אילו מסמכים ורשומות בתחום החינוך מאוחסנים לצמיתות בארכיון?

משרד החינוך וההכשרה הודיע ​​זה עתה על טיוטת חוזר המסדיר את תקופת האחסון של רשומות ומסמכים בתחום החינוך וההכשרה, המחליף את החוזר המסדיר את תקופת האחסון של מסמכים מקצועיים של מגזר החינוך שיצא בשנת 2016.

בהתאם לכך, טיוטת החוזר המסדירה את תקופת האחסון של רשומות ומסמכים בתחום החינוך וההכשרה חלה על יחידות הנמצאות תחת משרד החינוך וההכשרה ובמישרין תחתיו; מחלקות החינוך וההכשרה; מחלקות החינוך וההכשרה; גני ילדים, חינוך כללי, חינוך מתמשך, אוניברסיטאות, מכללות פדגוגיות, בתי ספר ייעודיים, מוסדות חינוך אחרים המבצעים פעילויות חינוכיות תחת אחריות ניהול המדינה של משרד החינוך וההכשרה וסוכנויות, ארגונים ויחידים קשורים.

200 סוגי רשומות ומסמכים מאוחסנים לצמיתות

בהתאם לכך, בתקנה זו, ישנם יותר מ-200 סוגי רשומות ומסמכים המאוחסנים לצמיתות. לדוגמה, רשומות המאשרות את מדיניות הקמתן או מתירות הקמתן של אוניברסיטאות, רשומות המכירות באוניברסיטאות פרטיות הפועלות ללא מטרות רווח, רשומות המתירות העברת הכשרה לרמת אוניברסיטה.

מסמכי קבלה לאוניברסיטה נמנים עם המסמכים השמורים לצמיתות במגזר החינוך.

מסמכים הנוגעים לקבלה לרמות דוקטורט, שני, אוניברסיטאיות ומכללות, כגון רשומות הקובעות יעדי קבלה שנתיים, רשומות לפיתוח תוכניות להבטחת איכות קלט הקבלה, ציוני ייחוס, החלטות קבלה ורשימות קבלה.

מסמכים על הכרה בסיום לימודים באוניברסיטה, כגון הכרה בסיום לימודים והחלטות מתן תארים, רשימות סיום לימודים, רישומי הכרה בסיום לימודים; רישומים ומסמכים על הכשרה לדוקטורט, כגון רישומי היתר הכשרה, השעיית הרשמה, ביטול ההחלטה לאפשר הכשרה במגמות והתמחויות לדוקטורט; רישומי היתר לשיתוף פעולה בהכשרה לדוקטורט עם מוסדות חינוך מקומיים; תמלילי ציונים המסכמים את תוצאות הלמידה לפי סמסטר, שנת לימודים, קורס; רישומי הכרה בסיום לימודים ומתן תואר דוקטור; רישומי הערכת עבודות דוקטורט ברמה בסיסית; רישומי בקשות להגנה על עבודת דוקטורט ברמת בית ספר או מכון...

רשומות ומסמכים שנשמרו במשך 20 שנה או יותר

בנוגע לתקופת האחסון של 70 שנה, יש רק קובץ אחד לבניית מסד נתונים על עובדי המדינה, המורים ומנהלי החינוך. זהו תוכן חדש, שלא נכלל בעבר בחוזר 2016.

ישנם 3 סוגי מסמכים הנשמרים בארכיון למשך 30 שנה, כולל רישומי הערכה של עבודת גמר לתואר שני, רישומי הערכה של עבודת גמר לתואר שני ועיבוד תוצאות הערכה של עבודת גמר לתואר שני במקרה של תלונה והערכה של עבודת הגמר לתואר שני על ידי מועצת ההערכה כעמידה בדרישות או גבוהות יותר.

ישנם יותר מ-80 קבצי נייר שנדרשים להישמר למשך 20 שנה, כגון קבצים על הקמת מועצת בית הספר ומינוי יו"ר מועצת האוניברסיטה הציבורית; מסמכים על הכרה בסיום לימודים באוניברסיטה; פרויקטים ותזות של סיום לימודים באוניברסיטה אשר מוערכים על ידי המועצה כעומדים בדרישות או גבוהות יותר; קבצי תוכנית ונושאי מחקר מדעיים של מרצים וחוקרים ברמת המשרד; קבצים על בחירה והקצאה של תלמידי קדם-אוניברסיטה ללימודים באוניברסיטאות, מכללות ובתי ספר תיכוניים; טבלאות סיכום של תוצאות למידה והכשרה של תלמידי בית ספר יסודי וכו'.

רשומות ומסמכים נשמרים במשך 2-10 שנים

המסמכים הבאים נשמרו בארכיון במשך 10 שנים: גיליונות ציונים של כל מקצוע כולל ציוני מבחנים, ציוני בחינות, ציוני קורסים באוניברסיטה; רשומות המאשרות תוצאות בחינות סוף סמסטר באוניברסיטה; רשומות הבודקות תוצאות בחינות סוף סמסטר, גיליונות ציונים של כל מקצוע כולל ציוני מבחנים, ציוני בחינות, ציוני קורסים לתואר שני וכו'.

בתוך 5 שנים, ישנם מסמכים: עבודות סיום לימודים ותזות שאינן עומדות בדרישות האוניברסיטה; מסמכי הגשת מועמדות ומבחנים לתואר שני; גיליונות ציונים של כל מקצוע כולל ציוני מבחנים, ציוני בחינות, ציוני מקצועות לתואר שני; מסמכים לעיון בתוצאות בחינות סוף קורס, בחינות סוף קורס ברמת דוקטורט...

בינתיים, דוחות התמחות של סיום לימודים באוניברסיטאות ומכללות נשמרים בארכיון למשך 3 שנים; דפי בחינות ומסמכים אחרים הקשורים למבחני סיום לימודים באוניברסיטאות ומכללות נשמרים בארכיון למשך שנתיים.

הנוסח המלא של טיוטת החוזר המסדיר את תקופת האחסון של רשומות ומסמכים בתחום החינוך וההכשרה, ניתן לראות כאן.

הבדלים בין התקנות הישנות לחדשות

בעוד שבחוזר הישן היו 274 סוגי מסמכים, טיוטת החוזר החדשה מכילה עד 387 מסמכים. ישנם כמה שינויים, כגון התקנה הישנה על מסמכי חילופי חינוך והכשרה נשמרה רק ל-10 שנים, אך לטיוטה החדשה יש רק 5 שנים; התקנה הישנה על איסוף, בחירה, הערכה, אישור ושימוש בחומרי הוראה וספרי לימוד לכל רמות החינוך האוניברסיטאי הייתה בתוקף ל-20 שנה, התקנה החדשה היא קבועה.

בנוסף, רשימת הארגונים הבינלאומיים להערכת איכות חינוכית והסמכה המוכרים על ידי וייטנאם, על פי התקנות הישנות, נשמרת למשך 20 שנה, אך הטיוטה החדשה היא בתוקף ל-10 שנים. רישומי הקמה או אישור להקמה, פירוק, שינוי שם, הענקה, הענקה מחדש של רישיונות הפעלה, השעיית פעילויות הערכת איכות חינוכית עבור ארגוני הערכת איכות חינוכית בחוזר הישן נשמרים לצמיתות, אך הטיוטה החדשה היא בתוקף ל-10 שנים...

מקור: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm