都市の政治体制の組織と調整に役立つように、文書とアーカイブ作業の管理を強化します。

これは緊急かつ重要な任務であり、行政文書（機関や組織の貴重な文書）を保存し、維持する上で大きな意義を持ちます。同時に、移行期間中の管理、指揮、運営の継承とタイムリーなサービスを確保します。この計画は、各機関および各部署の作業内容、ロードマップ、完了時期、具体的な責任を明確に定義することを目的として作成されます。したがって、2025年3月19日付内務省正式通達第414/BNV-VTLTNN号および2025年4月2日付市人民委員会委員長指令第06/CT-UBND号を厳格に実施することが必須要件となり、国家文書の効果的かつ科学的な管理の基盤が構築されます。

市人民委員会は、各部署、支部、セクター、地区およびコミューンの人民委員会、関連機関、組織、組合に対し、幹部、公務員、公務員に対する指令06/CT-UBNDの内容の宣伝、普及、理解を強化するよう要請する。それにより、特に組織や人事の多くの変更がある状況において、文書およびアーカイブ作業に対する意識と責任感が向上します。

計画の主要な内容の 1 つは、業務内容を、統括する各機関、ユニット、および関連するユニットと緊密に連携して効果的に実施するよう割り当てられた個人の機能、タスク、責任と関連付ける必要があることです。ロードマップの各ステップには、タスクの重複や欠落を避けるために、特定の完了時間を設定する必要があります。データベース、記録、管理文書は、特に合併、統合、または解散する機関や部署の場合、規制に従って確認、分類、完全に文書化、転送される必要があります。歴史的価値のある文書は、法律に従って速やかに市歴史文書館に提出しなければなりません。

機構の再編成のプロセスにおいて、文書の保管は行政上の技術的要件であるだけでなく、国家管理の継承を確保し、 政治システムの運用を妨げないことを目的とした戦略的な要件でもあります。文書、記録、電子データなどのシステム全体は、厳重に管理され、機密性が保たれ、絶対に安全である必要があります。

この計画では、機関や部署間の定期的な調整の必要性も強調されています。文書およびアーカイブ作業に情報技術を効果的に適用し、デジタル環境における電子文書管理の品質を向上させます。

したがって、機関や組織は、未編集の文書をすべて見直し、書籍、新聞、雑誌、草稿、参考資料など、長期保管する必要のない文書を最初に排除します。同時に、統計を集計し、未完成の作業ファイルをカタログ化し、完了した文書と未完了の文書をグループ分けして整理およびパッケージ化します。不完全な記録は別途収集し、明確に記録する必要があります。

デジタル化された紙文書については、各部署がデータをストレージ デバイスにバックアップし、封印して電子データベースに引き渡す責任を負います。書類が紛失したり破損したりしないように安全に保管するために、適切な倉庫を用意する必要があります。

内務省は組織的整理が完了した後、市人民委員会に残りの文書を処理するためのプロジェクトを策定して提出するよう勧告し、関係機関と調整して、整理後の文書の管理、保管、活用を効果的に組織します。

出典: https://haiphong.gov.vn/tin-tuc-su-kien/tang-cuong-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-phuc-vu-sap-xep-to-chuc-bo-may-he-thong-chinh-tri-tr-748626