امضاهای دیجیتال و مهرهای زمانی: پایه و اساس اسناد رسمی الکترونیکی امن

تحول دیجیتال در همه زمینه‌ها، از مدیریت دولتی گرفته تا زندگی مدنی، با قدرت در حال وقوع است. فعالیت‌های مربوط به ثبت اسناد رسمی - که ارتباط نزدیکی با معاملات حقوقی با ارزش بالا دارند - نیز از این روند مستثنی نیستند. هنگامی که قانون معاملات الکترونیکی ۲۰۲۳ از اول ژوئیه ۲۰۲۴ و قانون ثبت اسناد رسمی ۲۰۲۴ از اول ژوئیه ۲۰۲۵ لازم‌الاجرا شوند، ثبت اسناد رسمی الکترونیکی رسماً گامی جدید در اصلاح رویه‌های اداری خواهد بود.

سخنرانان در کارگاه «نقش امضاهای دیجیتال و خدمات مورد اعتماد در اسناد رسمی الکترونیکی»، ۱۹ سپتامبر ۲۰۲۵، به بحث و گفتگو پرداختند.

یکی از برجسته‌ترین ویژگی‌های نظام حقوقی جدید، مقررات خاص در مورد استفاده از امضاهای دیجیتال و مهرهای زمانی در فرآیند ثبت اسناد الکترونیکی است - دو عاملی که برای تضمین ایمنی، شفافیت و ارزش قانونی معاملات در محیط دیجیتال "کلیدی" تلقی می‌شوند.

راهکارهای غلبه بر وضعیت جعل و اختلافات در معاملات محضری

دفتر اسناد رسمی یک فعالیت حقوقی ویژه است که نیاز به سطح بالایی از امنیت و احراز هویت دارد. بند ۱، ماده ۳ قانون دفتر اسناد رسمی تأیید می‌کند: «معامله‌ای که باید دفتر اسناد رسمی شود، معامله‌ای مهم است که نیاز به سطح بالایی از امنیت قانونی دارد و توسط قانون یا قانونی که توسط دولت برای دفتر اسناد رسمی تعیین شده است، تجویز می‌شود.»

در واقع، در طول سال‌ها، فعالیت‌های دفتر اسناد رسمی هنوز خطرات زیادی را به همراه داشته است. وضعیت جعل اسناد، جعل امضای افراد متقاضی دفتر اسناد رسمی، حتی جعل سردفتران یا مهرهای دفتر اسناد رسمی به شیوه‌ای پیچیده و ماهرانه رخ داده است. این اقدامات نه تنها خسارات زیادی به مردم وارد می‌کند، بلکه اعتماد به سیستم حقوقی را نیز کاهش می‌دهد. علاوه بر این، یکی دیگر از مشکلات رایج، اختلافات مربوط به تاریخ لازم‌الاجرا شدن اسناد رسمی است - عاملی کلیدی در تعیین حقوق، تعهدات و اعتبار معاملات.

در مواجهه با این وضعیت، وزارت دادگستری اقدامات اصلاحی زیادی انجام داده است. در اکتبر 2023، اداره کمک‌های قضایی، ابلاغیه رسمی شماره 1459/BTTP-CC, TPL را صادر کرد که در آن درخواست اجرای دقیق مقررات مربوط به اسناد رسمی و در عین حال بهبود مهارت‌ها در شناسایی رفتارهای جعلی و متقلبانه شده بود. با این حال، در زمینه توسعه قوی تراکنش‌های الکترونیکی، راه‌حل‌های دستی دیگر کافی نیستند. برای تضمین اصالت، شفافیت و عدم انکار، به ابزارهای فناوری نیاز است - و این نقش امضاهای دیجیتال و مهرهای زمانی در اسناد رسمی الکترونیکی است.

