KPI - מנוף לקידום חדשנות ויצירתיות של הצוות

משרד הפנים הגיש זה עתה לממשלה טיוטת צו בנושא הערכה וסיווג איכותם של עובדי מדינה, כאשר נקודה חדשה בולטת היא יישום מדד KPI (מדד הערכת ביצועים) למדידת תוצאות עבודתם של עובדי מדינה לפי תפקידים. כל עובד מדינה מנוטר ומקבל ציון מדי חודש ורבעון במקום סיכום בסוף השנה כבעבר. יישום מדד KPI אזורי למדידת תוצאות עבודה לפי כל תפקיד נחשב הכרחי ביישום רפורמה מנהלית.

שינוי תפיסת העבודה של עובדי מדינה

על פי טיוטת הצו, תוצאות מדדי ה-KPI מהוות הן בסיס לסיווג עובדי מדינה בסוף השנה והן בסיס להערכת חברי מפלגה, עבודת כוח אדם משרת, כגון סידור, רוטציה, מינוי, תגמול או פיטורים.

אנשים מגיעים לבצע טיפולים במרכז שירותי המנהל הציבורי של מחוז ת'ו דוק, הו צ'י מין סיטי. צילום: וייט דונג

בעל תואר שני נוין נאט חאן, מאוניברסיטת כלכלה ומשפטים, האוניברסיטה הלאומית של הו צ'י מין סיטי, ציין: "יישום מדדי KPI במגזר הציבורי הוא נקודה חשובה חדשה, המדגימה שינוי בחשיבת ניהול עובדי מדינה; מכיוון שתפקידים ממלאים תפקיד מפתח בניהול עובדי מדינה, הם הבסיס לקביעת צורכי גיוס, סידור כוח אדם בהתאם ליכולת, בניית סטנדרטים לתפקידים ויישום הכשרה, תכנון וטיפול. ניהול לפי תפקיד מסייע בהערכת עובדי מדינה בצורה מדויקת יותר, ובכך משפר את איכות הניהול. בפרט, יישום מדד KPI להערכת תוצאות עבודה ייצור שינוי גדול בחשיבת העבודה של עובדי מדינה, ויצור לחץ על עובדי מדינה לעבוד קשה תמיד כדי להשלים את דרישות התפקיד."

ד"ר נגוין טואן אן, מומחה למנהל ציבורי, מאמין גם הוא כי יישום מדדי ביצועים (KPI) במגזר הציבורי הוא הכרחי ביותר. הוא ניתח כי המדינה כולה נמצאת בתהליך של רפורמה מנהלית, עם הצורך לייעל את המנגנון, לשפר את האפקטיביות והיעילות, ובמקביל לבנות ממשלה משרתת. מודל השלטון המקומי הדו-שלבי דורש אחריות ברורה, סמכות ברורה ותוצאות ברורות. מדדי ביצועים (KPI) הופכים לכלי לכימות יעילות העבודה של כל עובד מדינה וכל סוכנות. במילים אחרות, מדדי ביצועים (KPI) הם צעד קדימה עבור עובדי מדינה להתקרב לשיטות ניהול מודרניות. זה תורם לשינוי החשיבה המנהלית של עובדי מדינה מניהול לשירות, כאשר קצינים מתרגלים באופן יזום יכולת ניהול עבודה אישית, שולטים במיומנויות דיגיטליות ומיישמים טכנולוגיה.

פרסום ושקיפות בהערכה ובסיווג

בעל תואר שני נגוין טואן אנה ניתח כי בעת יישום מדדי ביצוע (KPI), עובדי מדינה חייבים לעבור מ"לעשות את זה כדי להספיק" ל"לעשות את זה באיכות ובמידה", מה שייצור מוטיבציה לשיפור המקצועיות, להפחית תלות או עבודה חסרת משמעות. מדדי ביצוע (KPI) גם יעודדו תחרות בריאה ויקדמו בניית תרבות של אחריות בשירות המדינה. באופן ספציפי, אלו שמשלימים היטב, בעלי יוזמות ותוצאות ברורות יוכרו. להיפך, מקרים של קיפאון והתחמקות מאחריות ייחשפו בצורה ברורה יותר.

