Standarisasi sistem informasi - Fondasi berkelanjutan untuk pemerintahan daerah dua tingkat

Dalam proses penyederhanaan aparatur sesuai model pemerintahan dua tingkat, pemutakhiran dan standardisasi sistem informasi yang melayani operasional (sistem dokumen elektronik, rapat daring, surel resmi, perangkat lunak untuk mengelola kader, pegawai negeri sipil, dan pegawai negeri sipil - CBCCVC) bukan hanya tugas teknis, tetapi juga kebutuhan mendesak untuk memastikan operasional aparatur negara yang berkelanjutan, transparan, dan efektif. Kegiatan-kegiatan ini dilaksanakan secara sinkron, dengan peta jalan yang jelas, dengan partisipasi proaktif dari sektor Sains dan Teknologi serta instansi terkait.

Ketika menerapkan model pemerintahan dua tingkat, struktur organisasi, hierarki tugas, dan batasan administratif dapat berubah, sehingga sistem informasi perlu segera disesuaikan untuk menghindari data yang terfragmentasi dan pencatatan yang "jatuh" antar departemen. Oleh karena itu, standarisasi data, sinkronisasi pohon unit, dan integrasi API antara sistem perangkat lunak internal dan basis data nasional merupakan langkah-langkah fundamental. Dokumen yang memandu implementasi Rencana No. 02-KH/BCĐTW dengan jelas menyatakan persyaratan untuk meninjau, memutakhirkan perangkat lunak, dan menyesuaikan basis data agar sesuai dengan model organisasi yang baru, sekaligus menghubungkan dan menyinkronkan dengan API nasional.

Dalam administrasi modern, dokumen bukan lagi sekadar dokumen kertas. Dokumen elektronik dan surel resmi telah menjadi sarana utama penyampaian instruksi, penugasan tugas, dan penyimpanan arsip. Peningkatan sistem dokumen elektronik provinsi yang terhubung dengan portal dokumen nasional membantu memastikan legalitas, ketertelusuran, dan mengurangi waktu pemrosesan. Selain itu, sistem surel resmi juga distandarisasi dalam hal pengelolaan akun, otorisasi, penyimpanan, dan keamanan, sehingga membantu para pejabat beroperasi dengan lancar di lingkungan digital.

Pengalaman selama pandemi telah membuktikan bahwa rapat daring merupakan alat yang efektif dalam administrasi negara. Namun, agar rapat daring menjadi saluran manajemen yang resmi dan aman, platform rapat perlu ditingkatkan agar memenuhi standar keamanan informasi, kemampuan menyimpan notulen rapat, merekam, dan terintegrasi dengan sistem dokumen elektronik untuk penerimaan dan penugasan tugas langsung di dalam rapat. Banyak daerah telah mulai menstandardisasi infrastruktur konferensi video, menyusun regulasi penyelenggaraan rapat daring yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas.

Manajemen pegawai negeri sipil dan pegawai negeri sipil merupakan konten kunci. Agar model dua tingkat ini dapat berjalan dengan baik, Kementerian Dalam Negeri telah mengarahkan penerapan Basis Data Nasional Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Negeri Sipil sesuai dengan model organisasi baru, yang mewajibkan perangkat lunak manajemen di kementerian, cabang, dan daerah untuk memperbarui, menandatangani catatan secara digital, dan menyinkronkan data sesuai standar API. Hal ini untuk memastikan bahwa semua perubahan jabatan, tugas, kontrak, dan hasil evaluasi segera tercermin dalam basis data bersama, yang mendukung tugas mobilisasi, rotasi, dan evaluasi kinerja pelayanan publik.

Kementerian Dalam Negeri telah menyelesaikan pembangunan Pangkalan Data Nasional Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Negeri Sipil.

Seiring dengan peningkatan dan standarisasi sistem, pemerintah daerah akan merasakan tiga dampak nyata: (1) Peningkatan kecepatan pemrosesan pekerjaan karena dokumen dan catatan beredar secara elektronik; (2) Peningkatan transparansi dan akuntabilitas melalui ketertelusuran dan riwayat kemajuan publik; (3) Peningkatan pengalaman warga dan dunia usaha dengan lebih sedikit dokumen dan hasil yang lebih cepat disampaikan melalui platform elektronik. Hasil-hasil ini membuktikan bahwa teknologi, jika dikelola dengan baik, dapat benar-benar melayani masyarakat, alih-alih menjadi beban administratif.

Jalan menuju standardisasi bukannya tanpa tantangan: Infrastruktur telekomunikasi di daerah terpencil masih terbatas; perangkat lunak lama, data yang belum terstandarisasi; kemampuan teknologi tim akar rumput yang berbeda; persyaratan keselamatan dan keamanan mutlak harus dijamin. Untuk mengatasi tantangan ini, perlu difokuskan pada: (i) Investasi dalam infrastruktur bersama dan platform cloud; (ii) standardisasi data, penerapan API dan peta data standar; (iii) pelatihan dan transformasi kapasitas staf; (iv) penyempurnaan kerangka hukum untuk penyimpanan, pembagian, dan perlindungan data.

Peningkatan dan standardisasi sistem informasi yang melayani administrasi dua tingkat pemerintahan bukan hanya tugas aparat teknologi, tetapi juga komitmen seluruh sistem politik kepada masyarakat dan pelaku bisnis: Komitmen untuk memastikan operasional yang berkelanjutan, transparan, bertanggung jawab, dan efektif. Ketika dokumen, rapat daring, surel, dan data staf terstandardisasi dan saling terhubung, pemerintah tidak hanya akan "beroperasi" tetapi juga "melayani" secara lebih profesional.

Pusat Komunikasi Sains dan Teknologi

Sumber: https://mst.gov.vn/chuan-hoa-he-thong-thong-tin-nen-tang-ben-vung-cho-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap-19725101215075674.htm