امضای دیجیتال - "امضای دست‌نویس" در فضای دیجیتال

طبق قانون تراکنش‌های الکترونیکی ۲۰۲۳، امضای دیجیتال نوعی امضای الکترونیکی است که از یک الگوریتم کلید نامتقارن، شامل یک کلید مخفی برای امضا و یک کلید عمومی برای تأیید، استفاده می‌کند. امضای دیجیتال سه عامل را تضمین می‌کند: اصالت (شخص امضاکننده واقعاً کیست)، یکپارچگی (داده‌ها پس از امضا تغییر نمی‌کنند) و عدم انکار (امضاکننده نمی‌تواند امضا کردن را انکار کند).

کارگاه آموزشی نقش امضاهای دیجیتال و خدمات مورد اعتماد با گواهی محضری الکترونیکی

این قانون همچنین تأیید می‌کند که امضاهای دیجیتال در معاملات الکترونیکی از ارزش قانونی یکسانی با امضاهای دست‌نویس برخوردارند. این یک گام مهم رو به جلو برای کمک به شناسایی قانونی اسناد، قراردادها و معاملات الکترونیکی - از جمله گواهی محضری الکترونیکی - و داشتن همان ارزش اسناد سنتی است.

در زمینه گواهی الکترونیکی، فرمان 104/2025/ND-CP به وضوح استفاده از امضاهای دیجیتال عمومی را تصریح می‌کند. این نوعی امضای دیجیتال است که توسط یک گواهی دیجیتال صادر شده توسط سازمانی که خدمات صدور گواهی امضای دیجیتال عمومی را ارائه می‌دهد، تضمین می‌شود. به عبارت دیگر، هویت امضاکننده دیجیتال از طریق یک شخص ثالث مورد اعتماد تأیید می‌شود و به اطمینان از واقعی بودن امضاکننده و اعتبار امضا کمک می‌کند.

شایان ذکر است که خدمات صدور گواهی امضای دیجیتال عمومی و خدمات مهر زمانی، هر دو به عنوان خدمات مورد اعتماد - بخش‌های سرمایه‌گذاری تجاری مشروط، دارای مجوز از وزارت علوم و فناوری - طبقه‌بندی می‌شوند. بنابراین، امضای دیجیتال و احراز هویت مهر زمانی نه تنها فنی هستند، بلکه پایه قانونی محکمی نیز دارند.

امضاهای دیجیتال عمومی، هنگامی که در اسناد رسمی الکترونیکی به کار گرفته می‌شوند، به جلوگیری از خطر جعل اسناد رسمی، جعل اسناد رسمی توسط سازمان اسناد رسمی و در عین حال، احراز هویت قطعی شخص امضاکننده کمک می‌کنند. هر تراکنش را می‌توان ردیابی و از نظر صحت تأیید کرد و اطمینان حاصل کرد که «آنچه امضا شده واقعی است، آنچه امضا شده معتبر است».

مهر زمان - تاریخ لازم‌الاجرا شدن سند را تضمین می‌کند

اگر امضای دیجیتال به تعیین «چه کسی امضاکننده است» کمک می‌کند، مهر زمانی به تعیین «زمان امضا» کمک می‌کند. این یکی از عوامل مهم در حل اختلافات در مورد اعتبار اسناد رسمی الکترونیکی است.

طبق مقررات جدید، در زمان امضای دیجیتال، یک مهر زمانی به پیام داده‌ای ضمیمه می‌شود و یک مدرک فنی از زمان امضا ایجاد می‌کند. مهر زمانی که توسط یک ارائه‌دهنده خدمات معتبر صادر می‌شود، همان ارزش قانونی را دارد که یک دفتر اسناد رسمی زمان امضا روی یک سند کاغذی را تأیید می‌کند.

قانون اسناد رسمی سال ۲۰۲۴ و فرمان ۱۰۴/۲۰۲۵/ND-CP به وضوح تصریح می‌کنند: اسناد رسمی الکترونیکی از زمانی که با امضای دیجیتال سردفتر و سازمان دفترداری امضا می‌شوند، لازم‌الاجرا هستند. امضاهای دیجیتال با استفاده از خدمات مهر زمانی، شرط اجباری برای ارائه خدمات اسناد رسمی الکترونیکی هستند. شرکت‌کنندگان در تراکنش‌های اسناد رسمی الکترونیکی باید از امضاهای دیجیتال عمومی شناخته شده در ویتنام استفاده کنند.

