Bac Ninh crea un 'almacén de conocimiento digital' para servir al gobierno electrónico

Foto ilustrativa.

Construyendo un repositorio de conocimiento digital, preservando el valor de los documentos

Entre 2022 y 2024, el Departamento del Interior de Bac Ninh coordinó con una unidad consultora la implementación del software de Gestión de Archivos Electrónicos. Este software ha implementado funciones importantes como la entrada de datos, la búsqueda, la autorización de acceso y la supervisión de cambios.

Hasta la fecha, se han digitalizado más de 31.300 expedientes, equivalentes a 3,3 millones de páginas A4. Estos documentos son principalmente documentos directivos y administrativos del Comité Popular Provincial, sus departamentos y sucursales, del período comprendido entre 1948 y 2014.

Hasta la fecha, el sistema ha demostrado su eficacia práctica. Mientras que antes, buscar un perfil personal, una decisión administrativa o datos de estudiantes de posgrado requería horas de búsqueda en archivos impresos, ahora el sistema puede ofrecer resultados precisos, completos y legalmente válidos con solo unas palabras clave y unos minutos de operación. La tecnología digital ha ayudado a reducir el tiempo de búsqueda entre 20 y 30 veces en comparación con los métodos tradicionales. El sistema de almacenamiento también garantiza la seguridad controlando el acceso, asignando derechos de usuario y registrando el historial de cambios. Gracias a ello, el sistema registra, en promedio, más de un millón de lectores y 1500 explotaciones de perfiles en línea al año.

El proyecto de transformación digital en el almacenamiento de documentos marca un importante avance desde el método de "almacenamiento tradicional" hacia el sistema de "gestión moderna del conocimiento". El Centro de Archivos Históricos N.º 1 de Bac Ninh ha construido un ecosistema de datos vinculados en lugar de seguir manteniendo un repositorio de documentos separado. En este sistema, documentos como textos, resoluciones, despachos oficiales y registros de funcionarios se etiquetan y vinculan en función de factores temporales, organismos emisores, campos y temas. Al crear un "Archivo de Conocimiento", los usuarios pueden acceder a la información en contextos específicos, lo que abre oportunidades para aplicar los datos a diversos fines, como la administración, la investigación, la educación , la cultura y el derecho, a la vez que mejora las capacidades analíticas y estadísticas.

Retos y plan de expansión para el periodo 2025 – 2029

Según el Centro para la Comunicación de Ciencia y Tecnología, a pesar de los numerosos logros notables, la digitalización aún enfrenta numerosos desafíos. Algunos documentos tienen décadas de antigüedad y están gravemente dañados, lo que dificulta su escaneo, identificación y corrección. La falta de resúmenes o la inconsistencia en los formatos de muchos documentos también genera una carga de trabajo excesiva para el procesamiento empresarial. El proceso de aprobación, evaluación y aceptación de los productos digitalizados, según la normativa vigente, se prolonga, lo que afecta el progreso de la implementación. Además, a veces se producen interrupciones temporales en la explotación de datos debido a problemas de transmisión desde el servidor de almacenamiento del Departamento de Ciencia y Tecnología. A finales de 2020, la tasa de digitalización de documentos solo alcanzaba alrededor del 75 % del total de documentos almacenados en el almacén, mientras que se siguen recibiendo nuevos documentos cada año.

Para superar estas deficiencias y seguir ampliando la escala, el Comité Popular de la provincia de Bac Ninh aprobó el Proyecto "Digitalización de documentos del Archivo Histórico Provincial para el período 2025-2029". Este proyecto, con un costo estimado de unos 23 mil millones de VND, tiene como objetivo digitalizar 3,8 millones de páginas adicionales de documentos administrativos del Comité Popular Provincial, sus departamentos y sucursales. Este es un paso importante para completar el almacén de datos administrativos digitales de la provincia, acercándose al modelo de "Gobierno electrónico - almacenamiento electrónico - servicio electrónico a la ciudadanía".

El Departamento del Interior será el organismo principal en la implementación del Proyecto, coordinándose con las agencias y unidades pertinentes para garantizar la precisión, integridad y seguridad de los datos. El Centro de Archivos Históricos N.º 1 de Bac Ninh seleccionará socios tecnológicos de prestigio, organizará equipos especializados en digitalización y promoverá la comunicación para orientar a la ciudadanía sobre cómo aprovechar al máximo los datos digitales. Para mediados de 2025, el Centro habrá completado la digitalización de más de 330.000 páginas de documentos del Comité Popular Provincial y los Departamentos de Educación y Formación, Ciencia y Tecnología, sentando así una base sólida para la siguiente fase.

Dando forma a un gobierno inteligente

El modelo de Bac Ninh destaca por la integración de una infraestructura de almacenamiento digital y una seguridad descentralizada multicapa. Este sistema no solo permite una rápida recuperación de datos, sino que también permite rastrear registros de acceso, detectar anomalías y proteger completamente los datos originales. Este factor es importante en el contexto de la Estrategia Nacional de Datos para 2030, impulsada por el Gobierno, que exige a las localidades transformar el modelo de almacenamiento, pasando de la conservación de documentos a la gestión de activos de datos.

Bac Ninh está desarrollando un modelo de almacenamiento inteligente con el objetivo de convertir los datos históricos en recursos valiosos para el futuro. Al digitalizar, vincular y proteger los documentos históricos, no solo facilitarán la labor administrativa, sino que también sentarán una base sólida para aplicaciones de análisis, pronósticos, investigación de políticas y educación sobre historia local.

Hien Thao

Fuente: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967