KI-Anwendungen steigern die Effizienz administrativer Abläufe.

Das IT-Engineering-Team von VNPT implementiert Technologielösungen zur Betreuung der Kunden.

Die Reorganisation des Verwaltungsapparates und seiner Einheiten, insbesondere der Verwaltungseinheiten auf Kreis- und Gemeindeebene, ist eine wichtige und strategisch bedeutsame Maßnahme zur Verschlankung des Apparates und zur Steigerung der Effektivität und Effizienz der Verwaltung. Dieser Prozess birgt jedoch erhebliche Herausforderungen im Bereich der Verwaltungsabläufe.

Konkret haben Änderungen der Verwaltungsgrenzen, Namen und zugehörigen Vorschriften bei Bürgern und Unternehmen für Verwirrung gesorgt und zu einem sprunghaften Anstieg von Anfragen und Verwaltungsverfahren geführt. Hinzu kommt, dass Beamte und Angestellte im Zuge des Personalabbaus gleichzeitig neue Arbeitsabläufe umsetzen und den gestiegenen Papieraufwand bewältigen müssen, was erheblichen Druck erzeugt und das Risiko von Verzögerungen und Fehlern erhöht.

Um diese Herausforderungen effektiv zu bewältigen, einen reibungslosen und transparenten Umstrukturierungsprozess zu gewährleisten, die Unannehmlichkeiten für Bürger und Unternehmen zu minimieren und die administrativen Ressourcen zu optimieren, hat die Vietnam Post and Telecommunications Group (VNPT) spezialisierte KI-Anwendungen entwickelt, um eine effiziente Bearbeitung der Verwaltungsverfahren während der Übergangszeit zu unterstützen.

Personalisierte Dienstleistungen für Bürger und Unternehmen.

„Citizen-Business Virtual Assistant“ ist eine integrierte KI-Plattform, die als einziger, intelligenter digitaler Berührungspunkt fungiert und Bürgern und Unternehmen umfassende Unterstützung bei allen administrativen Verfahren bietet, die sich aus dem Fusionsprozess ergeben.

Mit ihrer rund um die Uhr verfügbaren automatisierten Informationsbeantwortungsfunktion nutzt diese Anwendung Technologie zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), um Tausende von Fragen von Bürgern und Unternehmen zu neuen Verwaltungsgrenzen, Namensänderungen und notwendigen Dokumentenanpassungen (Haushaltsanmeldung, Personalausweis, Gewerbeschein, Baugenehmigung usw.) zu verstehen und präzise und umgehend zu beantworten. Die Anwendung bietet außerdem Informationen zu neuen Richtlinien und Vorschriften nach Fusionen in leicht verständlicher und individueller Form.

Andererseits ermittelt die KI anhand der vom Nutzer bereitgestellten Informationen (Art des zu ändernden Dokuments, alte/neue Adresse, Art des Unternehmens) automatisch die erforderlichen Verwaltungsschritte und liefert detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Vorbereitung der benötigten Dokumente. Sie stellt außerdem direkte Links zu den auszufüllenden elektronischen Formularen bereit und hilft sogar beim automatischen Ausfüllen von Teilen der Informationen, sofern die Daten bereits in der nationalen Datenbank vorhanden sind. Dadurch werden Fehler minimiert und den Bürgern Zeit gespart.

Dieses KI-System sammelt, analysiert und aktualisiert außerdem automatisch die neuesten Rechtsdokumente und Bekanntmachungen von Ministerien, Behörden und lokalen Stellen im Zusammenhang mit Fusionen, um sicherzustellen, dass die Informationen für Bürger und Unternehmen stets korrekt und aktuell sind.

Dank dieser Funktionen wird die KI-Anwendung „Citizen-Business Virtual Assistant“ die Belastung der für die Bearbeitung von Verwaltungsverfahren zuständigen Beamten durch direkte Frage-Antwort-Sitzungen erheblich reduzieren und ihnen so Zeit verschaffen, sich auf die Bearbeitung komplexer Akten zu konzentrieren, die eine eingehende Prüfung erfordern.

Die Anwendung trägt außerdem dazu bei, die Zufriedenheit und das Nutzungserlebnis von Bürgern und Unternehmen zu verbessern, indem sie ihnen ermöglicht, jederzeit und überall proaktiv Informationen zu suchen und administrative Vorgänge durchzuführen. Dadurch werden Wartezeiten und Wege minimiert sowie Transparenz und Vertrauen geschaffen. Insbesondere gewährleistet die Anwendung die Konsistenz und Genauigkeit der Informationen, wodurch Situationen vermieden werden, in denen verschiedene Stellen unterschiedliche Interpretationen liefern, Verwirrung stiften und Fairness für alle Beteiligten geschaffen wird.

KI unterstützt die Abwicklung administrativer Verfahren.

VNPT hat außerdem eine Reihe von KI-Anwendungen entwickelt, die tief in das System zur Bearbeitung von Verwaltungsverfahren integriert sind, um Beamten und Angestellten zu helfen, Verwaltungsverfahren während der Übergangszeit effizienter abzuwickeln.

Zunächst gibt es das KI-System, das die intelligente Dokumentenklassifizierung und -prüfung unterstützt. Diese KI nutzt Computer-Vision-Technologie, um Informationen aus verschiedenen Dokumenten und Dateien automatisch zu scannen, zu erkennen und zu lesen. Sie klassifiziert Dateien automatisch, extrahiert Daten und prüft deren Gültigkeit gemäß den neuen Vorschriften und Formularen der fusionierten Verwaltungseinheit. Anschließend meldet sie automatisch Mängel, Unstimmigkeiten oder ungültige Dateien, wodurch Beamte Probleme frühzeitig erkennen und rechtzeitig Ergänzungen anfordern können. Dies reduziert die Rücklaufquote von Dokumenten.

