Numérisation des données : améliorer l'utilité, la sécurité et la valeur des connaissances de Bac Ninh

La numérisation des données ne se résume pas à une simple transformation des méthodes de stockage, mais représente également une avancée stratégique dans la gestion des connaissances des gouvernements modernes. À Bac Ninh, la numérisation des archives historiques produit des résultats probants : plus de 3,6 millions de pages de documents ont été converties en données électroniques, facilitant ainsi la recherche, réduisant considérablement le temps de traitement et améliorant la sécurité et la valeur juridique. À partir d'archives papier volumineuses, Bac Ninh a créé un « entrepôt de connaissances numériques » – une plateforme au service de l'administration en ligne, de l'économie numérique et de la société numérique à l'ère du numérique.

Si, par le passé, consulter un dossier personnel, une décision administrative ou les données d'un étudiant diplômé prenait des heures de recherche dans un entrepôt papier, il suffit désormais de quelques mots-clés et de quelques minutes d'opération pour que le système fournisse des résultats précis, complets et juridiquement valables. Le cas de Mme Nguyen Thi Thu Huong, enseignante au lycée Ngo Si Lien, en est un exemple typique : grâce à la commande de recherche « Décision de fin de stage de Mme Nguyen Thi Thu Huong », le dossier de 1993 a été récupéré en moins de trois minutes. De même, Mme Pham Thi Ngoc Ha, enseignante au lycée Ngoc Son, a facilement trouvé la liste des diplômés de 1969 à 1985 en quelques recherches seulement.

De 2022 à 2024, le Département de l'Intérieur de Bac Ninh a collaboré avec une unité de conseil pour déployer le logiciel de gestion des archives électroniques, perfectionnant ainsi les fonctionnalités de saisie, de recherche, d'autorisation d'accès et de suivi des modifications. Plus de 31 300 documents, soit 3,3 millions de pages A4, ont été numérisés, principalement des documents de directives et d'administration du Comité populaire provincial, de ses services et antennes, entre 1948 et 2014. Chaque année, plus d'un million de lecteurs en moyenne accèdent au système, avec 1 500 exploitations de fichiers en ligne, démontrant l'efficacité de l'application pratique des archives électroniques.

Selon M. Dang Quang Son, directeur du Centre d'archives historiques n° 1 de Bac Ninh, la technologie numérique permet de réduire de 20 à 30 fois le temps de recherche par rapport aux années précédentes, tout en garantissant la sécurité grâce au contrôle d'accès, à l'autorisation des utilisateurs et à l'enregistrement de l'historique des modifications. « Chaque document retrouvé est non seulement un document administratif, mais aussi un élément de mémoire préservé, une valeur juridique restaurée et un témoignage de l'efficacité de la transformation numérique », a souligné M. Son.

Construire une base de connaissances numériques – préserver la valeur

Le projet de numérisation des documents d'archives vise non seulement à améliorer les méthodes de travail, mais aussi à transformer le modèle des « archives traditionnelles » en « gestion moderne des connaissances ». À partir d'un entrepôt de documents distinct, le Centre d'archives historiques de Bac Ninh n° 1 a constitué un écosystème de données interconnecté, où chaque document, résolution, dépêche officielle et dossier de fonctionnaire est étiqueté et relié par date, organisme émetteur, domaine et sujet. La création d'une « Archive des connaissances » permet aux utilisateurs d'exploiter l'information en contexte, leur permettant d'analyser, de compiler des statistiques et d'exploiter les données à de multiples fins : administration, recherche, éducation , culture et droit.

Cependant, le processus de numérisation se heurte à de nombreux défis. Certains documents datent de plusieurs décennies et leur état physique est dégradé, ce qui complique la numérisation, l'identification et la correction des données. De nombreux documents ne comportent pas de résumé et leur format n'est pas uniforme, ce qui nécessite un traitement fastidieux. De plus, l'approbation, l'évaluation et l'acceptation des produits numérisés conformément à la réglementation en vigueur sont longues, ce qui freine leur progression. Par ailleurs, le serveur de stockage étant situé au Département des Sciences et Technologies, en cas de problème sur la ligne de transmission, l'exploitation est temporairement interrompue. À ce jour, le taux de numérisation n'atteint qu'environ 75 % du total des documents stockés dans l'entrepôt (en 2020), alors que le Centre reçoit encore chaque année un volume important de nouveaux documents.

Afin de surmonter cette limitation et de poursuivre l'expansion, le Comité populaire de la province de Bac Ninh a approuvé le projet « Numérisation des documents des Archives historiques provinciales pour la période 2025-2029 », doté d'un budget total d'environ 23 milliards de VND. Ce projet vise à numériser 3,8 millions de pages A4 supplémentaires de documents administratifs du Comité populaire provincial, de ses services et antennes. Il s'agit d'une étape importante pour finaliser l'ensemble de l'entrepôt de données administratives numériques de la province, en s'orientant vers le modèle « Gouvernement électronique – Stockage électronique – Service aux citoyens électroniques ».

Selon le plan, le ministère de l'Intérieur sera responsable de la mise en œuvre et de la coordination avec les agences et unités compétentes afin de garantir l'exactitude, l'exhaustivité et la sécurité des données. Le Centre n° 1 des archives historiques de Bac Ninh est chargé de sélectionner des partenaires technologiques reconnus, d'organiser des équipes de numérisation spécialisées et de promouvoir la communication afin d'accompagner les citoyens dans l'exploitation des données numérisées. À la mi-2025, le Centre avait numérisé plus de 330 000 pages de documents du Comité populaire provincial et des ministères de l'Éducation et de la Formation, des Sciences et de la Technologie, jetant ainsi les bases de la prochaine phase.

Le point fort du modèle de Bac Ninh réside dans l'intégration d'une infrastructure de stockage numérique avec une sécurité décentralisée multicouche. Le système permet non seulement une consultation rapide, mais aussi le suivi des journaux d'accès, la détection des anomalies et la protection absolue des données originales. Il s'agit d'un critère important dans le cadre de la Stratégie nationale des données à l'horizon 2030 du gouvernement, qui exige des collectivités locales qu'elles transforment leur modèle de stockage, passant de la « conservation des documents » à la « gestion des données ».

D'un point de vue plus large, Bac Ninh façonne un modèle de stockage intelligent où les données passées deviennent une ressource pour l'avenir. Numérisés, reliés et sécurisés, les documents historiques servent non seulement les tâches administratives, mais constituent également une base pour les applications analytiques, la prévision, la recherche politique et l'enseignement de l'histoire locale.

Globalement, le projet de numérisation des archives de Bac Ninh illustre une approche durable de la transformation numérique, non seulement en « convertissant le papier en données », mais aussi en « transformant les documents en savoir, et le savoir en valeur ». En automatisant et en rendant transparent l'ensemble du processus d'archivage, de recherche et de gestion des documents, Bac Ninh préserve non seulement la mémoire administrative locale, mais crée également une plateforme de données pour une administration intelligente, au service des citoyens et des entreprises à l'ère du numérique.

Centre de communication scientifique et technologique

Source: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm