Bac Ninh : Synchronisation des infrastructures numériques, gestion simplifiée

Pour assurer le bon fonctionnement de l'administration publique à deux niveaux, la transformation numérique est essentielle pour fluidifier l'ensemble des processus et procédures, facilitant ainsi la gestion et les services aux citoyens et aux entreprises. Dans un premier temps, des obstacles et des goulots d'étranglement subsistent et doivent être résolus face à l'augmentation soudaine du trafic système. Le Département des sciences et technologies de la province de Bac Ninh s'attache à moderniser l'infrastructure numérique afin de répondre aux besoins.

Normaliser les systèmes d'information partagés

Selon M. Nguyen Gia Phong, directeur adjoint du Département des sciences et technologies, suite à la fusion des unités administratives, les Départements des sciences et technologies des anciennes provinces de Bac Ninh et de Bac Giang ont pris l'initiative d'examiner et de conseiller au Comité permanent du Parti provincial de Bac Giang la création d'une équipe de numérisation des documents et la mise en place d'un système de partage des données. Ils ont également approuvé le déploiement de 17 systèmes informatiques partagés et de 95 systèmes informatiques spécialisés lors de la fusion des provinces. Parallèlement, le système d'information de gestion des procédures administratives a été modernisé pour étendre son champ d'application aux 99 communes et quartiers non rattachés à des zones administratives distinctes, et un logiciel ainsi qu'un système de visioconférence partagé ont été déployés.

Le centre de services de l'administration publique de la province de Bac Ninh fonctionne sans problème après la fusion.

Pour les deux systèmes clés, le Système de gestion des documents exécutifs et le Système d'information sur les procédures administratives, outre l'organisation de formations ciblées et directes, le Département a également mis en place des formations en ligne supplémentaires (via Zoom) pour chaque groupe d'utilisateurs, créé des groupes de soutien via Zalo, Teamview, Ultraview et par téléphone ; et envoyé du personnel hautement qualifié pour inspecter et soutenir directement les communes et les quartiers qui rencontrent encore des difficultés.

Durant la phase de mise en œuvre, à partir du 1er juillet, le nombre moyen de connexions simultanées était d'environ 6 000 utilisateurs (quatre fois plus qu'avant la fusion provinciale), avec un pic à 12 300 connexions simultanées. Il en résultait parfois des documents illisibles, ainsi que des ralentissements et des blocages lors de la signature. M. Vu Van Hanh, directeur adjoint du département logiciel du Centre n° 2 d'application des sciences et technologies de Bac Ninh, a déclaré : « Dans certains services et localités, des erreurs élémentaires, dues à un manque de vigilance des utilisateurs (identifiant ou mot de passe incorrects, par exemple), allongeaient considérablement les délais de traitement des demandes d'assistance. La situation s'est toutefois améliorée et le système est désormais plus stable. »

Améliorer la qualité du service

Suite à la réorganisation administrative, le quartier de Van Ha compte plus de 60 000 habitants. Le nombre de démarches administratives effectuées quotidiennement au Centre local de services publics est très important. Mme Nguyen Thi Luyen, officier d'état civil et utilisatrice directe du logiciel, témoigne : « Une fois, alors que nous guidions des personnes pour l'enregistrement de leur mariage, malgré la mise à jour complète des informations sur le Portail national des services publics, le système a planté pendant une longue période lors de la confirmation finale. Nous avons dû remettre aux personnes des copies papier des certificats de mariage, que nous avons ensuite saisies dans le système. »

Tout en rénovant ses installations et en s'efforçant d'accueillir au mieux les usagers, le Centre de services administratifs de l'arrondissement de Dao Vien a enregistré un pic d'affluence, avec près de 200 demandes reçues en une seule journée. M. Do Huy Quang, directeur adjoint du Centre, a déclaré : « Dans un premier temps, des réunions régulières ont été organisées pour diffuser les instructions des échelons central, provincial et communal. Nous avons installé un système de visioconférence dans trois salles de réunion : au sein du Comité du Parti, du Comité populaire et dans des salles spécialisées. Afin de faciliter immédiatement le traitement des dossiers par les citoyens, un système de réseau et un système de gestion documentaire ont été installés en urgence sur des ordinateurs dotés de 40 identifiants numériques. Soixante adresses électroniques officielles ont également été attribuées aux responsables et aux fonctionnaires. Cependant, suite à la fusion de trois unités administratives, l'infrastructure informatique n'était pas synchronisée. De nombreux ordinateurs utilisés par les unités étaient anciens et leur configuration ne répondait pas aux exigences. Certains systèmes et logiciels partagés n'étaient pas encore connectés, ce qui empêchait l'exploitation des données et la mise à jour rapide des réglementations. »

Afin de pallier les lacunes et d'améliorer la qualité du service, le Département des sciences et technologies s'est coordonné avec le Centre provincial de services administratifs pour se concentrer sur l'affectation et l'organisation du personnel. En collaboration avec les télécommunications de Bac Ninh, du personnel a été déployé dès le début dans l'ensemble des centres de services administratifs des communes et des quartiers, dans un esprit de solidarité et d'engagement. Un groupe Zalo a été créé, reliant le Département des sciences et technologies, le Centre provincial de services administratifs aux 99 communes et quartiers, afin d'apporter un soutien rapide au personnel pour résoudre les difficultés et les problèmes liés au système informatique, aux comptes, à la connexion VNeID et aux services publics interconnectés. Une collaboration active a été mise en place avec les départements, les directions et les secteurs pour élaborer des processus internes et électroniques liés aux logiciels, et pour standardiser les procédures opérationnelles. Parallèlement, les communes et les quartiers ont été accompagnés dans l'identification et le recensement de leurs besoins en machines et équipements, et des propositions ont été faites au Département des finances pour l'allocation de fonds destinés à l'acquisition de ces équipements, conformément à la réglementation.

Dans les prochains mois, le Département des sciences et technologies continuera de synthétiser les difficultés rencontrées et les recommandations émanant du terrain afin d'orienter la gestion directe et de conseiller le Comité populaire provincial sur la mise en œuvre de solutions permettant d'accélérer les progrès, de moderniser le système d'information partagé pour le rendre plus polyvalent, de poursuivre l'amélioration de l'infrastructure technique et la synchronisation des systèmes de bases de données, et de mettre en place des formations approfondies pour renforcer les compétences informatiques des fonctionnaires, notamment ceux des centres de services de l'administration publique au niveau communal, afin qu'ils puissent servir au mieux les citoyens et les entreprises et exploiter pleinement le potentiel de l'administration numérique.

Selon le Département des sciences et technologies de Bac Ninh

Source : https://mst.gov.vn/bac-ninh-dong-bo-ha-tang-so-thuan-loi-quan-ly-197251011101418991.htm