Beaucoup de gens pensent que le courrier électronique et le téléphone ont la même fonction au travail, mais en réalité, chaque méthode de communication a ses propres avantages et inconvénients.
Quand utiliser le courrier électronique
Utiliser le courrier électronique pour transmettre des documents : c'est un outil utile si vous devez stocker et envoyer des fichiers et documents importants à un ou plusieurs associés. De plus, si vous devez résumer un rapport ou présenter des propositions à votre supérieur ou à vos associés, le courrier électronique est le moyen le plus efficace, le plus complet et le plus précis de communiquer des informations.
Confirmation : L'e-mail peut également servir de document de confirmation. Il s'apparente à un mémo ou à une lettre, mais dans ce cas, il faut rédiger un message précis et informatif, puis attendre la réponse de l'interlocuteur après mûre réflexion.
Les utilisateurs peuvent également utiliser le courrier électronique pour confirmer des voyages, assister à des réunions ou prendre des décisions importantes.
Partage d'informations : Selon les experts en carrière, le courrier électronique est un moyen pratique et flexible de partager des documents, des liens, des fichiers PDF, des images… avec ceux qui en ont besoin. Le destinataire peut également consulter et rechercher facilement les informations.
Gestion du temps : Les e-mails peuvent être utiles si vous travaillez avec des personnes situées dans des fuseaux horaires ou des horaires différents. Le destinataire peut consulter le message à un moment opportun et vous recontacter selon son propre planning.
Mais il faut souligner que les informations envoyées par courrier électronique ne nécessitent pas nécessairement une réponse immédiate, mais créent plutôt une bonne situation de communication, de sorte que l'expéditeur et le destinataire disposent d'informations complètes et d'un temps de réponse approprié.
Les téléphones permettent aux utilisateurs d'exprimer leurs informations et leurs émotions rapidement et avec précision. Illustration : Linkedin
Quand dois-je utiliser le téléphone ?
Certains pensent que la communication par e-mail est aussi efficace que la communication vocale, mais les recherches suggèrent le contraire. En 2021, les chercheurs Amit Kumar et Nicholas Epley ont constaté que les interactions vocales, telles que les appels téléphoniques, les conversations vocales et les conversations vidéo , créent des liens sociaux plus forts que d'autres méthodes. Autrement dit, parler plutôt qu'envoyer des e-mails ou des SMS présente d'énormes avantages sociaux. Plus précisément :
Obtenez des informations rapidement : vous pouvez répondre au téléphone n'importe où, n'importe quand pour confirmer la sécurité des informations, mettre à jour vos comptes, modifier vos mots de passe au lieu d'attendre des réponses par e-mail.
Établir des relations : Rien ne remplace la communication directe. Au téléphone, on entend la voix, le ton, l'expression et l'intonation de l'interlocuteur. C'est une façon de communiquer complètement différente de l'e-mail, qui consiste simplement à envoyer du contenu.
Notification des travaux urgents : Pour les interventions urgentes nécessitant une notification et une intervention immédiates, un appel téléphonique est nécessaire. De plus, vous pouvez recevoir des appels où que vous soyez, tant que le réseau est disponible.
Si vous envoyez un e-mail, il n’est pas certain que l’autre personne le reçoive si elle n’est pas en ligne.
À utiliser dans les conversations délicates : Parfois, parler au téléphone est mieux qu'envoyer un e-mail, car vous pouvez exprimer une nouvelle idée, vous confier à quelqu'un ou prendre une décision sans laisser de trace sous forme d'e-mail ou de SMS.
Sans oublier que le volume, le rythme et le style de parole aident les auditeurs à mieux vous comprendre, à exprimer leur bonne volonté et à éviter les malentendus inutiles si vous n'utilisez que des mots.
Selon VNE
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