Le ministère de la Justice annonce que les données de l'état civil remplaceront les documents papier dans le traitement des procédures administratives.

Le vice-ministre de la Justice, Nguyen Thanh Tinh, vient de signer la décision n° 3458/QD-BTP relative à la publication des données d'état civil et aux directives concernant la connexion, l'exploitation et l'utilisation des données d'état civil pour remplacer les documents papier dans le cadre des procédures administratives.

Conformément à la décision, les données de la base de données électronique de l'état civil (BDEC) pouvant être exploitées et utilisées en remplacement des documents papier dans les procédures administratives comprennent : l'acte de naissance/une copie de l'acte de naissance, l'extrait de naissance ; l'acte de mariage/une copie de l'extrait de mariage, le certificat de situation matrimoniale ; l'extrait de décès/l'acte de décès/une copie de l'extrait de décès. Sont également inclus : l'extrait d'enregistrement des modifications, corrections et ajouts aux registres de l'état civil, la redétermination de l'origine ethnique ; l'extrait d'enregistrement de la paternité, de la maternité et de la filiation ; le certificat d'adoption ; l'extrait d'enregistrement de la tutelle, l'extrait d'enregistrement de la fin de la tutelle, l'extrait d'enregistrement du contrôle de la tutelle, l'extrait d'enregistrement de la naissance dans le registre de l'état civil, l'extrait d'inscription au mariage, l'extrait d'inscription au divorce, et l'extrait d'autres actes de l'état civil.

L'objectif est de remplacer ou de réduire le nombre de documents requis dans les procédures administratives grâce à l'utilisation des données correspondantes issues de la base de données de l'administration électronique. Les exigences comprennent le respect des réglementations relatives à la sécurité de l'information, aux droits de propriété intellectuelle sur les données et à la protection de la vie privée ; l'adhésion aux réglementations et directives techniques concernant l'échange de données et les principes et réglementations relatifs à la gestion, à la connexion et au partage des données numériques entre les organismes du système politique ; et l'alignement sur le cadre d'architecture de l'administration électronique du Vietnam et celui du ministère de la Justice.

La décision 3458 précise que les champs d'information à partager comprennent : les informations relatives à l'enregistrement des naissances (nom, deuxième prénom, prénom de la personne enregistrée ; date de naissance ; sexe, lieu de naissance, ville d'origine ; origine ethnique ; nationalité ; numéro d'identification personnel ; nom, deuxième prénom, prénom, numéro d'identification personnel de la mère ; nom, deuxième prénom, prénom, numéro d'identification personnel du père ; numéro de l'acte de naissance, organisme d'enregistrement des naissances ; date d'enregistrement) ; les informations relatives à l'enregistrement des décès (nom, deuxième prénom, prénom ; date de naissance ; numéro d'identification personnel ; sexe ; origine ethnique ; nationalité ; lieu de résidence ; pièces d'identité ; lieu d'enregistrement du décès ; date d'enregistrement) ; les informations relatives à l'enregistrement des mariages (nom, deuxième prénom, prénom de l'épouse ; nom, deuxième prénom, prénom de l'époux ; date de naissance ; origine ethnique, nationalité, lieu de résidence ; pièces d'identité ; date de célébration du mariage ; lieu d'enregistrement du mariage). Informations relatives à la délivrance du certificat d'état civil (Nom, deuxième prénom, prénom de la personne recevant le certificat d'état civil ; Date de naissance ; Numéro d'identification personnel ; Sexe ; Origine ethnique ; Nationalité ; Lieu de résidence ; État civil).

Les données ci-dessus sont partagées pour exploitation et utilisation en fonction du niveau d'exhaustivité de la base de données, comme stipulé dans la clause 1, article 6 de la résolution n° 66.7/2025/NQ-CP du 15 novembre 2025 du Gouvernement sur la réduction et la simplification des procédures administratives fondées sur les données.

Conformément à la décision, les ministres, les chefs des agences de niveau ministériel et les comités populaires des provinces et des villes relevant de l'administration centrale sont chargés de revoir et de restructurer le processus de résolution des procédures administratives relevant de la gestion étatique de leurs secteurs et domaines respectifs, ainsi que les procédures administratives relevant de la compétence des comités populaires provinciaux et communaux. Cette restructuration s'appuiera sur les données de la base de données électronique de l'état civil, en remplacement des documents papier dans les dossiers de résolution des procédures administratives relevant de leur compétence, conformément à l'article 7 de la résolution n° 66.7/2025/NQ-CP. Sur la base du document de liaison du ministère de la Justice, les systèmes d'information relatifs à la résolution des procédures administratives aux niveaux ministériel et provincial seront adaptés afin d'assurer une connectivité adéquate pour l'exploitation des données de l'état civil, conformément aux exigences de la gestion étatique et à la loi.

Le ministère de la Justice a publié un document sur la connexion, l'exploitation et le partage des informations entre la base de données d'informations électroniques et le système d'information pour la résolution des procédures administratives aux niveaux ministériel et provincial, ainsi qu'une annexe soulignant certains points à prendre en compte lors de la mise en œuvre.

Dans l'annexe, le ministère de la Justice indique que les données publiées par le ministère de la Justice peuvent être utilisées en remplacement des copies papier des actes de naissance/copies d'actes de naissance, extraits de naissance ; des actes de mariage/copies d'extraits de mariage, certificats d'état civil ; des extraits de décès/actes de décès/copies d'extraits de décès dans le cadre du règlement des procédures administratives relevant des ministères, des agences de niveau ministériel et des comités populaires des provinces et des villes.

D'autres données incluses dans la base de données électronique de l'état civil : données sur les modifications, corrections et ajouts aux registres d'état civil, redétermination de l'appartenance ethnique ; données sur l'enregistrement de la paternité, de la maternité et de la filiation ; données sur l'enregistrement de l'adoption ; données sur l'enregistrement de la tutelle, l'enregistrement de la fin de la tutelle et l'enregistrement de la supervision de la tutelle peuvent être utilisées pour remplacer les documents papier dans la résolution des procédures administratives des ministères, des agences de niveau ministériel et des comités populaires des provinces et des villes, conformément à la feuille de route susmentionnée.

Dans les cas où la base de données électronique de l'état civil est incomplète mais que le citoyen possède toujours les documents originaux d'état civil, ou lorsque les informations contenues dans la base de données électronique sont incohérentes avec les documents d'état civil fournis par le citoyen, l'organisme destinataire orientera le citoyen vers le Comité populaire de la commune où l'état civil a été précédemment enregistré ou vers le Comité populaire de la commune où réside le citoyen afin de mettre à jour/corriger les informations dans la base de données électronique conformément à la loi sur l'état civil.

Avant de procéder à la connexion et au partage des données, les ministères, les agences de niveau ministériel et les comités populaires des provinces et des villes sont priés d'échanger et de convenir par écrit avec le ministère de la Justice de la portée, de la forme et de la structure de la connexion des données, des responsabilités des parties en matière de sécurité des informations et de protection de la vie privée, des secrets personnels et des secrets familiaux, conformément à l'article 10, paragraphe 4, du décret gouvernemental n° 87/2020/ND-CP du 28 juillet 2020 relatif à la base de données électronique de l'état civil et à l'enregistrement civil en ligne, et de procéder à des tests avant de connecter officiellement les systèmes.

Source : https://sotuphap.camau.gov.vn/thoi-su-chinh-polit-va-tin-tuc/bo-tu-phap-cong-bo-cac-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-292270