Anschließend unterstützt KI die Entscheidungsfindung und Dokumentenverarbeitung. Die KI analysiert Daten aus Dokumenten, vergleicht sie mit relevanten Vorschriften und schlägt Lösungen oder nächste Schritte für die Behörden vor. In komplexen Fällen kann die KI wichtige Punkte hervorheben oder relevante Rechtsdokumente bereitstellen, wodurch der Prüfprozess beschleunigt wird.

Schließlich gibt es KI-gestützte, automatisierte Berichte und Statistiken. Dementsprechend erfasst die Anwendung automatisch Daten aus dem Prozess der Annahme und Bearbeitung administrativer Vorgänge (Anzahl der Dateien, durchschnittliche Bearbeitungszeit, am häufigsten auftretende Arten administrativer Vorgänge, häufige Fehler usw.).

Dadurch werden visuelle, statistische Echtzeitberichte generiert, die den lokalen Führungskräften und Abteilungen einen umfassenden Überblick über die Effektivität der administrativen Abläufe geben und es erleichtern, Engpässe zu erkennen und zeitnah Hilfestellung und Anweisungen zu geben.

Die Ergebnisse von Praxistests zeigen, dass diese KI-Systeme die Produktivität von Beamten deutlich verbessert haben, indem sie manuelle, sich wiederholende und fehleranfällige Aufgaben reduzieren und es den Beamten ermöglichen, sich auf ihre beruflichen Aufgaben zu konzentrieren und komplexere Probleme zu lösen; sie gewährleisten Transparenz und Fairness in Verwaltungsverfahren, da Prozesse digitalisiert und von KI gesteuert werden, wodurch subjektive Eingriffe und negative Risiken minimiert werden; und sie liefern genaue und zeitnahe Daten für das Management und unterstützen Basis- und lokale Führungskräfte bei der schnellen und effektiven Entscheidungsfindung auf der Grundlage realer Daten.

Erleben Sie moderne, schnelle und effiziente digitale Verwaltung.

Das Pilotprojekt zur Anwendung von KI zur Unterstützung administrativer Abläufe in Ho-Chi-Minh -Stadt, das im Mai 2025 startete, hat viele positive Ergebnisse erzielt. Im Einzelnen: Die Bearbeitungszeiten für Anträge wurden deutlich verkürzt; Bürger und Unternehmen erhalten präzisere Unterstützung, wodurch sich die Notwendigkeit mehrerer Besuche verringert; und die Behörden verfügen über zusätzliche Instrumente, um Anträge proaktiver und effizienter zu bearbeiten.

Demnach hat das KI-System die Bearbeitung von durchschnittlich 10.000 bis 13.000 Anträgen unterstützt, die täglich direkt von Bürgern eingereicht wurden. Dadurch konnten schätzungsweise 1.400 Stunden pro Tag, über 30.800 Stunden pro Monat und 369.600 Stunden pro Jahr an Bearbeitungszeit eingespart werden, was der Arbeit von etwa 175 Beamten entspricht.

Darüber hinaus unterstützen KI-Anwendungen die Bearbeitung von durchschnittlich 5.000 bis 6.000 Online-Anträgen pro Tag, wodurch schätzungsweise 550 Stunden pro Tag, 12.100 Stunden pro Monat und 145.200 Stunden pro Jahr an Bearbeitungszeit eingespart werden, was der Arbeit von fast 70 Beamten entspricht.

Darüber hinaus können Bürger und Unternehmen den Fortschritt von Verwaltungsverfahren verfolgen, ihre Informationen auf der Chatbot-Transaktionsplattform einsehen und anzeigen lassen, was das Nutzererlebnis insgesamt verbessert. Der Einsatz von KI im Bürgerportal und im Informationssystem zur Lösung von Verwaltungsverfahren hat Prozesse optimiert, Wartezeiten und Bearbeitungskosten reduziert und einen schnellen, transparenten und bürgernahen Service gewährleistet.

Für VNPT ist KI nicht nur ein Trend, sondern eine langfristige Strategie, die frühzeitig verfolgt wurde. VNPT ist sich bewusst, dass die Beherrschung der KI-Technologie nicht durch überstürztes Handeln erreicht werden kann; sie erfordert systematische, nachhaltige und visionäre Investitionen. VNPT hat drei Säulen identifiziert, in die investiert werden muss: Personal, Infrastruktur und Daten. Für die wirkliche Entwicklung von KI reicht die Finanzierung allein nicht aus; flexible Mechanismen, spezielle Richtlinien und ein entschlossenes Engagement sind ebenfalls notwendig.

Die von VNPT entwickelten KI-Technologien werden in spezifische Produkte und Dienstleistungen integriert und eng mit dem digitalen Ökosystem verknüpft, das für Regierung, Bürger und Unternehmen bereitgestellt wird. Dank dieses kontinuierlichen Entwicklungsprozesses verbessert sich die KI-Technologie von VNPT stetig, und die KI-Fachkräfte erlangen zunehmend mehr Kompetenz.

Laut der Zeitung THAI LINH/Nhan Dan

Link zum Originalartikel

Quelle: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html