פקידי מחוז דונג הונג ת'ואן (HCMC) מטפלים במסמכים עבור אנשים

מומחים ממליצים גם לא להחיל מסגרת נוקשה על כולם, אלא שהקריטריונים חייבים להתבסס על הפונקציות והמשימות הספציפיות של כל משרה. הקריטריונים חייבים להיות בהרמוניה בין כמותיים (מספר רשומות, התקדמות, שיעור השלמה בזמן) לאיכותיים (רמת שביעות רצון האנשים, רוח התיאום). מערכת מדדי ה-KPI חייבת להיות גמישה, ניתנת להתאמה להקשר, תוך הימנעות ממדידה מכנית המבטלת יצירתיות. יחד עם זאת, חייב להיות מנגנון ניטור ואימות שקוף לתוצאות יישום מדדי ה-KPI, כולל השתתפות של צדדים שלישיים - כגון אנשים או סוכנויות עצמאיות, כדי להגביל "ריצת מספרים" או דיווח על הישגים.

לאחר ניתוח מספר קשיים, העריך תואר שני במדעי המחשב נגוין נאט חאן כי ניקוד מדדי ביצוע (KPI) עבור משרות שאינן יוצרות מוצרים ספציפיים ואין להן כימות ברור הוא אתגר גדול, אך הדבר אפשרי לחלוטין אם מיושמים בשיטה הנכונה. במקום למדוד את התפוקה, יש להעריך משרות אלו על סמך תהליך העבודה, איכות ביצוע המשימות ורמת התרומה ליעילות הכוללת של היחידה. באופן ספציפי, ניתן להשתמש באינדיקטורים כגון שיעור השלמת העבודה בזמן, דיוק בייעוץ, רמת עמידה בהליכים או רמת שביעות הרצון של האנשים...

מומחים מאמינים שכדי ליישם בהצלחה את יישום מדדי ה-KPI, יש צורך להכין בקפידה את המוסדות, משאבי האנוש, מאגרי המידע וטכנולוגיית המידע. זה דורש מסוכנות ניהול השירות הציבורי לעצב תיאור תפקיד מפורט ומתאים. יחד עם זאת, יש צורך לתאר באופן מלא את הדרישות לכל משרה מבחינת כישורים מקצועיים, מיומנויות, תכונות מוסריות ויכולות מעשיות שעובדי המדינה הנושאים את התפקיד צריכים להיות להם. זה דורש תיאום בין משרד הפנים , המשרדים, הסניפים והרשויות המקומיות כדי ליצור בסיס ליישום נרחב ומדעי. ככל שתיאור התפקיד ספציפי יותר, כך היישום של מדדי ה-KPI מפורט ויעיל יותר.

על פי טיוטת הצו שהגיש משרד הפנים לממשלה , קריטריונים כלליים של איכויות, גישות, משמעת ותרבות שירות הציבור מהווים 30% מהציון הכולל, בעוד שתוצאות הביצועים באמצעות מדדי ביצועים מהוות 70%. עובדי מדינה מסווגים לפי איכות על סמך תוצאות ניטור והערכה חודשיות ורבעוניות לפי 4 רמות: מתחת ל-50 נקודות, בין 50-70 נקודות, בין 70-90 נקודות ומעל 90 נקודות.

עובדי מדינה עם ציון הערכה נמוך מ-50 נקודות, או עם הפרות משמעת או הידרדרות מוסרית, יסווגו כ"לא משלימים את תפקידם" וייתכן שיועברו או יפוטרו. משרד הפנים הסביר כי מנגנון זה נועד ליצור כלי הערכה שקוף ואובייקטיבי, תוך סינון אלו שאינם עומדים בדרישות, ובמקביל לעודד עובדי מדינה לעבוד בצורה פרודוקטיבית, יצירתית ויעילה.

ארגון לאומי BINH

מקור: https://www.sggp.org.vn/kpi-don-bay-thuc-day-can-bo-doi-moi-sang-tao-post812668.html