Renforcer la gestion des documents et des archives au service de l'organisation et de l'agencement du système politique de la ville.

Il s’agit d’une tâche urgente et importante, d’une grande importance pour la préservation et la conservation des documents administratifs – documents précieux des agences et des organisations ; En même temps, il assure l'héritage et le service opportun pour la gestion, la direction et l'exploitation pendant la période de transition. Le plan est élaboré dans le but de définir clairement le contenu du travail, la feuille de route, le délai d’exécution et les responsabilités spécifiques de chaque agence et unité. En conséquence, la mise en œuvre stricte de la dépêche officielle n° 414/BNV-VTLTNN du 19 mars 2025 du ministère de l'Intérieur et de la directive n° 06/CT-UBND du 2 avril 2025 du président du comité populaire de la ville est une exigence obligatoire, créant une base pour une gestion efficace et scientifique des documents de l'État.

Le Comité populaire de la ville demande aux départements, branches, secteurs, comités populaires de district et de commune et aux agences, organisations et syndicats concernés d'intensifier la propagande, la diffusion et la compréhension du contenu de la Directive 06/CT-UBND auprès des cadres, des fonctionnaires et des employés publics. Cela permet de sensibiliser et de responsabiliser les acteurs du travail documentaire et archivistique, notamment dans le contexte de nombreux changements organisationnels et de personnel.

L’un des éléments clés du Plan est l’obligation de lier le contenu du travail aux fonctions, tâches et responsabilités de chaque agence, unité et individu chargé de présider et de coordonner étroitement avec les unités concernées pour une mise en œuvre efficace. Chaque étape de la feuille de route doit avoir un délai d’achèvement spécifique pour éviter les chevauchements ou les tâches manquantes. Les bases de données, les dossiers et les documents administratifs doivent être examinés, classés, entièrement documentés et transférés conformément à la réglementation, en particulier avec les agences et les unités qui sont fusionnées, consolidées ou dissoutes. Les documents de valeur historique doivent être rapidement déposés aux Archives historiques de la Ville conformément à la loi.

Dans le processus de réorganisation de l’appareil, le stockage des documents n’est pas seulement une exigence technique administrative mais aussi stratégique, visant à assurer la succession dans la gestion de l’État et à ne pas interrompre le fonctionnement du système politique . L'ensemble du système de documents, d'enregistrements, de données électroniques... doit être géré sérieusement, confidentiel et absolument sûr.

Le plan souligne également la nécessité d’une coordination régulière entre les agences et les unités ; Application efficace des technologies de l’information dans le travail de documentation et d’archivage, améliorant la qualité de la gestion électronique des documents dans l’environnement numérique.

Français En conséquence, les agences et les organisations procèdent à un examen de tous les documents non édités, en éliminant dans un premier temps les documents qui n'ont pas besoin d'être stockés à long terme, tels que les livres, les journaux, les magazines, les brouillons, les documents de référence, etc. En même temps, ils compilent des statistiques et cataloguent les dossiers de travail inachevés, classent et regroupent les documents en groupes : terminés et inachevés ; Dans lequel les dossiers incomplets doivent être collectés séparément et clairement notés.

Pour les documents papier numérisés, les unités sont responsables de la sauvegarde des données sur des périphériques de stockage, de leur scellement et de leur remise avec la base de données électronique. Il est nécessaire d'aménager un entrepôt approprié pour stocker les documents en toute sécurité, en veillant à ce qu'ils ne soient ni perdus ni endommagés.

Une fois l'organisation terminée, le ministère de l'Intérieur conseillera au Comité populaire de la ville d'élaborer et de soumettre un projet pour gérer les documents restants et de coordonner avec les agences compétentes pour organiser efficacement la gestion, le stockage et l'exploitation des documents après l'organisation.

Source : https://haiphong.gov.vn/tin-tuc-su-kien/tang-cuong-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-phuc-vu-sap-xep-to-chuc-bo-may-he-thong-chinh-tri-tr-748626