ניהול הידוק של עבודת המסמכים והארכיון במהלך תהליך ארגון מחדש של המנגנון

קינתדוטי - אסור בהחלט להחזיק, להעביר או להשמיד באופן בלתי חוקי מסמכים ומאגרי מסמכים; אסור לפגוע או לאבד מסמכים ומאגרי מסמכים במהלך תהליך ארגון המנגנון...

זהו תוכן בולט בדוח הרשמי מס' 414/BNV-VTLTNN מיום 19 במרץ של משרד הפנים, שנשלח לוועדות העם של המחוזות והערים המרכזיות, בנושא חיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיון בתהליך ארגון מחדש של מנגנון המערכת הפוליטית, בהתאם למסקנה מס' 127-KL/TW של הפוליטביורו.

אסור בהחלט להחזיק, להעביר או להשמיד מסמכים באופן בלתי חוקי.

המסמך קובע בבירור כי על מנת להבטיח עבודה חלקה ורציפה של מסמכים וארכיונים, וכדי להבטיח ניהול בטוח של מסמכים לפני, במהלך ואחרי השלמת ארגון מחדש של המערכת הפוליטית בהתאם למסקנה מס' 127-KL/TW מיום 28 בפברואר 2025 של הפוליטביורו, המזכירות ומשרד הפנים מבקשים מיו"ר הוועדה העממית של המחוז או העיר המנוהלת באופן מרכזי להורות בדחיפות על יישום מספר משימות דחופות לחיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיונים בתהליך ארגון מחדש של מנגנון השלטון המקומי.

ראשית , יש ליישם כראוי ומלא את התקנות החוקיות בנוגע למסמכים וארכיונים, תוך עמידה בדרישות: כל המסמכים ומסדי הנתונים שנוצרו בפעילותן של סוכנויות וארגונים חייבים להיות מנוהלים באופן מרכזי, אחיד ומאובטח בהתאם לכל ארכיון; יש לספור ולאסוף מסמכים ומסדי נתונים של כל סוכנות או ארגון בהתאם לארכיון של אותו סוכנות או ארגון.

לבצע את סגירת הארכיונים של סוכנויות וארגונים החל מיום סיום הפעילות; סוכנויות וארגונים אינם מנפיקים מסמכים מנהליים תחת סמכותם החל מיום כניסתה לתוקף של החלטת הרשות המוסמכת על מיזוג או סיום פעילות.

לפני ובמהלך ההסדר הארגוני, יש להמשיך ולשמור מסמכים ומסדי נתונים בארכיונים של הארכיון ההיסטורי המחוזי וארכיון הסוכנות (או במקום השימור) של היחידה המנהלית (ADU) לפני ההסדר.

בפרט, חל איסור מוחלט להחזיק, להעביר או להשמיד באופן בלתי חוקי מסמכים ומאגרי מסמכים; אסור לפגוע או לאבד מסמכים ומאגרי מסמכים במהלך תהליך ארגון מחדש של המנגנון.

שנית , הארכיונים ההיסטוריים המחוזיים אחראים על קליטה ותיאום עם ראשי הסוכנויות, הארגונים והיחידות המנהליות על מנת להמשיך ולשמר באתר או לשמר באופן זמני את כל המסמכים הארכיוניים ומסדי הנתונים במחוז ולמסור מסמכים בהתאם לסמכות הניהול שלהם לסוכנויות, לארגונים וליחידות המנהליות החדשות לאחר ארגון מחדש של המבנה הארגוני.

שלישית , מסירת מסמכים ומאגרי מסמכים לאחר ביצוע הסידור הארגוני בהתאם לתקנות החוקיות בנוגע לסמכות ניהול ארכיונים.

רביעית , יש ליישם בקפדנות את התקנות החוקיות בנוגע לניהול ושימוש בחותמות ותעודות חתימה דיגיטלית לשירות הציבור; להגן על סודות מדינה ולהבטיח את אבטחת המידע, המסמכים והנתונים בעת ביצוע משימות סטטיסטיות, אריזתם, מסירתם, שימורם ושימושם בתהליך ארגון מחדש של המנגנון.

תקנות בנוגע לרשימת קודי זיהוי למסמכים, רשומות וסמלי טקסט של סוכנויות וארגונים חדשים

עבור ועדות העם של המחוזות והערים המנוהלות במרכז, משרד הפנים מבקש מיו"ר ועדת העם המחוזית לקחת אחריות כראש יישום ניהול הארכיונים הממלכתי באזור, במסגרת תפקידיו וסמכויותיו; להבטיח את בטיחות המסמכים ומאגרי המסמכים תחת סמכות הניהול בהתאם לתקנות החוק לאורך כל תהליך ארגון מחדש של המנגנון. להוציא בדחיפות את הנחיית יו"ר ועדת העם המחוזית לחיזוק ניהול המסמכים והארכיונים על ידי המדינה.

במקביל, יש צורך לפתח תוכנית לארגון מחדש של הארכיונים ההיסטוריים של המדינה ברמה המחוזית במסגרת הפרויקט לסידור וארגון מחדש של יחידות מנהליות בכל הרמות ולבניית מודל ארגון דו-שלבי של ממשל מקומי, ולהגישה לרשויות המוסמכות לצורך הערכה ויישום.

מיד לאחר השלמת הסידור הארגוני, יש להוציא בהקדם מסמך המפרט את רשימת קודי הזיהוי עבור מסמכים, רשומות וסמלי מסמכים של הסוכנויות והארגונים החדשים תחת ניהולם; להורות לראשי הסוכנויות והארגונים החדשים לקבל מסמכים ומאגרי מידע תחת סמכותם הניהולית; ולראשי היחידות המנהליות החדשות לקבל מסמכים בחדרים ובמחסנים באזור הניהול המנוהל באופן זמני על ידי הארכיון ההיסטורי המחוזי.

במקביל, יש צורך להורות ליחידה המנהלת ומפעילה את המערכת ליישם פתרונות טכניים כדי להבטיח המשכיות והמשך פעילויות הנפקת מסמכים ויישוב עבודות של סוכנויות וארגונים תחת ניהולה.

משרד הפנים הציע לחזק את ניהול עבודת המסמכים והארכיון במסגרת תהליך ארגון מחדש של המערכת הפוליטית (צילום: VNA)

פרסם תוכנית ליישום הנחיית יו"ר ועדת העם המחוזית

מטעם משרד הפנים, ההודעה הרשמית מבקשת מיו"ר ועדת העם המחוזית לייעץ ליושב ראש ועדת העם המחוזית להוציא הנחיה לחיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיון בתהליך ארגון מחדש של מנגנון המערכת הפוליטית המקומית; להוציא תוכנית ליישום הנחיית יו"ר ועדת העם המחוזית.

במקביל, יש להטיל על הארכיון ההיסטורי המחוזי את האחריות להקצות פקידים לארגון קבוצות עבודה לסוכנויות, ארגונים ויחידות כדי לקבל ולתאם את שימור המסמכים באתר ולתחום את מסד הנתונים של המסמכים במערכת; יש להורות לארכיון ההיסטורי המחוזי לנקוט באופן יזום צעדים לאיסוף קבצים בעלי תקופת שימור קבועה שנערכו במלואם בסוכנויות ובארגונים שהם מקור המסמכים המוגשים לארכיון ההיסטורי המחוזי.

במקביל, צוות יו"ר ועדת העם המחוזית יארגן משאבים מספיקים כדי להבטיח את שלומם של מסמכים ומסדי נתונים של מסמכים בחדרים ובמחסנים שאושרו ונחתמו על ידי הארכיון ההיסטורי המחוזי עד למסירתם לסוכנות הניהול או הארגון האחראי לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

מיד לאחר השלמת ההסדר הארגוני, יש להודיע ​​בהקדם ליו"ר ועדת העם המחוזית להוציא רשימה של קודי זיהוי עבור מסמכים, רשומות וסמלי טקסט של סוכנויות וארגונים שהוקמו לאחר ההסדר הארגוני במסגרת הניהול; להגיש לוועדת העם המחוזית פרויקט לניהול וטיפול בפעולות עסקיות עבור גוש המסמכים של סוכנויות וארגונים לפני ההסדר הארגוני; לתאם עם היחידה המנהלת ומפעילה את המערכת לפיתוח תוכנית למסירה ושילוב של מסמכים ומסדי נתונים של מסמכים במערכת.

אישור מסירת מסמכים ומאגרי מסמכים של סוכנויות וארגונים לפני ארגון מחדש של המנגנון

עבור ארכיונים היסטוריים מחוזיים, משרד הפנים מציע להסדיר פקידים שידריכו את הספירה, הסידור, האריזה, האיטום, אישור הכמות והסטטוס של מסמכי נייר ומסמכים על גבי נשאי מידע אחרים (אם קיימים), קבלה ותיאום שימור באתר או שימור מרכזי זמני של מסמכים של סוכנויות וארגונים; תיאום עם יחידות הניהול והתפעול של המערכת כדי לקבוע את מספר המסמכים הדיגיטליים ולתחום את מסד הנתונים של המסמכים במערכת של כל סוכנות, ארגון ויחידה מנהלית.

