Di balik layar: Miliarder India membawa 4.500 staf ke Vietnam untuk menyelenggarakan sebuah acara.

(Surat Kabar Dan Tri) - Salah satu acara puncak dari kunjungan delegasi miliarder India yang berjumlah 4.500 tamu ke Vietnam adalah malam Gala Awards dan malam musik elektronik di tiga hotel termewah di Hanoi.

Mulai tanggal 27 Agustus, rombongan yang terdiri dari 4.500 tamu dari Sun Pharmaceutical, sebuah perusahaan farmasi milik seorang miliarder India, mulai tiba di Hanoi . Mereka terbagi menjadi beberapa kelompok kecil, tiba di Hanoi pada hari yang berbeda, menginap di hotel-hotel mewah, dan mengikuti rencana perjalanan Hanoi-Ninh Binh-Ha Long. Menurut sumber dari surat kabar Dan Tri , program setiap kelompok berlangsung selama 5 hari 4 malam, tanpa menginap di Ninh Binh atau Ha Long. Mereka akan menghabiskan keempat malam tersebut di Hanoi untuk menyelenggarakan kegiatan hiburan dan gala penghargaan. Sumber yang sama juga melaporkan bahwa 4.500 karyawan tersebut terbang ke Vietnam dari berbagai negara, terutama India. VietnamEvents, sebuah perusahaan acara dan media Vietnam, dilaporkan sedang menyelenggarakan serangkaian acara untuk menghormati dan berterima kasih kepada delegasi miliarder India tersebut.

Kelompok wisatawan India pertama mengambil foto kenang-kenangan di Kuil Sastra - Universitas Nasional, 27 Agustus (Foto: Manh Quan).

11 malam menikmati kemewahan di 3 hotel termewah.

Menurut Jackie Han, Direktur VietnamEvents, 4.500 tamu India akan berpartisipasi dalam 11 acara hiburan dan penghargaan serta 5 malam musik elektronik DJ. Karena banyaknya tamu dari berbagai negara, terutama India, mereka akan dibagi menjadi beberapa kelompok dan akan menghadiri acara di tiga hotel: JW Marriott Hotel Hanoi, InterContinental Hanoi Landmark 72, dan Melía Hanoi. Acara pertama akan berlangsung pada malam tanggal 29 Agustus. Puncak acara adalah malam Gala Awards yang menghormati prestasi Sun Pharmaceutical dan anggota-anggotanya yang berprestasi. "Kami menerima informasi tentang kerja sama dengan delegasi ini lima bulan lalu. Karena banyaknya tamu, mereka mengajukan beberapa permintaan khusus, yaitu memastikan bahwa setiap tamu dapat berpartisipasi dalam upacara Gala Awards," kata Jackie. Namun, fasilitas aula perjamuan dan ruang konferensi yang ada di Hanoi, dan Vietnam pada umumnya, tidak dapat memenuhi kebutuhan delegasi yang berjumlah 4.500 tamu. Oleh karena itu, VietnamEvents menyarankan agar Gala Awards dapat diadakan secara serentak di hotel-hotel yang berbeda, dengan sistem bergilir di antara para tamu dan membagi mereka menjadi kelompok-kelompok yang lebih besar untuk berpartisipasi dalam program tersebut. "Para tamu dapat mengikuti tur di pagi hari dan menghadiri Gala Awards di sore hari, atau sebaliknya," kata Jackie.

VietnamEvents menyelenggarakan acara untuk delegasi wisatawan India di Kota Ho Chi Minh (Foto: Disediakan oleh penyelenggara).

Delegasi tersebut juga mengajukan beberapa tuntutan ketat terkait malam Gala, seperti memastikan bahwa desain panggung, kualitas suara, pencahayaan, dan layar di berbagai lokasi hotel benar-benar identik untuk menjamin keadilan dan formalitas bagi semua staf yang hadir.

Menu ini tidak termasuk daging sapi, daging babi, atau telur.

Bapak Santiago Cabre, Manajer Umum Hotel Melía Hanoi, mengatakan hotel tersebut akan menjadi tuan rumah bagi tiga dari enam delegasi India, dengan sekitar 300 kamar dan lima pesta Gala Awards yang akan diadakan di sana. "Grand Ballroom" – tempat Gala Awards untuk delegasi akan diadakan – memiliki kapasitas lebih dari 1.000 orang. "Melayani delegasi India mungkin merupakan aspek yang paling menantang, memastikan kebutuhan kuliner mereka terpenuhi, mengingat kebutuhan diet mereka yang beragam berdasarkan agama dan kepercayaan," kata Bapak Cabre. Menurut Bapak Cabre, masakan India dicirikan oleh penggunaan rempah-rempah yang kaya dan kompleks. Diet mereka bervariasi tergantung pada agama dan kepercayaan mereka, seperti menghindari daging sapi, babi, telur, dan sayuran akar. Hidangan utama mereka terdiri dari kacang-kacangan, lentil, sayuran, buah-buahan, nasi, dan roti seperti roti dan naan. Makanan disiapkan dengan berbagai macam rempah dan herba. "Untuk memastikan rombongan menikmati cita rasa lokal yang otentik, kami mengundang seorang koki India untuk melayani mereka bersama tim kuliner hotel selama masa menginap mereka. Selain itu, keamanan dan keselamatan makanan selalu menjadi prioritas," kata perwakilan hotel.

Ruang Ballroom Utama akan menjadi tempat penyelenggaraan makan malam gala untuk delegasi India (Foto: Melía Hanoi).

Tantangan dalam menyelenggarakan acara untuk delegasi miliarder India.

“Berkat pengalaman kami yang luas dalam penyelenggaraan acara dan melayani kelompok klien besar, kami tidak menemui banyak kesulitan dalam mengembangkan rencana dan penjadwalan acara Sun Pharmaceutical,” tegas Bapak Jackie Han. Sejak menerima permintaan klien, tim telah mengembangkan konsep dan merencanakan acara, mulai dari dekorasi ruang dan program resepsi hingga pertunjukan. Tim berharap program ini akan menggabungkan unsur-unsur budaya India sekaligus menampilkan karakteristik budaya Vietnam yang unik. “Saya percaya inilah yang membuat klien memilih Vietnam sebagai destinasi untuk acara peringatan yang bermakna ini,” tegas Direktur VietnamEvents. Sepanjang proses pelaksanaan, tim bekerja sama erat dengan klien untuk mengembangkan rencana yang paling optimal dan menyeluruh, memastikan kelancaran dan kesuksesan acara. Program ini berlangsung serentak di tiga hotel, sehingga tidak hanya membutuhkan banyak peralatan dan personel, tetapi juga menuntut pengoperasian dan koordinasi yang sangat lancar dan teliti.

VietnamEvents menyelenggarakan pernikahan untuk pasangan miliarder India di Ha Long (Foto: Disediakan oleh penyelenggara).

Menurut Bapak Jackie, ini bukan pertama kalinya miliarder India memilih Vietnam sebagai destinasi wisata, MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions) dan pernikahan. Namun, ini adalah rombongan terbesar yang pernah ada. Bapak Jackie percaya bahwa kedatangan miliarder India yang membawa 4.500 karyawan ke Vietnam tidak hanya menunjukkan minat wisatawan India terhadap pariwisata Vietnam, tetapi juga mencerminkan hasil upaya promosi pariwisata oleh kementerian dan lembaga di pasar India. Pada saat yang sama, acara ini menunjukkan kemampuan agen perjalanan Vietnam, penyelenggara acara, dan penyedia layanan lainnya untuk memberikan layanan berskala besar dan berkualitas tinggi. "Lebih lanjut, kunjungan miliarder India dan 4.500 karyawannya menegaskan posisi Vietnam sebagai salah satu destinasi ideal di peta pariwisata, MICE, dan pernikahan," kata seorang perwakilan dari VietnamEvents. Menurut lembaga ini, India adalah pasar besar dengan kecenderungan terhadap perjalanan kelompok yang dikombinasikan dengan konferensi dan acara. Mereka juga merupakan pelanggan yang gemar berbelanja dan menggunakan fasilitas hiburan. Ini adalah pasar yang sedang berkembang dengan potensi besar bagi industri pariwisata Vietnam. "Kami telah menyelenggarakan banyak acara dan pernikahan untuk klien India. Acara-acara tersebut sebagian besar terdiri dari konferensi pelanggan, upacara penghargaan, dan presentasi penghargaan yang dikombinasikan dengan pariwisata, hiburan, dan belanja," kata Bapak Jackie. VietnamEvents juga telah menyelenggarakan enam pernikahan besar untuk keluarga miliarder di Ha Long (Januari, Februari 2023 dan Januari, Februari 2024) dan Da Nang (Januari 2023 dan Januari 2024). Dua di antaranya adalah pernikahan mewah dengan banyak upacara dan acara yang berlangsung selama tiga hari tiga malam. Pernikahan pada Januari 2023 di Teluk Ha Long, dengan lebih dari 750 tamu, menandai pernikahan India terbesar yang pernah diadakan di Vietnam. Pernikahan tersebut berlangsung pada Februari 2023 dengan lebih dari 550 tamu. "Kami berharap dapat memberikan pengalaman yang berkesan dan mengesankan bagi para anggota Sun Pharmaceutical yang luar biasa," kata Jackie.

Dantri.com.vn

Sumber: https://dantri.com.vn/du-lich/hau-truong-ty-phu-an-do-dua-4500-nhan-vien-sang-viet-nam-to-chuc-su-kien-20240828155735726.htm