علاوه بر این، امضاهای دیجیتال و مهرهای زمانی در کل فرآیند ثبت الکترونیکی اسناد رسمی - از ایجاد، اصلاح خطاهای فنی، امضا و تأیید گرفته تا بایگانی سوابق - استفاده می‌شوند. هنگامی که سوابق ثبت کاغذی اسناد رسمی به ذخیره‌سازی الکترونیکی منتقل می‌شوند، سازمان دفتردار باید قبل از ذخیره‌سازی، برای تأیید محتوای صحیح، امضای دیجیتالی انجام دهد و یکپارچگی و عدم ویرایش را تضمین کند.

بنابراین، از لحظه ایجاد سند محضری تا زمان ذخیره آن، هر عملیاتی توسط یک لایه دوگانه احراز هویت - امضای دیجیتال و مهر زمانی - محافظت می‌شود تا از جعل، کلاهبرداری و اختلافات جلوگیری شود.

گامی بزرگ در دیجیتالی کردن فعالیت‌های دفتر اسناد رسمی

افزودن مفاد مربوط به امضاهای دیجیتال و مهرهای زمانی در قانون جدید دفاتر اسناد رسمی نه تنها با هدف رفع خطرات موجود صورت می‌گیرد، بلکه راه را برای یک سیستم جامع ثبت اسناد الکترونیکی در آینده هموار می‌کند.

برای سازمان‌های دفتردار، این فرصتی است تا مدل عملیاتی خود را به یک محیط دیجیتال تبدیل کنند و در زمان، هزینه‌ها و منابع انسانی صرفه‌جویی کنند. برای افراد و مشاغل، گواهی الکترونیکی اسناد رسمی به کوتاه شدن فرآیند کمک می‌کند، می‌تواند معاملات را از راه دور انجام دهد و خطر گم شدن یا جعل اسناد را به حداقل برساند.

مهم‌تر از همه، مقررات جدید به ایجاد اعتماد برای کل اکوسیستم تجارت الکترونیک نیز کمک می‌کند و توسعه قوی‌تر تجارت الکترونیک، امور مالی دیجیتال و زمینه‌های مرتبط را ارتقا می‌دهد.

از دیدگاه مدیریت ایالتی، استفاده از امضاهای دیجیتال و مهرهای زمانی به مقامات کمک می‌کند تا به راحتی اطلاعات را رصد، بازیابی، ذخیره و مقایسه کنند، ضمن اینکه یک پایه قانونی محکم برای تشکیل پایگاه داده ملی دفاتر اسناد رسمی ایجاد می‌کنند.

ثبت اسناد رسمی الکترونیکی گامی اجتناب‌ناپذیر در فرآیند تحول دیجیتال ملی است. مقررات روشن در مورد استفاده از امضاهای دیجیتال و مهرهای زمانی در قانون ثبت اسناد رسمی و اسناد اجرایی آن نه تنها اهمیت فنی دارند، بلکه تعهد دولت را به تضمین ایمنی، شفافیت و انصاف برای همه تراکنش‌ها در محیط دیجیتال نشان می‌دهند.

می‌توان گفت که امضاهای دیجیتال و مهرهای زمانی، «مهرهای دیجیتال» برای هر سند الکترونیکی ثبت‌شده در دفتر اسناد رسمی هستند که هم ارزش قانونی را تأیید می‌کنند و هم از حقوق افراد و سازمان‌ها محافظت می‌کنند. این نه تنها یک نوآوری در تکنیک‌های ثبت اسناد رسمی است، بلکه گامی رو به جلو در تفکر حقوقی است و ثبت اسناد رسمی ویتنام را به استانداردهای بین‌المللی در عصر دیجیتال نزدیک‌تر می‌کند./.

مرکز ارتباطات علم و فناوری

منبع: https://mst.gov.vn/chu-ky-so-va-dau-thoi-gian-nen-tang-bao-dam-an-toan-cho-cong-chung-dien-tu-197251013143442608.htm