הידוק ניהול עבודת המסמכים והארכיון במהלך תהליך ארגון מחדש ארגוני.

קינתדוטי - חל איסור מוחלט לתפוס, להעביר או להשמיד מסמכים ומאגרי מסמכים באופן לא חוקי; אסור לפגוע או לאבד מסמכים ומאגרי מסמכים במהלך תהליך ארגון המנגנון...

זהו תוכן בולט בדוח הרשמי מס' 414/BNV-VTLTNN מיום 19 במרץ של משרד הפנים, שנשלח לוועדות העם של המחוזות והערים המרכזיות, בנושא חיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיון בתהליך ארגון מחדש של מנגנון המערכת הפוליטית, בהתאם למסקנה מס' 127-KL/TW של הפוליטביורו.

אסור בהחלט להחזיק, להעביר או להשמיד מסמכים באופן בלתי חוקי.

המסמך קובע בבירור כי על מנת להבטיח עבודה חלקה ורציפה של מסמכים וארכיונים, וכדי להבטיח ניהול בטוח של מסמכים לפני, במהלך ואחרי השלמת ארגון מחדש של המערכת הפוליטית בהתאם למסקנה מס' 127-KL/TW מיום 28 בפברואר 2025 של הפוליטביורו, המזכירות ומשרד הפנים מבקשים מיו"ר הוועדה העממית של המחוז או העיר המנוהלת באופן מרכזי להורות בדחיפות על יישום מספר משימות דחופות לחיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיונים בתהליך ארגון מחדש של מנגנון השלטון המקומי.

ראשית , יש ליישם כראוי ומלא את התקנות החוקיות בנוגע למסמכים וארכיונים, תוך עמידה בדרישות: כל המסמכים ומסדי הנתונים שנוצרו במהלך פעילותן של סוכנויות וארגונים חייבים להיות מנוהלים באופן מרכזי, אחיד ומאובטח בהתאם לכל ארכיון; מסמכים ומסדי נתונים של כל סוכנות או ארגון חייבים להיות מאוספים סטטיסטית בהתאם לארכיון של אותו סוכנות או ארגון.

לסגור את הארכיונים של סוכנויות וארגונים ממועד סיום הפעילות; סוכנויות וארגונים אינם מנפיקים מסמכים מנהליים תחת סמכותם ממועד כניסת תוקף של החלטת הרשות המוסמכת על מיזוג או סיום פעילות.

לפני ובמהלך ההסדר הארגוני, יש להמשיך ולשמור מסמכים ומסדי נתונים בארכיונים של הארכיון ההיסטורי המחוזי וארכיון הסוכנות (או במקום האחסון הנוכחי) של היחידה המנהלית (ADU) לפני ההסדר.

בפרט, חל איסור מוחלט לתפוס, להעביר או להשמיד באופן בלתי חוקי מסמכים ומאגרי מסמכים; אסור לפגוע או לאבד מסמכים ומאגרי מסמכים במהלך תהליך ארגון המנגנון.

שנית , הארכיונים ההיסטוריים המחוזיים אחראים על קליטה ותיאום עם ראשי הסוכנויות, הארגונים והיחידות המנהליות על מנת להמשיך ולשמר באתר או לשמר באופן זמני את כל המסמכים הארכיוניים ומסדי הנתונים במחוז ולמסור מסמכים בהתאם לסמכות הניהול שלהם לסוכנויות, לארגונים וליחידות המנהליות החדשות לאחר ארגון מחדש של המבנה הארגוני.

שלישית , מסירת מסמכים ומאגרי מסמכים לאחר ביצוע הסידור הארגוני בהתאם לתקנות החוקיות בנוגע לסמכות ניהול ארכיונים.

רביעית , יש ליישם בקפדנות את התקנות החוקיות בנוגע לניהול ושימוש בחותמות ותעודות חתימה דיגיטלית עבור שירות ציבורי מיוחד; להגן על סודות מדינה ולהבטיח את אבטחת המידע, המסמכים והנתונים בעת ביצוע משימות סטטיסטיות, אריזה, מסירה, שימור ושימוש בתהליך ארגון מחדש של המנגנון.