ערכו רשימה של כל המסמכים ומסדי הנתונים המוחזקים כעת בארכיון ההיסטורי המחוזי; המשיכו להבטיח את הבטיחות, השלמות והשימושיות של המסמכים ומסדי הנתונים בארכיון ההיסטורי המחוזי עד למסירתם לסוכנויות וארגונים מוסמכים לאחר ארגון מחדש של המנגנון. סכמו את כמות המסמכים ומסדי הנתונים והמצב שלהם ודווחו למשרד הפנים לצורך דיווח למשרד הפנים.

מיד לאחר השלמת ההסדר הארגוני, יש לבצע באופן מיידי: מוקד העניינים יארגן ויאשר את מסירת המסמכים ומסדי הנתונים של הסוכנויות והארגונים לפני ההסדר הארגוני לסוכנות או לארגון הניהול המוסמך לאחר ההסדר הארגוני; ייעץ למשרד הפנים לפתח פרויקט לניהול וטיפול בעסקי בלוק המסמכים ומסדי הנתונים שנספרו של הסוכנויות והארגונים לפני ההסדר הארגוני.

במקביל, לתאם עם סוכנויות וארגונים רלוונטיים כדי לארגן את יישום הפרויקטים והתוכניות לניהול וטיפול בפעולות עסקיות עבור בלוקי המסמכים ומסדי הנתונים שנאספו סטטיסטית לפני ההסדר הארגוני; לאסוף קבצים עם תקופת שימור קבועה שנערכו במלואם בעבר בסוכנויות וארגונים שהם מקור המסמכים שהוגשו לארכיון ההיסטורי המחוזי.

הרשמה לפתיחת חשבונות חדשים או פתיחה מחדש עבור ארגונים, מנהיגים ופקידים

כמו כן, בהודעה רשמית זו, משרד הפנים דורש מראשי הסוכנויות, הארגונים ויושבי ראש ועדות העם ברמת המחוז והקומונות להיות אחראים להבטחת בטיחותם של מסמכים ומאגרי המסמכים הנמצאים תחת סמכותם הניהולית, בהתאם לתקנות החוקיות, במהלך תהליך ארגון מחדש של המנגנון עד למסירת המסמכים ומאגרי המסמכים לארכיון ההיסטורי המחוזי ולסוכנויות וארגונים מוסמכים לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

במקביל, יש להורות ליחידות וליחידים לאסוף ולארוז רשומות ומסמכים על עבודות שהושלמו ורשומות ומסמכים על עבודות לא גמורות; להקצות יחידות וליחידים לסנתז וליצור רשימה של עבודות לא גמורות של הסוכנות או הארגון; לוודא שהרשומות והמסמכים מצורפים, נארזים בנפרד, מאוספים ומוגשים לארכיון הסוכנות.

לנהל את ארכיון הלשכה הסטטיסטית, לארוז מסמכים בארכיונים ולהדריך יחידות סטטיסטיות ואנשים פרטיים לארוז קבצים ומסמכים שלא הוגשו בארכיונים; לקבל קבצים ומסמכים מיחידות ומאנשים פרטיים ולאסוף אותם בארכיונים ובחדרי האחסון המרכזיים. במקביל, לארגן את המחסנים, הציוד ומשאבי האנוש הדרושים להגנה ושימור בטוח של מסמכים עד למסירתם לסוכנות הניהול או הארגון המוסמך לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

יו"ר ועדת העם המחוזית ממנה את משרד הפנים לייעץ בנוגע לסידור מחסנים וציוד הכרחי לאיסוף ושימור מרכזי של מסמכים של סוכנויות מיוחדות תחת ועדת העם המחוזית; לארגן כוחות להגנה על בטיחות המסמכים עד למסירתם לסוכנות הניהול או הארגון המוסמך לאחר סידור הארגון.

מיד לאחר השלמת הסידור הארגוני, ראש הסוכנות, הארגון או היחידה המנהלית החדשה חייב להורות באופן מיידי על רישום פתיחה או פתיחה מחדש של חשבונות עבור הארגון, המנהיג והמזכיר במערכת על מנת להבטיח הנפקה וקבלת מסמכים; להירשם להנפקת חותמות ותעודות חתימה דיגיטלית עבור שירות ציבורי מיוחד בהתאם לתקנות...

