Bac Ninh : Synchronisation des infrastructures numériques, gestion pratique

Pour le fonctionnement de l'appareil gouvernemental à deux niveaux, la transformation numérique est considérée comme l'épine dorsale de la fluidification de tous les processus et procédures, facilitant ainsi la gestion et les services aux citoyens et aux entreprises. Dans un premier temps, des obstacles et des goulots d'étranglement subsistent et doivent être surmontés en cas d'augmentation soudaine du trafic. Le Département des Sciences et Technologies de la province de Bac Ninh se concentre sur la modernisation de l'infrastructure numérique pour répondre aux exigences.

Normaliser les systèmes d'information partagés

Selon M. Nguyen Gia Phong, directeur adjoint du Département des Sciences et Technologies, depuis la mise en œuvre de la politique de fusion des unités administratives, le Département des Sciences et Technologies des deux provinces de Bac Ninh (ancienne) et de Bac Giang a activement examiné et conseillé le Comité permanent du Comité provincial du Parti de Bac Giang afin de créer une équipe de numérisation des documents, de connecter les données partagées et de convenir d'un plan de déploiement de 17 systèmes informatiques partagés et de 95 systèmes informatiques spécialisés lors de la fusion des provinces. Parallèlement, le système d'information pour la gestion des procédures administratives vers les limites non administratives dans 99 communes et arrondissements a été modernisé ; des logiciels et un système de conférence en ligne partagé ont été déployés.

Le Centre de services de l'administration publique provinciale de Bac Ninh fonctionne sans problème après la fusion

Pour les deux systèmes clés, le Système de gestion des documents exécutifs et le Système d'information sur les procédures administratives, en plus d'organiser des cours de formation concentrés et directs, le Département a également dirigé l'organisation de cours de formation en ligne supplémentaires (via des salles de réunion Zoom) pour chaque groupe d'utilisateurs, en créant des groupes de soutien via Zalo, Teamview, Ultraview et téléphone ; en envoyant du personnel hautement qualifié pour inspecter et soutenir directement les communes et les quartiers qui ont encore des problèmes.

Durant la phase de mise en œuvre, à partir du 1er juillet, le nombre moyen de connexions simultanées était d'environ 6 000 utilisateurs (quatre fois plus qu'avant la fusion des provinces), et le nombre maximal de connexions simultanées était de 12 300. Il arrivait donc que les documents soient illisibles et que la signature soit lente et figée. M. Vu Van Hanh, chef adjoint du département des logiciels du Centre d'application scientifique et technologique n° 2 de Bac Ninh, a déclaré : « Des erreurs fondamentales surviennent dans certaines unités et localités, dues à une mauvaise compréhension des utilisateurs, comme un nom d'utilisateur ou un mot de passe incorrect, ce qui allonge considérablement le temps de traitement de l'assistance. Jusqu'à présent, la situation s'est améliorée et s'est stabilisée. »

Améliorer la qualité du service

Après la création de l'unité administrative, le quartier de Van Ha gère plus de 60 000 personnes. Le nombre de procédures administratives effectuées quotidiennement au Centre de services de l'administration publique local est considérable. Mme Nguyen Thi Luyen, officier de justice et d'état civil, travaillant directement sur le logiciel, a déclaré : « Un jour, alors que nous guidions les personnes pour effectuer les démarches d'enregistrement de mariage, bien que les informations aient été entièrement mises à jour sur le Portail national des services publics, le système s'est bloqué pendant une longue période lors de la dernière étape de confirmation. Nous avons dû remettre des copies papier des certificats d'enregistrement de mariage aux personnes concernées et les mettre à jour ultérieurement. »

Lors de la rénovation des installations et de l'accueil des personnes pour leurs démarches, le Centre de services administratifs publics de l'arrondissement de Dao Vien a enregistré une journée de pointe avec près de 200 demandes. M. Do Huy Quang, directeur adjoint du Centre de services administratifs publics de l'arrondissement, a déclaré : « Lors de la première phase, des réunions ont été organisées régulièrement pour mettre à jour les instructions des niveaux central, provincial et communal. Nous avons installé un système de visioconférence en ligne dans trois salles de réunion du Comité du Parti, du Comité populaire et des salles de réunion spécialisées. Afin de faciliter immédiatement le fonctionnement, la gestion et la mise en œuvre des procédures pour la population, le système réseau et le système de gestion documentaire ont été installés en urgence sur des ordinateurs dotés de 40 certificats numériques ; 60 comptes de messagerie officielle ont été attribués aux dirigeants et aux fonctionnaires. Cependant, en raison de la fusion des trois unités administratives, l'infrastructure informatique n'était pas synchronisée ; de nombreux ordinateurs utilisés par les unités étaient vétustes et leur configuration ne répondait pas aux exigences. Certains systèmes et logiciels partagés n'étaient pas encore connectés, ce qui les empêchait d'exploiter les données et de mettre à jour les réglementations verticales en temps voulu. »

Afin de pallier les lacunes et d'améliorer la qualité de service, le Département des Sciences et Technologies a collaboré avec le Centre provincial des services de l'administration publique afin de concentrer les efforts sur l'affectation et la répartition des tâches du personnel. En collaboration avec Bac Ninh Telecommunications, le personnel a été déployé dans tous les centres de services de l'administration publique des communes et des arrondissements dès le début, dans un esprit de collaboration et de démonstration du travail. Un groupe Zalo a été créé, reliant le Département des Sciences et Technologies et le Centre provincial des services de l'administration publique à 99 communes et arrondissements afin d'aider rapidement le personnel à résoudre les difficultés et les problèmes liés au système logiciel, à la comptabilité, à la connexion VNeID et aux services publics interconnectés. Une collaboration active a été établie avec les départements, les branches et les secteurs pour mettre en place des processus internes, des processus électroniques liés aux logiciels et standardiser les processus opérationnels. Parallèlement, les communes et les arrondissements ont été guidés dans l'évaluation et l'enregistrement des besoins en machines et équipements, et le Département des Finances a proposé l'allocation de fonds aux communes et aux arrondissements pour l'achat d'équipements synchrones conformément à la réglementation.

À l'avenir, le Département des Sciences et Technologies continuera de synthétiser les difficultés et les recommandations de la base afin de guider la gestion directe et de conseiller le Comité populaire provincial sur la mise en œuvre de solutions pour accélérer les progrès, moderniser le système d'information partagé vers une utilisation multi-services, améliorer l'infrastructure technique et synchroniser les systèmes de bases de données. Il dispensera des formations approfondies et perfectionnera les compétences informatiques des fonctionnaires, en particulier ceux du Centre de services de l'administration publique au niveau communal, afin qu'ils puissent servir au mieux les citoyens et les entreprises et optimiser le potentiel de l'administration numérique.

Selon le Département des Sciences et Technologies de Bac Ninh

Source : https://mst.gov.vn/bac-ninh-dong-bo-ha-tang-so-thuan-loi-quan-ly-197251011101418991.htm