תקנות בנוגע לרשימת קודי זיהוי למסמכים, רשומות וסמלי טקסט של סוכנויות וארגונים חדשים

עבור ועדות העם של המחוזות והערים המנוהלות במרכז, משרד הפנים מבקש מיו"ר ועדת העם המחוזית לקחת אחריות כראש יישום ניהול הארכיונים הממלכתי באזור, במסגרת תפקידיו וסמכויותיו; להבטיח את בטיחות המסמכים ומאגרי המסמכים תחת סמכות הניהול בהתאם לתקנות החוק לאורך כל תהליך ארגון מחדש של המנגנון. להוציא בדחיפות את הנחיית יו"ר ועדת העם המחוזית לחיזוק ניהול המסמכים והארכיונים על ידי המדינה.

במקביל, יש צורך לפתח תוכנית לארגון מחדש של הארכיונים ההיסטוריים של המדינה ברמה המחוזית במסגרת הפרויקט לסידור וארגון מחדש של יחידות מנהליות בכל הרמות ולבניית מודל ארגון דו-שלבי של ממשל מקומי, ולהגישה לרשויות המוסמכות לצורך הערכה ויישום.

מיד לאחר השלמת הסידור הארגוני, יש להוציא בהקדם מסמך המפרט את רשימת קודי הזיהוי עבור מסמכים, רשומות וסמלי מסמכים של הסוכנויות והארגונים החדשים תחת ניהולם; להורות לראשי הסוכנויות והארגונים החדשים לקבל מסמכים ומאגרי מידע תחת סמכותם הניהולית; לראשי היחידות המנהליות החדשות לקבל מסמכים בחדרים ובמחסנים באזור הניהול המנוהל באופן זמני על ידי הארכיון ההיסטורי המחוזי.

במקביל, יש צורך להורות ליחידה המנהלת ומפעילה את המערכת ליישם פתרונות טכניים כדי להבטיח המשכיות והמשך פעילויות הנפקת מסמכים ויישוב עבודה של סוכנויות וארגונים תחת ניהולה.

משרד הפנים הציע לחזק את ניהול עבודת המסמכים והארכיון במסגרת תהליך ארגון מחדש של המערכת הפוליטית (צילום: VNA)

פרסם תוכנית ליישום הנחיית יו"ר ועדת העם המחוזית

מטעם משרד הפנים, ההודעה הרשמית מבקשת מיו"ר ועדת העם המחוזית להוציא הנחיה לחיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיון בתהליך ארגון מחדש של המערכת הפוליטית המקומית; להוציא תוכנית ליישום הנחיית יו"ר ועדת העם המחוזית.

במקביל, יש להטיל על הארכיון ההיסטורי המחוזי את האחריות להקצות פקידים לארגון קבוצות עבודה לסוכנויות, ארגונים ויחידות כדי לקבל ולתאם את שימור המסמכים באתר ולתחום את מסד הנתונים של המסמכים במערכת; יש להורות לארכיון ההיסטורי המחוזי לנקוט באופן יזום צעדים לאיסוף קבצים בעלי תקופת שימור קבועה שנערכו במלואם בסוכנויות ובארגונים שהם מקור המסמכים המוגשים לארכיון ההיסטורי המחוזי.

במקביל, יש לייעץ ליו"ר ועדת העם המחוזית לארגן משאבים מספיקים כדי להבטיח את שלומם של מסמכים ומסדי נתונים של מסמכים בחדרים ובמחסנים שאושרו ונחתמו על ידי הארכיון ההיסטורי המחוזי עד למסירתם לסוכנות הניהול או הארגון האחראי לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

מיד לאחר השלמת ההסדר הארגוני, יש להודיע ​​בהקדם ליו"ר ועדת העם המחוזית להוציא רשימה של קודי זיהוי עבור מסמכים, רשומות וסמלי טקסט של סוכנויות וארגונים שהוקמו לאחר ההסדר הארגוני במסגרת הניהול; להגיש לוועדת העם המחוזית פרויקט לניהול וטיפול בפעולות עסקיות עבור גוש המסמכים של סוכנויות וארגונים לפני ההסדר הארגוני; לתאם עם היחידה המנהלת ומפעילה את המערכת לפיתוח תוכנית למסירה ושילוב של מסמכים ומסדי נתונים של מסמכים במערכת.

לאשר את מסירת המסמכים ומסדי הנתונים של סוכנויות וארגונים לפני ארגון מחדש של המנגנון.

עבור ארכיונים היסטוריים מחוזיים, משרד הפנים מציע להסדיר פקידים שידריכו את הספירה, הסידור, האריזה, האיטום, אישור הכמות והסטטוס של מסמכי נייר ומסמכים על גבי נשאי מידע אחרים (אם קיימים), קבלה ותיאום שימור באתר או שימור מרכזי זמני של מסמכים של סוכנויות וארגונים; תיאום עם יחידות הניהול והתפעול של המערכת כדי לקבוע את מספר המסמכים הדיגיטליים ולתחום את מסד הנתונים של המסמכים במערכת של כל סוכנות, ארגון ויחידה מנהלית.

ערכו רשימה של כל המסמכים ומסדי הנתונים השמורים כיום בארכיון ההיסטורי המחוזי; המשך להבטיח את הבטיחות, השלמות והשימושיות של המסמכים ומסדי הנתונים בארכיון ההיסטורי המחוזי עד למסירתם לסוכנויות וארגונים מוסמכים לאחר ארגון מחדש של המנגנון. סכמו את כמות המסמכים ומסדי הנתונים ודיווחם למשרד הפנים לצורך דיווח למשרד הפנים.

מיד לאחר השלמת ההסדר הארגוני, יש צורך לבצע באופן מיידי: ארגון ואישור מסירת מסמכים ומסדי נתונים של סוכנויות וארגונים לפני ההסדר הארגוני לסוכנות או לארגון הניהול המוסמך לאחר ההסדר הארגוני; ייעוץ למשרד הפנים לפתח פרויקט לניהול וטיפול בעסקי גוש המסמכים ומאגר המסמכים שתועדו סטטיסטית של הסוכנות או הארגון לפני ההסדר הארגוני.

במקביל, לתאם עם סוכנויות וארגונים רלוונטיים כדי לארגן את יישום הפרויקטים והתוכניות לניהול וטיפול בפעולות עבור בלוקי המסמכים ומסד הנתונים שנאספו סטטיסטית לפני ההסדר הארגוני; לאסוף קבצים עם תקופות שימור קבועות שנערכו במלואן קודם לכן בסוכנויות וארגונים שהם מקור המסמכים המוגשים לארכיון ההיסטורי המחוזי.

הרשמה לפתיחת חשבונות חדשים או פתיחה מחדש עבור ארגונים, מנהיגים ופקידים

כמו כן, בהודעה רשמית זו, משרד הפנים דורש מראשי הסוכנויות, הארגונים ויושבי ראש ועדות העם המחוזיות והקומונליות להיות אחראים להבטחת בטיחותם של מסמכים ומאגרי המסמכים הנמצאים תחת סמכותם הניהולית, בהתאם לתקנות החוקיות, לאורך כל תהליך ארגון מחדש של המנגנון, עד למסירת המסמכים ומאגרי המסמכים לארכיונים ההיסטוריים המחוזיים ולסוכנויות והארגונים המוסמכים לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

במקביל, יש להורות ליחידות וליחידים לאסוף ולארוז רשומות ומסמכים על עבודות שהושלמו ורשומות ומסמכים על עבודות לא גמורות; להקצות יחידות וליחידים לסנתז וליצור רשימה של עבודות לא גמורות של הסוכנות או הארגון; לוודא שהרשומות והמסמכים מצורפים, נארזים בנפרד, מאוספים ומוגשים לארכיון הסוכנות.

לנהל את ארכיון הלשכה הסטטיסטית, לארוז מסמכים בארכיונים ולהדריך יחידות ואנשים פרטיים לאסוף ולארוז רשומות ומסמכים שלא הוגשו לארכיונים; לקבל רשומות ומסמכים מיחידות ואנשים פרטיים ולאסוף אותם בארכיונים ובמחסנים לאחסון מרכזי. במקביל, לארגן את המחסנים, הציוד ומשאבי האנוש הדרושים להגנה ושימור בטוח של מסמכים עד למסירתם לסוכנות הניהול או הארגון המוסמך לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

יו"ר ועדת העם המחוזית ממנה את משרד הפנים לייעץ בנוגע לארגון מחסנים וציוד נחוץ לאיסוף ושימור בטוח של מסמכים של סוכנויות מיוחדות תחת ועדת העם המחוזית; לארגן כוחות להגנה על בטיחות המסמכים עד למסירתם לסוכנויות וארגונים מוסמכים לניהול לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

מיד לאחר השלמת ההסדר הארגוני, ראש הסוכנות, הארגון או היחידה המנהלית החדשה חייב להורות באופן מיידי על רישום פתיחה או פתיחה מחדש של חשבונות עבור הארגון, המנהיג ומשרד המסמכים במערכת על מנת להבטיח הנפקה וקבלת מסמכים; להירשם להנפקת חותמות ותעודות חתימה דיגיטלית עבור שירות ציבורי מיוחד בהתאם לתקנות...