סטטיסטיקה, איטום, שמירה על מסמכים

עבור ארכיוני הסוכנות, משרד הפנים דורש ממחלקת הארכיונים של הסוכנות או מהאדם המוקצה לארכיון בסוכנות, בארגון או ביחידה להנחות את היחידות והאנשים לאסוף, לארוז מסמכים ולהעבירם לחדר האחסון או למחסן המרכזי מראש; להכין את המחסן ואת התנאים הדרושים לשמירה בטוחה על מסמכים שהתקבלו מיחידות ומאנשים; לאסוף, לאטום ולשמור בבטחה על מסמכים בחדר האחסון או במחסן של הסוכנות או הארגון עד למסירתם לארכיון ההיסטורי המחוזי או לסוכנות או לארגון המוסמך לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

במקביל, לתאם עם היחידה המנהלת ומפעילה את המערכת הסטטיסטית כדי לאשר את מספר המסמכים ומסדי הנתונים של סוכנויות וארגונים במערכת; לקבל ולשמור בנפרד קבצים ומסמכים של עבודות לא גמורות בהתאם לרשימה; להגיש או לאסוף בנפרד ולארוז קבצים עם תקופת שמירה קבועה שנערכו בעבר במלואם.

הגישו את המסמכים הארוזים ואת רשימת העבודות הלא גמורות במצבם המקורי.

עבור עובדי מדינה, עובדי ציבור ועובדים, משרד הפנים דורש סטטיסטיקות ואריזה של קבצים ומסמכים על עבודות שהושלמו ולא גמורות. עבור עבודות גמורות, יש צורך לערוך רשימה ולציין בבירור את שם העבודה, שם האדם שהוקצה לטיפול בה, מספר המסמכים הזמינים ומועד אחרון לטיפול (אם קיים).

יש להגיש את החבילה המקורית של מסמכים וקבצים ואת רשימת העבודה הלא גמורה במערכת לארכיון הסוכנות או היחידה, או לאדם האחראי על איסוף המסמכים במהלך תהליך ארגון מחדש של המנגנון.

מיד לאחר השלמת הסידור הארגוני, יש לתאם באופן מיידי עם ארכיון הסוכנות והיחידה המנהלת ומפעילה את המערכת כדי למסור רשומות ומסמכים על עבודה שלא גמורה ליחידה או לאדם האחראי על המשך הטיפול בה.

סגירת חשבונות של ארגונים ויחידים עבור סוכנויות וארגונים שהפסיקו לפעול

עבור היחידות המנהלות ומפעילות את המערכת, משרד הפנים דורש לזהות ולתחום את היקף המסמכים ומסדי הנתונים במערכת בהתאם לכל חשבון של הסוכנות, הארגון והפרט. בהתבסס על רשימת העבודות הלא גמורות, יש לקבוע את היקף הנתונים וליצור רשימה של חשבונות של ארגונים ויחידים עם עבודה לא גמורה; ולהכין תוכנית מסירה כאשר יורה הדבר.

במקביל, לאסוף נתונים סטטיסטיים ולדווח לוועדת העם המחוזית ולמשרד הפנים על מערכת קודי זיהוי המסמכים, קודי הקבצים וסמלי המסמכים המשמשים כיום במערכת, כדי לשמש כבסיס לקביעת קודי זיהוי מסמכים, קודי קבצים וסמלי מסמכים של סוכנויות וארגונים לאחר שהסידור הארגוני מאוחד, מסונכרן וימנע כפילויות.

מיד לאחר השלמת ההסדר הארגוני, יש צורך לסגור באופן מיידי את חשבונותיהם של ארגונים ויחידים עבור סוכנויות וארגונים שמפסיקים את פעילותם מיד לאחר קבלת ההחלטה על ההסדר הארגוני; במקביל, לפתוח חשבונות עבור סוכנויות, ארגונים ויחידים חדשים, תוך הבטחת קשר עם מסמכים ומסדי נתונים קשורים בעבר.

בפרט, משרד הפנים מציע לגבש תוכנית לשימוש במסמכים ובמאגרי מידע במערכת כדי לשרת את הצרכים הדחופים של סוכנויות, ארגונים ויחידים במהלך תהליך ארגון מחדש של המנגנון.

מקור: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html