Les fonctionnaires du Centre de services administratifs de la commune de Hoang Son traitent les démarches administratives des citoyens. (Photo : To Phuong)
Le 7 août 2025, le Comité populaire de la province de Thanh Hoa a publié le dépêche officielle n° 12996/UBND-HCC sur la manière de remédier aux lacunes dans le processus de mise en œuvre des procédures administratives et des services publics en ligne selon le modèle de gouvernement local à deux niveaux.
D’ici le 31 décembre 2025, 30 % des archives et documents devront être numérisés.
Dans cette dépêche, le vice-président permanent du Comité populaire provincial, Nguyen Van Thi, a ordonné qu'en août 2025, le ministère de l'Intérieur guide les agences et les unités afin d'accélérer la numérisation des dossiers et documents en retard (d'ici le 31 décembre 2025, 30 % des dossiers et documents devant être numérisés) conformément aux exigences fixées par le Bureau central du Parti.
Les départements, directions et secteurs provinciaux renforcent la formation spécialisée des fonctionnaires communaux ; les fonctionnaires de district ont auparavant guidé les fonctionnaires communaux assumant de nouvelles tâches en matière de connaissances, de compétences, d'expérience et d'expertise afin qu'ils puissent utiliser et traiter immédiatement les dossiers de procédure administrative, évitant ainsi les situations de blocage, d'évitement, de traitement lent ou d'ignorance de la procédure.
Le Bureau du Comité populaire provincial et le Département des sciences et technologies modifieront les règlements d'exploitation du système de messagerie électronique, du système de suivi des tâches, du système de retour d'information Thanh Hoa, du système d'information provincial de règlement des procédures administratives, des règlements d'exploitation du système de gestion des documents et des dossiers de travail (Bureau TD), des règlements sur le réseau spécialisé de transmission de données, des règlements sur le système de réunion en ligne, etc., conformément aux directives du Dépêche officielle n° 12079/UBND-HCC du 25 juillet 2025 du président du Comité populaire provincial.
Privilégier la numérisation des documents d'entrée pour les types de documents qui doivent être numérisés et de 100 % des résultats des procédures administratives ; veiller à ce que 100 % des résultats des procédures administratives soient signés numériquement et privilégier la réutilisation des résultats numérisés.
Il convient de vérifier et de fournir des signatures numériques complètes aux fonctionnaires et agents de la fonction publique, notamment en cas de changement ou de fluctuation de leur poste. Ces signatures doivent être fournies rapidement afin de permettre l'exercice de leurs fonctions. Les fonctionnaires et agents de la fonction publique sont tenus d'appliquer rigoureusement la procédure de signature numérique complète, conformément à la réglementation.
Il ne faut absolument pas exiger des particuliers et des entreprises qu'ils soumettent des documents supplémentaires au-delà des exigences réglementaires.
Traitez strictement les dossiers qui n'ont pas encore abouti mais qui ont été complétés dans le système, ou joignez les résultats d'autres dossiers au système pour gérer les situations de retard ; n'exigez absolument pas des particuliers et des entreprises qu'ils soumettent des documents supplémentaires en dehors des dispositions légales.
Renforcer la communication et l'accompagnement des personnes travaillant pour autrui ou au nom d'autrui afin qu'elles soumettent proactivement des documents et effectuent des paiements en ligne ; ne soutenir que les groupes vulnérables ; réduire le nombre de personnes se rendant directement dans les centres de services de l'administration publique à tous les niveaux.
Instructions de paiement en ligne pour les personnes
Les comités populaires au niveau communal mettent en place l'appareillage et les postes comptables, créent 100 % des codes de compte de paiement pour les communes, assurent le soutien aux paiements en ligne, augmentent l'utilisation des applications bancaires et fournissent des instructions de paiement en ligne à la population, évitant ainsi la situation où les fonctionnaires reçoivent de l'argent liquide puis le transfèrent aux ménages.
Les comités populaires communaux coordonnent leurs efforts avec les banques pour déployer davantage de distributeurs automatiques de billets dans les communes défavorisées, afin de garantir que 100 % des communes et des quartiers disposent d'au moins un distributeur automatique de billets ; ils déploient des solutions financières alternatives telles que des points de retrait d'espèces dans les bureaux de poste, les centres de santé, chez les agents Viettel Pay et VNPTPay… ; ils examinent et mettent en place d'urgence des installations adéquates et des équipements appropriés au niveau communal, en veillant à l'efficacité, en évitant le gaspillage et en améliorant la qualité et le professionnalisme du Centre de services de l'administration publique.
Le comité populaire au niveau communal n'est pas tenu de numériser les documents soumis à la procédure de certification des copies à partir des originaux.
Déploiement de davantage de points de service pour gérer les procédures administratives liées à l'identification des citoyens
La police provinciale étudie et déploie davantage de points de service pour les démarches administratives liées à l'identification des citoyens dans les communes, notamment les communes nouvellement fusionnées ou les zones défavorisées, afin d'éviter que les communes et les quartiers ne disposent pas de ces points de service et que les habitants soient contraints de parcourir de longues distances pour effectuer ces démarches. Il s'agit de démarches administratives nécessitant une présence physique pour la prise de photos et d'empreintes digitales. Une communication et des instructions claires et conviviales sont mises en place pour encourager l'utilisation de la carte VNeID et des services publics en ligne.
Veillez à ce que 100 % des services publics en ligne disposent de formulaires électroniques.
Le Centre provincial de services administratifs publics examine les procédures administratives qui ont fourni des services publics en totalité ou en partie sur le Portail national des services publics afin de les intégrer pleinement dans le Système provincial d'information sur le traitement des procédures administratives, garantissant une cohérence à 100 % avec le Portail national des services publics.
Examiner les procédures administratives qui n'ont pas été configurées avec des procédures internes électroniques, et inciter les départements et les succursales à publier des procédures.
Examiner les organismes et les unités qui ont modifié leur personnel afin d'attribuer la pleine autorité aux employés et aux fonctionnaires pour traiter les procédures administratives, en veillant à ce que le système fonctionne sans problème.
Réviser les formulaires électroniques interactifs (eforms), s'assurer que 100 % des services publics en ligne soient disponibles en format électronique (prioriser la mise en œuvre des 30 services publics qui génèrent le plus de données dans la province), se connecter à la base de données démographiques afin d'éviter aux citoyens de remplir des formulaires papier et de les recharger dans le système; établir des restrictions strictes concernant les formulaires électroniques interactifs, autorisant le dépôt de documents sans joindre ni déclarer les éléments obligatoires...
Intégrer des fonctions d'extraction automatique et de reconnaissance optique de caractères (OCR) dans le système d'information des procédures administratives provinciales.
Orientations à l’intention des centres de services administratifs publics au niveau communal pour la numérisation des dossiers et des résultats du règlement des procédures administratives.
Renforcer la coordination avec les départements, les directions et les secteurs afin de relier le Système provincial d'information sur les procédures administratives aux bases de données spécialisées et aux bases de données nationales.
En collaboration avec le ministère des Sciences et de la Technologie et le bureau gouvernemental, examiner et assurer une connexion complète et précise du système provincial de gestion des procédures administratives avec le portail national de la fonction publique et le système EMC.
NM
Source : https://baothanhhoa.vn/huong-dan-nguoi-dan-chu-dong-nop-ho-so-truc-tuyen-257323.htm
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