A humánerőforrás digitális átalakítása: A „szűk keresztmetszet” nem a szoftverben rejlik

Míg a digitális átalakulást a vezetési hatékonyság javításának kulcsának tekintik, sok vietnami vállalkozás még mindig küzd a szoftverek és a papírmunka, az adatok és a régi szokások között. A technológiába befektetnek, de nem szabadítanak fel munkaerőt, sőt, még nagyobb nyomást gyakorolnak a humánerőforrás (HR) osztályra.

A vállalkozásoknak az év utolsó hónapjaiban sok munkavállalót kell felvenniük.

A technológia még nem érte el a vállalkozásokat

A digitális átalakulást a humánerőforrásban már évek óta elkerülhetetlen trendként emlegetik, de a gyakorlatba ültetve számos akadályba ütközik. Sok vállalatnál humánerőforrás-menedzsment szoftvereket vásárolnak, adatrendszereket állítanak fel, de a régi munkafolyamatok változatlanok maradnak, aminek következtében a munka nemcsak hogy nem csökken, hanem megduplázódik.

Egy Tan Thuan Exportfeldolgozó Zónában ( Ho Si Minh- város) található, autóalkatrészek gyártására szakosodott vállalatnál Minh Thy asszony, a cég HR-menedzsere elmondta, hogy a cég már három éve rendelkezik HR-szoftverrel, de minden nyilvántartást továbbra is párhuzamosan papíron kell menteni. A HR-osztálynak minden hónapban több tucat felmondási nyilvántartást, új felvételt, próbaidős értékelést, munkaidő-nyilvántartást, juttatási ügyet stb. kell feldolgoznia, de a szoftverbe bevitt adatok csak „összehasonlításra” szolgálnak, és a végső döntés továbbra is papíron alapul.

„Régebben nehéz volt manuálisan csinálni, de most a szoftvereknek köszönhetően továbbra is manuálisan kell csinálnunk, mert félünk a hibáktól. Tehát kétszer olyan nehéz” – tette hozzá Minh Thy asszony.

A Tan Binh Wardban található Hanwan Company Limited vállalatnál Nguyen Ha asszony, a cég HR-ese elmondta, hogy a vállalat digitalizálni akart, de a költségek megtakarítása érdekében olcsó, korlátozott funkciókkal rendelkező szoftvert választottak, amely nem volt csatlakoztatva az időnyilvántartó és bérszámfejtő rendszerhez, így az alkalmazottaknak kétszer kellett manuálisan megadniuk az adatokat.

Emellett a cég vezetői még mindig az érzéseikre alapozva irányítanak, „szeretik az arcokra nézni a munka kiosztásakor”, így a technológiai jelentések csak formalitásnak számítanak. „A főnök még mindig jobban hisz a papírmunkában, mint a szoftverekben, így a digitális rendszer csak a prezentációra szolgál” – osztotta meg Ha asszony.

A munkavállalóknak továbbra is papíron kell nyilatkozniuk a közigazgatási eljárások lefolytatása során.

Hasonlóképpen Nguyen Trong Dai, a Dai Thanh Paper Company HR igazgatója elmondta, hogy a digitális átalakulás során a vállalkozások nehézségekbe ütköznek a tapasztalt munkaerő toborzása során. Bár a közösségi hálózatokon és a toborzási platformokon bőségesen találhatók profilok, az információk nem hitelesek.

„Sok embernek nagyon jó profilja és lenyűgöző beosztása van, de amikor elkezdenek dolgozni, a tényleges kapacitásuk csak körülbelül 40%. Nehéz ellenőrizni az előző munkahelyüket is, mivel a vállalatok gyakran nem osztják meg egymással a személyzeti adatokat” – tette hozzá Trong Dai úr.

Az ABeam Consulting jelentése szerint bár a vietnami vállalkozások 68%-a tervezi a humánerőforrás-menedzsment rendszerbe (HRIS) való befektetést, többségük továbbra is Excellel dolgozik, az adatok szétszórtan és hiányos kapcsolatokkal. Emiatt a technológia nem támogató, hanem teher szerepet játszik. Ezek a történetek azt mutatják, hogy a legnagyobb probléma nem a technológia hiánya, hanem az, hogy az emberek nem változtattak a munkamódszereiken, a folyamatok nem kerültek átalakításra, az adatok nem szabványosítottak, és a vezetők nem ruházták fel teljes mértékben a digitális operációs rendszerrel.

