اصلاح رویه‌های اداری، با استفاده از فناوری به عنوان ابزاری کلیدی

در سال‌های اخیر، کل کشور با گام‌های استوار، در تلاش برای تحقق یک مدیریت عمومی و شفاف بوده است و بر تحول دیجیتال تمرکز داشته است؛ تحولی که شیوه خدمت‌رسانی به مردم و کسب‌وکارها را در عصر جدید به شدت تغییر داده و به بهبود بهره‌وری مدیریت و ارتقای توسعه اجتماعی-اقتصادی کمک کرده است.

به گفته وزارت علوم و فناوری ، این یک نمایش واضح از عملکرد عملی قطعنامه شماره 57-NQ/TW در مورد پیشرفت‌های چشمگیر در توسعه علم و فناوری، نوآوری و تحول دیجیتال ملی است.

از رویه‌های محلی

استان خان هوا در حال ترویج تحول دیجیتال در سازمان‌های اداری، به سمت یک مدیریت مدرن و مؤثر، در خدمت مردم و مشاغل بوده است. پس از ادغام، این استان این امر را یک وظیفه کلیدی برای بهبود کارایی مدیریت و توسعه اجتماعی-اقتصادی می‌داند.

خان هوا، کارکنان حرفه‌ای را از ادارات و شعب گرفته تا مرکز خدمات مدیریت عمومی و سطوح بخش و محله برای پردازش اسناد افزایش می‌دهد.

سیستم دفتر کار الکترونیکی با ابزار ارزیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، مقایسه خودکار اسناد به صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاها کمک می‌کند. رویه‌های اداری با کد QR کدگذاری شده‌اند و جستجو و ارسال اسناد آنلاین را برای افراد راحت می‌کنند. علاوه بر این، هوش مصنوعی، دستیاران هوشمند و تجزیه و تحلیل داده‌ها به طور گسترده برای بهبود کارایی به کار گرفته می‌شوند.

مرکز خدمات مدیریت عمومی استان خان هوا (۲ مرکز در شهر نها ترانگ و بخش فان رانگ) تحت مدل «یک مقصد - خدمات بسیار» فعالیت می‌کند و بسیاری از رویه‌های مربوط به زمین، ثبت خانوار، امور داخلی، ساخت و ساز، مالیات و ... را انجام می‌دهد.

این مرکز منابع انسانی را از ۱۶ دپارتمان و شعبه جمع‌آوری می‌کند، مستقیماً سوابق را پردازش می‌کند و از سطوح بخش و محله در پیاده‌سازی محیط آنلاین پشتیبانی می‌کند.

در عین حال، این مرکز با پلیس استان و مخابرات خان هوا برای تضمین امنیت اطلاعات و با اتحادیه جوانان استان برای سازماندهی اعضای اتحادیه و جوانان جهت راهنمایی مردم هماهنگی می‌کند.

به گفته تران کوک نام، رئیس کمیته مردمی استان خان هوا، جنبش‌هایی مانند «روز بدون کاغذ» و «هفته کاری بدون اسناد کاغذی» (۱۵ ژوئیه - ۱۵ اوت ۲۰۲۵) برای ایجاد «دولت بدون کاغذ» آغاز شده‌اند. تا به امروز، ۱۰۰٪ اسناد استان به صورت دیجیتالی امضا و به صورت آنلاین صادر می‌شوند (به جز اسناد محرمانه).

در کان تو، دولت محلی نیز قاطعانه رویه‌های اداری «غیرسرزمینی» را اجرا کرده است و به مردم اجازه می‌دهد بدون توجه به محل سکونت یا محل صدور مدارک اصلی، در هر مرکز اداری عمومی مراحل اداری را انجام دهند.

برای اطمینان از هماهنگی و روان بودن عملکرد دولت دو سطحی، وزارت علوم و فناوری شهر کان تو، ۱۷ سیستم اطلاعاتی، از جمله سیستم تسویه حساب رویه‌های اداری را مستقر کرده است که ۱۲۰ واحد، ۱۴ دپارتمان، شعبه و ۱۰۳ بخش و محله را با ۸۸۵۱ حساب (۵۶۱۵ مقام رسمی، ۳۱۶۷ شهروند، ۶۹ شرکت) به هم متصل می‌کند. هزاران رویه اداری در سطوح بخش و محله کان تو به پورتال ملی خدمات عمومی متصل شده‌اند.

آقای نگو آنه تین، مدیر دپارتمان علوم و فناوری شهر کان تو، گفت که مردم از تمام نقاط شهر می‌توانند طبق مدل «غیرمنطقه‌ای»، مراحل اداری را در هر مرکز خدمات اداری عمومی انجام دهند.

نتایج حاصل از دو منطقه خان هوا و کان تو نشان می‌دهد که تحول دیجیتال در خدمات اداری عمومی نه تنها یک هدف است، بلکه به یک اقدام مشخص تبدیل شده است و به ایجاد یک مدیریت مدرن و شفاف که بر رضایت مردم تمرکز دارد، کمک می‌کند.

استفاده از فناوری به عنوان یک ابزار کلیدی

طبق اطلاعات آژانس ملی تحول دیجیتال، وزارت علوم و فناوری، در سال‌های اخیر، تحول دیجیتال در مدیریت عمومی به یک جنبش گسترده تبدیل شده است که توسط بسیاری از استان‌ها و شهرها با برنامه‌های عملیاتی دقیق، ملموس شده است. تمرکز بر اصلاح رویه‌های اداری، استفاده از فناوری به عنوان ابزاری کلیدی برای کاهش دردسر، افزایش شفافیت و ارتقای رضایت مردم است.

یکی از گام‌های مهم این است که بسیاری از مراکز خدمات مدیریت دولتی، میزهای اطلاعات خود را راه‌اندازی کرده‌اند و ورود و استفاده از پورتال ملی خدمات عمومی را برای افراد آسان کرده‌اند. این یک نقطه دسترسی متمرکز است که در آن افراد می‌توانند اکثر مراحل اداری را انجام دهند، پیشرفت درخواست را پیگیری کنند، پرداخت‌های آنلاین انجام دهند و رضایت خود را تنها با یک ورود (Single-Sign-On) ارزیابی کنند.

در کنار آن، بسیاری از مناطق، برنامه‌های کاربردی فناوری مانند: سیستم‌های صف‌بندی خودکار، صفحات لمسی برای جستجوی اطلاعات، رایانه‌های متصل به اینترنت و اسکنرهای اسناد را برای پشتیبانی از دیجیتالی کردن اسناد، مستقر کرده‌اند.

به طور خاص، برخی مکان‌ها دستیاران مجازی و ربات‌های هوش مصنوعی را آزمایش و به کار گرفته‌اند تا به پاسخگویی به سوالات، کاهش فشار بر کارکنان و بهبود تجربه خدمات عمومی کمک کنند.

نه تنها بر فناوری تمرکز دارند، بلکه به بهبود ظرفیت دیجیتالی مردم نیز توجه می‌کنند. جنبش «آموزش دیجیتال برای مردم» به طور گسترده با دوره‌های آنلاین فراوان، دستورالعمل‌های دقیق در مورد نحوه استفاده از خدمات عمومی آنلاین و دیجیتالی کردن سوابق، گسترش یافته است. این امر به مردم، حتی در مناطق روستایی، دورافتاده و منزوی، کمک می‌کند تا به تدریج به محیط دیجیتال عادت کنند و وابستگی خود را به مربیان مستقیم محدود کنند.

این تلاش‌های هماهنگ در عملی کردن قطعنامه شماره ۵۷-NQ/TW دفتر سیاسی نقش داشته‌اند و «دولت دیجیتال» را از یک مفهوم به یک مدل عملیاتی خاص و عملی تبدیل کرده‌اند.

مردم در مرکز مدیریت عمومی کمون جیائو مین، استان نین بین، با روند انجام مراحل اداری آشنا می‌شوند. (عکس: تای توآن/VNA)

با این حال، وزارت علوم و فناوری همچنین به چالش‌هایی مانند تفاوت در زیرساخت‌ها، تجهیزات و سیستم‌های اطلاعاتی بین مناطق، به ویژه در سطح بخش‌ها و محله‌ها اشاره کرد. بسیاری از مکان‌ها هنوز پلتفرم‌های فناوری را همگام‌سازی نکرده‌اند و این امر اتصال داده‌ها را دشوار می‌کند.

وزارتخانه توصیه می‌کند که ادارات محلی بر روی تعدادی از راه‌حل‌های کلیدی تمرکز کنند. در مورد سیستم اطلاعات، لازم است روند رسیدگی به رویه‌های اداری در سطح استان بررسی و بهینه شود؛ فرم‌های الکترونیکی تعاملی با کاربرد آسان مستقر شوند، کاغذبازی کاهش یابد؛ پیشرفت دیجیتالی کردن سوابق تسریع شود؛ ارتباطات تقویت شود و از داده‌ها از پایگاه‌های داده ملی، وزارتخانه‌ها و شعب استفاده شود.

به طور خاص، ایجاد یک انبار داده الکترونیکی برای سازمان‌ها و افراد به استفاده مجدد از داده‌ها، کاهش قابل توجه رویه‌های تکراری و صرفه‌جویی در زمان برای مردم و کارمندان دولت کمک خواهد کرد.

در مورد زیرساخت‌ها و تجهیزات، کمیته‌های مردمی استان‌ها باید با بانک‌ها هماهنگی کنند تا نقاط خودپرداز بیشتری در بخش‌ها و مناطق محروم افتتاح شود و اطمینان حاصل شود که ۱۰۰٪ بخش‌ها و مناطق حداقل یک نقطه برداشت پول نقد دارند. علاوه بر این، می‌توان از راه‌حل‌های مالی جایگزین مانند نقاط برداشت پول نقد در دفاتر پست، ایستگاه‌های بهداشت، نمایندگان ViettelPay و VNPTPay برای رفع نیازهای مردم استفاده کرد.

در عین حال، لازم است امکانات و تجهیزات در سطح بخش بررسی و به طور منطقی سازماندهی شوند تا کارایی، جلوگیری از اتلاف، بهبود کیفیت خدمات و حرفه‌ای‌گری مرکز خدمات مدیریت عمومی تضمین شود.

وزارت علوم و فناوری با رویکرد منسجم در نظر گرفتن مردم و مشاغل به عنوان مرکز خدمات، توصیه می‌کند که هر منطقه، بسته به شرایط خاص، نیاز به بکارگیری انعطاف‌پذیر فناوری‌های جدید دارد، اما باید اصول همگام‌سازی، شفافیت و بیشترین راحتی را برای مردم تضمین کند.

طبق گفته آژانس ملی تحول دیجیتال، وقتی این راهکارها به صورت همزمان به کار گرفته شوند، سیستم مدیریت عمومی روان‌تر، شفاف‌تر و مؤثرتر عمل خواهد کرد. مهم‌تر از آن، اعتماد اجتماعی ایجاد می‌کند، اجماع بین دولت و مردم را تقویت می‌کند و هدف «دولت دیجیتال، جامعه دیجیتال» را به واقعیت تبدیل می‌کند./.

(TTXVN/ویتنام+)

منبع: https://www.vietnamplus.vn/cai-cach-thu-tuc-hanh-chinh-lay-cong-nghe-lam-cong-cu-then-chot-post1063132.vnp