政治体制の機構を再編する過程で、文書およびアーカイブ業務の管理を強化する。

文書および文書データベースを不法に保有、譲渡、または破壊することは固く禁じられており、装置の再編成の過程で文書および文書データベースを損傷または紛失することは許可されません。

2025年3月19日、内務省は政治局の結論第127-KL/TW号に基づき、政治体制機構の再編過程における文書およびアーカイブ業務の管理強化について、省および中央直轄市の人民委員会宛に公式文書第414/BNV-VTLTNN号を発行した。

文書および文書データベースを不法に所持、譲渡、または破壊することは固く禁じられています。

2025年2月28日付の政治局および書記局による「政治体制の再編を継続し、研究を実施し、提案すること、文書および文書の国家管理の責任を果たすことに関する結論第127-KL/TW号」に基づき、政治体制の再編前、最中、完了後に文書および文書保管業務が円滑かつ継続的に行われるようにし、文書の安全な管理を確保するため、内務省は省または中央直轄市の人民委員会委員長に対し、地方自治機構の再編の過程で文書および文書保管業務の管理を強化するためのいくつかの緊急タスクの実施を至急指示するよう要請する。その内容は以下のとおりである。

まず、文書およびアーカイブに関する法的規制を適切かつ完全に遵守し、以下の要件を満たします。

まず、機関や組織の活動中に形成されたすべての文書と文書データベースは、各アーカイブに従って集中的、統一的、かつ安全に管理されなければなりません。また、各機関または組織の文書と文書データベースは、その機関または組織のアーカイブに従って集計および収集されなければなりません。

第二に、当該機関又は組織は、業務の終了の日からその文書を閉鎖しなければならない。当該機関又は組織は、主務官庁による合併又は業務の終了の決定の発効の日から、その権限に基づく行政文書を発行してはならない。

第三に、組織再編前および組織再編中は、文書およびデータベースは、再編前の行政単位の省歴史文書館および庁舎文書館（またはそれらが保存されている場所）の文書館に引き続き保存されなければなりません。

第四に、文書および文書データベースを不法に保有、譲渡、または破壊することは固く禁じられており、機構の再編の過程で文書および文書データベースを損傷または紛失することは許可されません。

第二に、省級歴史文書館は、省内の全ての公文書と文書データベースを引き続き現地で保管、または一時的に保管するために、機関、組織、行政単位の長を受け取り、調整する責任があり、組織再編後には、新しい機関、組織、行政単位に管理権限に応じて文書を引き渡します。

第三に、組織再編後の文書及び文書データベースの引継ぎは、公文書管理権限に関する法律の規定に従って行われます。

第四に、公務用の印鑑やデジタル署名証明書の管理と使用に関する法律の規定を厳格に実施し、統計業務の実施、機構再編の過程での包装、引き渡し、保管、使用において国家秘密を保護し、情報、文書、データの安全を確保する。

新しい機関や組織の文書、記録、テキストシンボルの識別コードのリストを規制する文書を発行する

内務省は、省および中央直轄市の人民委員会に対し、省人民委員会委員長が、機構の再編プロセス全体を通じて、職務と権限の範囲内で、地方における公文書の国家管理を実施するトップとしての責任を負うこと、および法律の規定に従って、管理権限の下にある文書および文書データベースの安全性を確保することを勧告する。

文書およびアーカイブ業務の国家管理強化に関する省人民委員会委員長の指令を緊急に発行する。

各レベルの行政単位の再配置と再編成プロジェクトにおいて、省レベルでの国家歴史文書館の再編計画を策定し、二層制の地方政府組織モデルを構築し、所管部門に提出して評価と実施を求める。

組織編成が完了したら、直ちに以下の作業を速やかに実行する必要があります。

まず、管理対象となる新しい機関や組織の文書、記録、テキストシンボルの識別コードのリストを規定する文書を発行します。

第二に、新たな機関や組織の長に、その管理権限下にある文書やデータベースを受け取るよう指示し、新たな末端行政単位の長に、省級歴史文書館が暫定管理する管理区域内の部屋や倉庫で文書を受け取るよう指示する。

第三に、システムを管理および運用する部門に指示して、管理下にある機関および組織の文書発行および作業決済活動の継続性と継続性を確保するための技術的ソリューションを実装します。

4 番目に、以前にコンパイルされた文書の業務運営を管理および処理するためのプロジェクトと計画の開発を指揮します。

第五に、組織編成の前、最中、後に事務作業やアーカイブ作業を安全かつ円滑に実行するためのリソースを確保します。

第六に、実施状況を内務省に報告し、内務省が取りまとめて政府に報告する。

文書およびアーカイブ業務の管理強化に関する省人民委員会委員長の指令を実施する計画を発行する。

内務省に関しては、地方の政治制度の機構を再編する過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化するための指令を発行するよう省人民委員会の委員長に助言する。

地方政治体制の機構を再編する過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化するという省人民委員会委員長の指令を実施する計画を発行する。

省歴史文書館は、文書の受領、現場での文書保存の調整、システム上の文書データベースの範囲設定を行うために、機関、組織、および部署に作業グループを組織する職員を割り当てます。

省歴史文書館に提出された文書の出所となる機関や組織において完全に編集され、永久に保存される記録を収集するための措置を省歴史文書館が積極的に講じるよう指導する。

省人民委員会委員長に対し、省歴史文書館で確認・封印された部屋や倉庫内の文書や文書データベースが、機構の再編後に責任ある管理機関や組織に引き渡されるまで、その安全を確保するために十分なリソースを手配するよう勧告する。

組織編成が完了したら、直ちに以下の作業を速やかに実行する必要があります。

省人民委員会委員長に対し、その管理範囲内の機構の再編後に設立された機関および組織の文書、記録、テキストシンボルの識別コードリストを速やかに公布するよう勧告する。

機構の再編成前に、機関や組織の文書管理および処理に関する計画とプロジェクトを省人民委員会に提出する。

システム管理および運用ユニットと連携して、引き継ぎ計画を策定し、システム内の文書および文書データベースを統合します。

必要に応じて、組織体制を整える前に、構築された文書ブロックと文書データベースの管理および処理計画について、国家記録公文書館部門に相談してください。

組織再編の前、最中、後における文書やアーカイブに関する機関、組織、個人の質問に定期的に指導し、回答します。

機構再編前に機関・組織の文書および文書データベースの引き継ぎを確認する

内務省は、省レベルの歴史文書館については、紙文書とその他の情報媒体（もしあれば）上の文書の集計、整理、梱包、封印、量と状態の確認、機関や組織の文書の受取りと現地保存または一時的な集中保存の調整を指導する職員を配置することを推奨している。

システムの管理運用部門と連携し、各機関、組織、行政単位のシステム上の電子文書数や文書データベースの範囲を決定します。

省立歴史文書館で現在保管されているすべての文書と文書データベースのリストを作成し、組織構造の再編後に文書と文書データベースが権限のある機関と組織に引き渡されるまで、省立歴史文書館の文書と文書データベースの安全性、完全性、および有用性を継続的に確保します。

文書の量、状態、文書データベースを統合し、内務省に報告するために内務省に報告します。

組織編成が完了したら、直ちに以下の作業を速やかに実行する必要があります。

フォーカルポイントは、組織再編前の機関および組織の文書および文書データベースを、組織再編後に管轄の管理機関または組織に引き渡すことを整理し、確認します。

内務省に対し、機構の再編に先立ち、機関や組織が収集した文書および文書データベースを管理、取り扱うための計画やプロジェクトを策定するよう助言する。

関係機関や組織と連携し、機構再編前にまとめた文書やデータベースを管理・処理するためのプロジェクトや計画の実施を組織します。
省歴史文書館に提出された文書の出所となる機関・団体において、過去に完全に編集された永久保存期間付きのファイルを収集する。専門のアーカイブがない場合、省歴史文書館は内務省に対し、組織再編の過程で収集された文書の安全を確保するための保管場所や倉庫の確保について助言する。

文書の発行と受領を確実にするために、システム上で組織、リーダー、秘書の新規アカウントを開設または再開するよう登録します。

内務省は、機関、組織の長、行政単位の長に対し、機構再編のプロセス中、機構再編後に文書および文書データベースが省歴史文書館および管轄機関、組織に引き渡されるまで、法律の規定に従って、管理権限の下にある文書および文書データベースの安全性を確保する責任を負うことを要求します。

各部署や個人に、完了した作業に関する記録や文書、未完了の作業に関する記録や文書をまとめてパッケージ化するよう指示します（各部署の未完了作業リストを作成します）。

各部署および個人に、機関または組織の未完了の作業を統合してリストを作成する割り当てを行います。ファイルと文書を添付し、個別に梱包して収集し、機関のアーカイブに提出します。

統計機関のアーカイブを統括し、アーカイブ内の文書を梱包し、未提出のファイルや文書をアーカイブにまとめ、梱包するよう各部署及び個人を指導する。各部署及び個人からファイルや文書を受け取り、アーカイブ、集中保管室、倉庫に集める。未完了のファイルや文書については、注意深く管理し、個別に収集し、明確な記録を残す必要がある。

機構の再編後、文書が所轄官庁または管理団体に引き渡されるまでの間、文書を保護し、安全に保管するために必要な倉庫、設備、人員を手配します。

統計システムを管理・運用する部門に指示して、完了した作業と未完了の作業の文書と文書データベースの数を確認し、システム上のデータを区切るか、ストレージデバイスに抽出し、システムの再構築後に省級歴史文書館または管轄機関や組織に引き渡すまで、文書とデータベースの安全性と完全性を確保します。