Változtasd meg a gondolkodásmódodat, hogy az emberek szolgálatában állhass

A digitális átalakulás kérdését a humánerőforrás-menedzsmentben stratégiai szempontból kell vizsgálni. Egy Világbank-jelentés szerint a délkelet-ázsiai vállalkozások 63%-a nehezen tud megfelelő készségekkel rendelkező személyzetet toborozni. Ezzel együtt a munkahelyváltás aránya Vietnámban továbbra is évi 20-25%, ami a fiatal alkalmazottak körében a legmagasabb. Ez azt mutatja, hogy az emberek megtartása nemcsak a fizetésről vagy a juttatásokról szól, hanem a munkakörnyezetről, a kultúráról és a karrierfejlesztési mechanizmusról is.

A digitális technológia humánerőforrás-gazdálkodásban való alkalmazásának problémájának megoldására Van Hoang asszony, az ABeam Consulting képviselője azt is javasolta, hogy a vállalkozások alkalmazhassák a HR portfólió modellt. Ez egy olyan modell, amely az embereket befektetési eszköznek tekinti. Ahelyett, hogy pusztán nyilvántartásokat tárolnának és KPI-okat értékelnének, a vállalkozásoknak csak egy központi adatrendszert kell kiépíteniük a készségekről, a kapacitásról, a képzési költségekről és az utódlástervezésről. Ez nem szoftver, hanem egy módja a humánerőforrás-gazdálkodási gondolkodásmód átszervezésének.

Ennek megfelelően néhány vietnami szervezet is hatékonyságot mutatott a modell alkalmazásával. Például a Techcombank humánerőforrás-adatokat használ a kapacitásigények előrejelzésére, ezáltal szisztematikusan tervezi az utódlást és 30%-kal csökkenti a fiatal alkalmazottak fluktuációját. A JUKI Vietnam Company bevezette a „Smart Factory HR” programot, amely 5000 alkalmazott adatait valós időben szabványosítja az SAP SuccessFactors rendszerrel, segítve a hibák csökkentését és az átláthatóság növelését az értékelésben...

A digitális technológia alkalmazása segít csökkenteni a munkaterhelést és növeli a vezetői képességeket.

„A HR jövője az emberek, az adatok és a stratégia közötti kapcsolatban rejlik. A HR-esek már nem csupán fájlok kezelői, hanem a változások vezetői, akik adatokat használnak fel a humánerőforrás-igények előrejelzésére és a csapatok fejlesztésére” – tette hozzá Hoang Van asszony.

Államigazgatási szempontból Dr. Tran Van Minh docens, a Nemzeti Közigazgatási Akadémia közigazgatási szakértője úgy véli, hogy a digitális átalakulás csak akkor hatékony, ha folyamatreformmal párosul. Ha csak szoftvert adnak hozzá a régi folyamathoz, az nem különbözik attól, mintha autóval vezetnénk egy országúton. A digitalizálás előtt szabványosítani kell a folyamatot, egyértelműen meg kell határozni a felelősségi köröket, képezni kell a felhasználókat, és különösen bizalmat kell teremteni az adatok iránt. A technológia csak egy eszköz, az emberek a hajtóerő. A hatékony digitális átalakuláshoz a vállalkozásoknak szakaszosan kell végrehajtaniuk a digitális átalakulást, egy osztályon tesztelve, majd a visszajelzések és a gyakorlati kiigazítások alapján bővítve, a tömeges megvalósítás helyett.

A Ho Si Minh-városi Üzleti Szövetség szerint a közigazgatási határok összevonása után számos üzleti és ingatlan-nyilvántartási irat késett a hibás közigazgatási szoftverek, a kevés személyzet és a nem összehangolt működés miatt. A késedelmes iratok aránya eléri a 41%-ot, ami azt mutatja, hogy még az állami szektor sem tudja elkerülni az „emberek nélküli szoftverek” helyzetét, ahol a digitális átalakulás kiemelt prioritást élvez.

Ezért a digitális átalakulás a humánerőforrás-menedzsmentben nem az erős vagy gyenge szoftverek történetéről szól, hanem arról, hogyan kell átalakítani a vállalkozások az emberek irányításának módját. A technológia csak akkor igazán értékes, ha segít csökkenteni a terheket, növelni a termelékenységet és átlátható munkakörnyezetet teremteni ahelyett, hogy mindent bonyolultabbá tenne. A sikeres digitális átalakuláshoz az első dolog, amit meg kell változtatni, a gondolkodásmód és az adatokba vetett bizalom.

Forrás: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm