Petunjuk penggunaan chatbot AI untuk mendukung pejabat dan pegawai negeri sipil dalam pekerjaannya

Foto ilustrasi. (Sumber: Kementerian Sains dan Teknologi )

Dalam rangka menyelenggarakan fungsi pengelolaan negara di bidang penelitian ilmiah , pengembangan teknologi, dan inovasi, serta memenuhi kebutuhan praktis di bidang penerapan teknologi Kecerdasan Buatan (AI) pada instansi negara, Kementerian Sains dan Teknologi telah menerbitkan pedoman tentang sejumlah prinsip umum bagi pegawai negeri sipil, pegawai negeri sipil, dan pekerja di instansi negara yang menggunakan model bahasa besar (chatbot AI) untuk bekerja.

Dokumen panduan ini bertujuan untuk memberikan prinsip-prinsip umum yang mudah dipahami bagi pegawai negeri sipil, pegawai negeri, dan pekerja di lembaga negara untuk menggunakan model bahasa besar (chatbot AI) untuk mendukung pekerjaan mereka secara efektif dan aman.

Instansi dan unit yang perlu menerapkan chatbot AI dalam pekerjaan mereka didorong untuk secara proaktif mempelajari dan menggunakan dokumen ini untuk menerapkan dan menyebarluaskannya di organisasi mereka dengan cara yang sesuai dengan kenyataan. Dokumen ini membantu memastikan bahwa aplikasi AI aman dan memberikan manfaat praktis.

Direktur Jenderal Mai Xuan Thanh, Wakil Ketua Komite Rakyat Hanoi Ha Minh Hai, dan Wakil Direktur Jenderal Vu Manh Cuong, Presiden Asosiasi Konsultasi Pajak Vietnam Nguyen Thi Cuc, dan Wakil Direktur Departemen Pajak Hanoi Phan Tien Hoa melakukan upacara peluncuran aplikasi "Asisten Virtual untuk Mendukung Wajib Pajak".

Kementerian Sains dan Teknologi menyatakan bahwa prinsip dalam penyediaan data dan penggunaan chatbot AI adalah: Jangan membagikan data atau dokumen apa pun yang termasuk dalam daftar rahasia negara, serta informasi sensitif seperti informasi pribadi, dokumen internal, atau data yang dapat memengaruhi keamanan atau organisasi. Pastikan bahwa data atau informasi yang diberikan kepada chatbot AI tidak bertentangan dengan sejarah, budaya, etika, geografis, politik, kedaulatan teritorial, atau adat istiadat Vietnam. Pada saat yang sama, jangan menggunakan konten yang melanggar hak cipta, hak kekayaan intelektual, atau hak terkait lainnya.

Saat menggunakan chatbot AI, hindari membuat akun dengan nama atau kata sandi yang sama dengan akun resmi (akun email kantor, sistem internal, dll.) untuk memastikan keamanan informasi. Gunakan chatbot AI dengan cermat, efektif, dan bertanggung jawab. Selain itu, periksa dan evaluasi hasil yang diberikan oleh chatbot AI dengan saksama sebelum menggunakannya. Pastikan informasinya akurat, relevan dengan konteks pekerjaan, dan tidak menyebabkan kesalahpahaman atau kesalahan saat diterapkan. Jangan sepenuhnya bergantung pada chatbot AI; padukan dengan pengetahuan dan pengalaman pribadi untuk mengambil keputusan.

Bagi instansi dan unit, perlu dilakukan sosialisasi, penyebarluasan, dan pembinaan kepada kader, pegawai negeri sipil, pegawai negeri sipil, dan pekerja untuk menggunakan chatbot AI sesuai dengan fungsi, tugas, wewenang, dan karakteristik instansi atau unit. Khususnya, dengan fokus pada upaya memastikan keamanan dan keselamatan jaringan.

Tanggung jawab penggunaan chatbot AI berada di tangan pimpinan instansi atau organisasi. Mereka bertanggung jawab mengelola dan mengamankan akun yang menggunakan chatbot AI; jika akun instansi atau unit kehilangan kendali atau dirusak, instansi atau unit tersebut harus memberi tahu unit yang menggunakan chatbot AI untuk penanganan yang tepat waktu.

Manajemen dan otorisasi akses dalam chatbot AI harus konsisten dengan fungsi, tugas, dan wewenang peserta yang menggunakan chatbot AI.

Ketika seorang pejabat, pegawai negeri sipil, atau pegawai negeri sipil mengundurkan diri atau pindah tugas, maka instansi atau unit terkait wajib mencabut kunci keamanan (jika ada) atau membatalkan akun pengguna chatbot AI demi menjaga keamanan dan tata kelola yang ketat.

Secara bertahap bentuklah basis data pengetahuan Anda sendiri, untuk kemudian menyiapkan chatbot khusus guna melayani aktivitas lembaga atau unit Anda.

Pantau secara berkala dan segera pahami situasi penggunaan chatbot AI oleh kader, pegawai negeri sipil, pegawai negeri, dan pekerja di bawah lingkup manajemen. Unit yang menerapkan chatbot AI bertanggung jawab untuk memberikan instruksi terperinci dan dukungan teknis berkala guna memastikan proses penggunaan berjalan lancar dan aman.

Bagi kader, pegawai negeri sipil, pegawai negeri sipil, dan pekerja, perlu mengelola sendiri dan bertanggung jawab dalam melindungi informasi pribadi yang dideklarasikan pada platform dan sistem informasi instansi dan unit; tidak mengungkapkan akun login atau membuat koneksi yang tidak sah ke platform dan sistem informasi instansi dan unit kepada chatbot AI.

Saat mengeksploitasi dan menggunakan chatbot secara umum dan chatbot AI khususnya di titik akses internet publik, jangan sekali-kali mengaktifkan mode penyimpanan kata sandi. Jangan memberikan data pribadi, informasi identitas, dan informasi sensitif lainnya tentang diri Anda atau orang lain kepada chatbot AI. Jangan menggunakan chatbot secara umum dan chatbot AI khususnya untuk tujuan ilegal, melanggar kesusilaan publik, atau tindakan seperti peretasan, pembuatan deepfake, atau penipuan.

Selama proses implementasi, jika terdapat kesulitan, masalah, atau kendala besar yang ditemukan saat penggunaan chatbot AI, instansi dan unit perlu menghubungi Badan Transformasi Digital Nasional, Kementerian Sains dan Teknologi untuk mendapatkan dukungan.

Diketahui bahwa Kementerian Sains dan Teknologi sedang membangun Program Transformasi AI Nasional untuk menerapkan AI di semua bidang; membangun infrastruktur komputasi AI bersama.

Program transformasi AI nasional harus menunjukkan semangat "seluruh rakyat" dan "kelengkapan". Targetkan setiap warga negara dan pegawai negeri sipil memiliki asisten virtual.

Oleh karena itu, batas waktu penyampaian Program Transformasi AI Nasional kepada Perdana Menteri adalah Mei 2025 dan paling lambat November 2025, harus ada asisten virtual bagi masyarakat.