den Empfang von durchschnittlich 10.000 bis 13.000 Dokumenten unterstützt, die täglich direkt von Bürgern eingereicht wurden, und so zu einer Bearbeitungszeitersparnis von schätzungsweise 1.400 Stunden pro Tag, mehr als 30.800 Stunden pro Monat und 369.600 Stunden pro Jahr beigetragen, was der Arbeit von etwa 175 Beamten entspricht.

Darüber hinaus unterstützen KI-Anwendungen auch den Empfang von durchschnittlich 5.000 bis 6.000 Online-Anträgen pro Tag, wodurch die Bearbeitungszeit um schätzungsweise 550 Stunden pro Tag, mehr als 12.100 Stunden pro Monat und 145.200 Stunden pro Jahr eingespart wird, was der Arbeit von fast 70 Mitarbeitern entspricht.

Wenn Bürger und Unternehmen den Fortschritt von Verwaltungsverfahren verfolgen, können sie außerdem Informationen zu ChatBot-Transaktionen abrufen und anzeigen, um den gesamten Prozess verständlicher zu gestalten. Der Einsatz von KI im öffentlichen Serviceportal und im Informationssystem für Verwaltungsverfahren hat dazu beigetragen, den Prozess zu optimieren, Wartezeiten und Bearbeitungskosten zu reduzieren, schnelle und transparente Dienstleistungen zu gewährleisten und den Menschen umfassend zu dienen.

Für VNPT ist KI nicht nur ein Trend, sondern eine langfristige Strategie, die schon sehr früh initiiert wurde. Denn VNPT ist sich bewusst, dass die Beherrschung von KI-Technologie nicht im Handumdrehen erreicht werden kann, sondern systematische, nachhaltige und visionäre Investitionen erfordert. VNPT identifiziert klar drei Säulen, die Investitionen benötigen: Menschen, Infrastruktur und Daten. Für die echte Entwicklung von KI reichen Finanzierung allein nicht aus, sondern erfordern flexible Mechanismen, spezielle Richtlinien und Handlungswillen.

Die von VNPT entwickelten KI-Technologien werden alle in spezifische Produkte und Dienstleistungen verpackt und eng in das digitale Ökosystem integriert, das für Regierung, Bevölkerung und Unternehmen bereitgestellt wird. Dank dieses Prozesses des „Tuns in der Praxis – Nutzen in der Praxis“ wird die KI-Technologie von VNPT immer perfektionierter und auch das KI-Personalteam wird immer reifer.

Laut der Zeitung THAI LINH/Nhan Dan

Link zum Originalartikel

Quelle: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html