地区人民委員会委員長は、地区人民委員会傘下の専門機関の文書を収集し集中的に保管するための倉庫や必要な設備の手配について内務省に助言するよう指示し、組織手配後、権限のある管理機関または組織に文書が引き渡されるまで文書の安全を守るための人員を手配するよう指示する。

組織再編が完了したら、新しい機関、組織、または行政単位の長は速やかに以下のことを指示する必要があります。

文書の発行と受領を確実にするために、組織、リーダー、秘書のシステムへの新規アカウントの開設または再開を登録します。また、規定に従って専門的な公務用の印鑑とデジタル署名証明書を発行するために登録します。

省歴史文書館、システム管理運用部門、関連部門および個人と連携し、それぞれの管理権限下で未完了の作業に関する文書および文書データベースを受け取り、さらなる解決に取り組みます。

管理権限の下にある文書、文書データベース、管理区域内の部屋や倉庫にある文書を受け取り、歴史アーカイブと調整してその文書ブロックの業務処理計画を作成します。

文書を数え、封印し、機関のアーカイブおよび倉庫に安全に保管します。

機関のアーカイブについては、機関のアーカイブ部門または機関、組織、または部署でアーカイブを担当する者が以下のタスクを実行します。

各部署や個人に対し、ファイルや文書をまとめてパッケージ化し、集中保管室や倉庫に事前に引き渡すよう指示する。また、各部署や個人から受け取った文書を安全に保管するための倉庫や必要な条件を整備する。

組織再編後、文書が省歴史文書館または所管の機関・団体に引き渡されるまでの間、機関・団体の事務所または文書館で文書を数え、封印し、安全に保管する。

統計システムの管理運用部門と連携し、システムに登録されている機関・団体の文書数や文書データベースの状況を確認します。

未完了作業のファイルや書類をリストに従って受け取り、別途保管します。

以前に完了し永久に保存された記録を、歴史アーカイブに提出する準備が整った状態で、提出またはコンパイルして個別にパッケージ化します。

パッケージされた文書とファイル、および未完了の作業のリストを元の状態のまま提出してください。

公務員、公務員及び労働者については、完了した仕事に関する記録及び書類と未完了の仕事に関する記録及び書類を編纂してパッケージ化し、未完了の仕事については、リストを作成し、仕事の名称、処理を委ねた者の氏名、存在する書類及び資料の数、処理期限（ある場合）を明記する必要がある。

システム上で完了した作業に関する記録および文書、および未完了の作業に関する記録および文書の統計を保持し、システム上で作業記録のリストまたは未完了の作業に関する文書のリストを作成します。

文書とファイルの元のパッケージとシステムに関する未完了の作業のリストを、機関またはユニットのアーカイブ、または装置の再編成プロセス中に文書を収集する責任者に提出します。

組織整備完了後、速やかに庁内文書館及び本システムの管理・運用部門と調整を行い、未完了の業務に係る記録・文書を引き続き取り扱う部門又は担当者に引き継ぐことが必要である。

組織再編の決定後、直ちに業務を停止する機関及び団体の組織及び個人の口座を閉鎖します。

内務省は、システムを管理・運用する部署に対し、機関、組織、個人のアカウントごとにシステム内の文書および文書データベースの範囲を特定し、限定することを要求しています。その中で、部署および個人の未完了作業リストに基づいてデータの範囲を確定し、未完了作業のある組織および個人のアカウントリストを作成し、指示に応じて引き継ぎ計画を準備する必要があります。

システムで現在使用されている文書識別コード、ファイルコード、文書記号の体系を収集して省人民委員会と内務省に報告し、重複を避け、統一的かつ同期的に装置を再編成した後、各機関、組織の文書識別コード、ファイルコード、文書記号を設定するための基礎とします。

組織編成が完了したら、直ちに以下の作業を速やかに実行する必要があります。

組織再編の決定後、直ちに業務を停止する機関及び団体の組織及び個人の口座を閉鎖します。

システムが円滑に動作するように、新しい機関および組織の文書識別コード、ファイルコード、およびテキストシンボルのシステムを更新します。

新しい機関、組織、個人のアカウントを開設し、以前関連していた文書および文書データベースとの接続を確保して、システムでの作業処理が中断されないようにします。
活動していない機関、組織、部の文書および文書データベースを抽出してパッケージ化し、機構を再編した後、省歴史文書館または管轄の機関および組織に引き渡します。

機構の再構築プロセス中に、機関、組織、個人の緊急のニーズに応えるために、システム内の文書および文書データベースを使用する計画を立てます。
公式文書第414/BNV-VTLTNNの全文は添付ファイルをご覧ください。

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出典: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987