סטטיסטיקה, איטום, שמירה על מסמכים

עבור ארכיוני סוכנויות, משרד הפנים דורש ממחלקת הארכיונים של הסוכנות או מהאדם המוקצה לארכיון בסוכנות, בארגון או ביחידה להנחות יחידות ואנשים פרטיים לאסוף, לארוז מסמכים ולמסור אותם לחדר או למחסן לשימור מרכזי מראש; להכין את המחסן ואת התנאים הדרושים לשמירה בטוחה על מסמכים שהתקבלו מיחידות ואנשים פרטיים; לאסוף, לאטום ולשמור בבטחה מסמכים בחדר או במחסן של הסוכנות או הארגון עד למסירתם לארכיון ההיסטורי המחוזי או לסוכנות או לארגון המוסמך לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

במקביל, לתאם עם יחידת הניהול והתפעול של המערכת הסטטיסטית כדי לאשר את מספר המסמכים ומסדי הנתונים של סוכנויות וארגונים במערכת; לקבל ולשמור בנפרד קבצים ומסמכים של עבודות לא גמורות בהתאם לרשימה; להגיש או לספור בנפרד ולארוז קבצים עם תקופת שמירה קבועה שנערכו בעבר במלואם.

הגישו מסמכים ארוזים ורשימת עבודות לא גמורות במצבם המקורי.

עבור עובדי מדינה, עובדי ציבור ועובדים, משרד הפנים דורש סטטיסטיקות ואריזה של קבצים ומסמכים על עבודות שהושלמו ולא גמורות. עבור עבודות גמורות, יש צורך לערוך רשימה ולציין בבירור את שם העבודה, שם האדם שהוקצה לטיפול בה, מספר המסמכים הזמינים ומועד אחרון לטיפול (אם קיים).

יש להגיש את הסטטוס המקורי של הקבצים הארוזים, המסמכים ורשימת העבודה הלא גמורה במערכת לארכיון הסוכנות או היחידה, או לאדם האחראי על איסוף המסמכים במהלך תהליך ארגון המנגנון.

מיד לאחר השלמת הסידור הארגוני, יש לתאם באופן מיידי עם ארכיון הסוכנות והיחידה המנהלת ומפעילה את המערכת כדי למסור רשומות ומסמכים על עבודה לא גמורה ליחידה או לאדם האחראי על המשך הטיפול בה.

סגירת חשבונות של ארגונים ויחידים עבור סוכנויות וארגונים שהפסיקו לפעול

עבור היחידות המנהלות ומפעילות את המערכת, משרד הפנים דורש זיהוי ותיחום של היקף המסמכים ומסדי הנתונים במערכת בהתאם לכל חשבון של הסוכנות, הארגון והפרט. בהתבסס על רשימת העבודות הלא גמורות, יש לזהות את היקף הנתונים וליצור רשימת חשבונות של ארגונים ויחידים עם עבודה לא גמורה; להכין תוכנית מסירה כאשר יורה הדבר.

במקביל, לאסוף נתונים סטטיסטיים ולדווח לוועדת העם המחוזית ולמשרד הפנים על מערכת קודי זיהוי המסמכים, קודי הקבצים וסמלי המסמכים המשמשים כיום במערכת, כדי לשמש כבסיס לקביעת קודי זיהוי מסמכים, קודי קבצים וסמלי מסמכים של סוכנויות וארגונים לאחר ארגון מחדש של המבנה הארגוני באופן מאוחד ומסונכרן, תוך הימנעות מכפילויות.

מיד לאחר השלמת ההסדר הארגוני, יש צורך לסגור באופן מיידי את חשבונותיהם של ארגונים ויחידים עבור סוכנויות וארגונים שמפסיקים את פעילותם מיד לאחר קבלת ההחלטה על ההסדר הארגוני; במקביל, לפתוח חשבונות עבור סוכנויות, ארגונים ויחידים חדשים, תוך הבטחת קשר עם מסמכים ומסדי נתונים קשורים בעבר.

בפרט, משרד הפנים מציע לגבש תוכנית לשימוש במסמכים ובמאגרי מידע במערכת כדי לשרת את הצרכים הדחופים של סוכנויות, ארגונים ויחידים במהלך תהליך ארגון מחדש של המנגנון.

מקור: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html