מדדי ביצועים (KPI) - מינוף חדשנות ויצירתיות של עובדים.

משרד הפנים הגיש זה עתה לממשלה טיוטת צו בנושא הערכה וסיווג איכותם של עובדי המדינה, כאשר נקודה חדשה בולטת היא יישום מדדי ביצוע מרכזיים (KPI) למדידת תוצאות עבודתם של עובדי המדינה בהתאם לתפקידם. כל עובד מדינה ינוטר ויקבל ניקוד חודשי ורבעוני, במקום רק בסוף השנה כבעבר. יישום מדדי ביצוע מרכזיים באזור למדידת תוצאות עבודה עבור כל משרה נחשב הכרחי ביישום רפורמה מנהלית.

שינוי תפיסת העבודה של עובדי מדינה

על פי טיוטת הצו, תוצאות מדדי ה-KPI ישמשו כבסיס לדירוג עובדי מדינה בסוף השנה, וכן ישמשו כבסיס להערכת חברי המפלגה, עבודות שירות כגון שיבוץ, רוטציה, מינוי, הענקת ציון לשבח או פיטורים.

אנשים מבצעים הליכים במרכז השירותים המנהליים הציבוריים של וורד ת'ו דוק, הו צ'י מין סיטי. צילום: וייט דונג

לדברי מר נגוין נאט חאן, בעל תואר שני (M.Sc) מאוניברסיטת הכלכלה והמשפטים של האוניברסיטה הלאומית של וייטנאם, הו צ'י מין סיטי: יישום מדדי ביצועים (KPI) במגזר הציבורי הוא התפתחות משמעותית חדשה, המשקפת שינוי בחשיבה מאחורי ניהול עובדי מדינה. משרות ממלאות תפקיד מכריע בניהול עובדי מדינה, ומשמשות כבסיס לקביעת צורכי גיוס, הקצאת כוח אדם על סמך כשירות, קביעת סטנדרטים לתפקידים ויישום הכשרה, תכנון ושכר. ניהול לפי משרות מאפשר הערכה מדויקת יותר של עובדי מדינה, ובכך משפר את איכות הניהול. בפרט, יישום מדדי ביצועים (KPI) להערכת ביצועים ייצור שינוי משמעותי בחשיבה של עובדי מדינה, ויפעיל עליהם לחץ לשאוף כל הזמן לעמוד בדרישות התפקיד.

לדברי בעל התואר השני נגוין טואן אן, מומחה למנהל ציבורי, יישום מדדי ביצועים (KPI) במגזר הציבורי הוא חיוני. הוא הסביר כי המדינה כולה עוברת כעת רפורמה מנהלית, הדורשת מנגנון יעיל יותר, שיפור היעילות והאפקטיביות ופיתוח של ממשלה מוכוונת שירות. מודל השלטון המקומי הדו-שכבתי דורש אחריות ברורה, סמכויות ברורות ותוצאות ברורות. מדדי ביצועים (KPI) הופכים לכלי לכימות יעילות העבודה של כל עובד מדינה וכל סוכנות. במילים אחרות, מדדי ביצועים הם צעד קדימה בקירוב ניהול עובדי המדינה לשיטות ממשל מודרניות. זה תורם לשינוי החשיבה המנהלית של עובדי מדינה מניהול לשירות, ומעודד אותם לשפר באופן יזום את כישורי ניהול העבודה האישיים שלהם, לשלוט במיומנויות דיגיטליות וליישם טכנולוגיה.

פתיחות ושקיפות בהערכה ובדירוג.

לדברי בעלת התואר השני נגוין טואן אנה, יישום מדדי ביצוע (KPI) מאלץ את עובדי המדינה לעבור מ"ביצוע העבודה" פשוט ל"עבודה עם תוצאות איכותיות ומדידות", ויוצר מוטיבציה לשיפור המקצועיות ולהפחתת שאננות או עבודה לא רצינית. מדדי ביצוע (KPI) גם מעודדים תחרות בריאה ומקדמים תרבות של אחריות בשירות הציבורי. באופן ספציפי, אלו שמבצעים ביצועים טובים, מפגינים יוזמה ומשיגים תוצאות ברורות יזכו להכרה. לעומת זאת, אלו שמתנהגים איטיים או מתחמקים מאחריות ייחשפו בצורה ברורה יותר.

עובדי ציבור ברובע דונג הונג ת'ואן (הו צ'י מין סיטי) מעבדים מסמכים עבור אזרחים.

מומחים הציעו גם שבמקום להחיל מסגרת נוקשה על כולם, יש להתבסס על הקריטריונים על התפקידים והמשימות הספציפיות של כל משרה. קריטריונים אלה צריכים לאזן בין כמותיים (מספר קבצים, התקדמות, שיעור השלמה בזמן) לבין איכותיים (רמת שביעות רצון האזרחים, רוח התיאום והשיתוף פעולה). מערכת מדדי הביצועים (KPI) חייבת להיות גמישה וניתנת להתאמה להקשר, תוך הימנעות ממדידה מכנית החונקת את היצירתיות. יחד עם זאת, צריך להיות מנגנון ניטור ואימות שקוף לביצועי מדדי הביצועים, כולל השתתפות של צדדים שלישיים - כגון אזרחים או סוכנויות עצמאיות - כדי למנוע "מניפולציה מספרית" או דוחות ביצועים מנופחים.

בניתוח חלק מהקשיים, העריך סטודנט לתואר שני נגוין נאט חאן כי ניקוד מדדי ביצועים (KPI) עבור משרות שאינן מייצרות מוצרים ספציפיים או בעלות תוצאות כמותיות ברורות הוא אתגר משמעותי, אך בר השגה לחלוטין אם מיושמים בשיטה הנכונה. במקום למדוד את התפוקה, יש להעריך משרות אלו על סמך תהליך העבודה, איכות ביצוע המשימות ורמת התרומה ליעילות הכוללת של היחידה. באופן ספציפי, ניתן להשתמש באינדיקטורים כגון שיעור השלמת העבודה בזמן, דיוק בייעוץ, רמת תאימות לתהליכים או רמת שביעות רצון הלקוחות.

מומחים מאמינים כי יישום מוצלח של מדדי ביצועים (KPI) דורש הכנה יסודית מבחינת מוסדות, משאבי אנוש, מאגרי מידע וטכנולוגיית מידע. דבר זה מחייב את רשויות ניהול השירות הציבורי לעצב תיאורי תפקיד מפורטים ומתאימים. במקביל, תיאורים אלה חייבים לפרט באופן מלא את הדרישות לכל תפקיד, כולל כישורים מקצועיים, מיומנויות, תכונות אתיות ויכולות מעשיות שעובד המדינה צריך להחזיק בהן. דבר זה דורש תיאום בין משרד הפנים , משרדים, מגזרים ורשויות מקומיות אחרות כדי ליצור בסיס ליישום נרחב ומדעי. ככל שתיאור התפקיד ספציפי יותר, כך יישום מדדי ביצועים יהיה מפורט ויעיל יותר.

על פי טיוטת הצו שהגיש משרד הפנים לממשלה , קריטריונים כלליים בנוגע לאופי, גישה, משמעת ותרבות שירות הציבור מהווים 30% מהציון הכולל, בעוד שתוצאות הביצועים באמצעות מדדי ביצועים מהוות 70%. עובדי מדינה מסווגים על סמך תוצאות ניטור והערכה חודשיות ורבעוניות לפי ארבע רמות: מתחת ל-50 נקודות, 50-70 נקודות, 70-90 נקודות ומעל 90 נקודות.

עובדי מדינה עם הערכות ביצועים מתחת ל-50 נקודות, או כאלה שהפרו משמעת או הפגינו ירידה מוסרית, יסווגו כ"לא ממלאים את תפקידם" וייתכן שיועברו או יפוטרו. משרד הפנים מסביר כי מנגנון זה נועד ליצור כלי הערכה שקוף ואובייקטיבי, לסנן את אלו שאינם עומדים בדרישות, תוך עידוד עובדי מדינה לעבוד בצורה פרודוקטיבית, יצירתית ויעילה.

ארגון לאומי BINH

מקור: https://www.sggp.org.vn/kpi-don-bay-thuc-day-can-bo-doi-moi-sang-tao-post812668.html