Het openbaar maken van gegevens uit het burgerlijk register ter vervanging van papieren documenten bij de afhandeling van administratieve procedures.

(Chinhphu.vn) - Vice-minister van Justitie Nguyen Thanh Tinh heeft zojuist Besluit nr. 3458/QD-BTP ondertekend betreffende de publicatie van gegevens uit het burgerlijk register en richtlijnen voor het koppelen, benutten en gebruiken van deze gegevens ter vervanging van papieren documenten bij de afhandeling van administratieve procedures.

Het openbaar maken van gegevens uit het burgerlijk register ter vervanging van papieren documenten in administratieve procedures. (Illustratieve afbeelding)

Volgens het besluit omvatten de gegevens in de elektronische burgerlijke stand (ECB) die in aanmerking komen voor gebruik als vervanging van papieren documenten in dossiers van administratieve procedures: geboorteakte/kopie van geboorteakte, geboorte-uittreksel; huwelijksakte/kopie van huwelijksuittreksel, verklaring van burgerlijke staat; overlijdensuittreksel/overlijdensakte/kopie van overlijdensuittreksel.

Overige documenten van de burgerlijke stand: Uittreksels van de registratie van wijzigingen, correcties en aanvullingen op de burgerlijke standgegevens, hervaststelling van etniciteit; Uittreksels van de registratie van erkenning van vaderschap, moederschap en afstamming; Akte van adoptieregistratie; Uittreksels van de registratie van voogdij, Uittreksels van de registratie van beëindiging van voogdij, Uittreksels van de registratie van voogdijtoezicht, Uittreksels van de geboorteregistratie in het burgerlijk register, Uittreksels van de huwelijksregistratie, Uittreksels van de echtscheidingsregistratie, Uittreksels van andere documenten van de burgerlijke stand.

Het doel is om het aantal benodigde documenten in administratieve procedures te vervangen of te verminderen door gebruik te maken van de corresponderende gegevens uit de e-overheidsdatabase. De vereisten omvatten naleving van de regelgeving inzake informatiebeveiliging, intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot gegevens en privacy; naleving van de regelgeving en technische richtlijnen voor gegevensuitwisseling en de principes en voorschriften voor het beheren, koppelen en delen van digitale gegevens tussen instanties binnen het politieke systeem; en afstemming op het Vietnamese e-overheidsarchitectuurkader en het e-overheidsarchitectuurkader van het Ministerie van Justitie .

Het besluit specificeert ook welke gegevens gedeeld moeten worden, waaronder: Gegevens over de geboorteregistratie (achternaam, tweede voornaam, voornaam van de geregistreerde persoon; geboortedatum; geslacht, geboorteplaats, woonplaats; etniciteit; nationaliteit; burgerservicenummer; achternaam, tweede voornaam, voornaam, burgerservicenummer van de moeder; achternaam, tweede voornaam, voornaam, burgerservicenummer van de vader; geboorteaktenummer, geboorteregistratiebureau; registratiedatum); Gegevens over de overlijdensregistratie (achternaam, tweede voornaam, voornaam; geboortedatum; burgerservicenummer; geslacht; etniciteit; nationaliteit; woonplaats; identiteitsdocumenten; plaats van overlijdensregistratie; registratiedatum).

Informatie betreffende de huwelijksregistratie (achternaam, tweede voornaam, voornaam van de echtgenote; achternaam, tweede voornaam, voornaam van de echtgenoot; geboortedatum; etniciteit, nationaliteit, woonplaats; identiteitsdocumenten; datum van aanvang van de huwelijksrelatie; plaats van huwelijksregistratie); informatie betreffende de afgifte van een verklaring van burgerlijke staat (achternaam, tweede voornaam, voornaam van de persoon aan wie de verklaring van burgerlijke staat is afgegeven; geboortedatum; burgerservicenummer; geslacht; etniciteit; nationaliteit; woonplaats; burgerlijke staat).

De bovenstaande gegevens worden gedeeld voor gebruik en exploitatie in overeenstemming met de mate van volledigheid van de database zoals bepaald in clausule 1, artikel 6 van resolutie nr. 66.7/2025/NQ-CP van 15 november 2025 van de regering betreffende de vermindering en vereenvoudiging van administratieve procedures op basis van data.

Volgens het besluit zijn ministers, hoofden van ministeries en volkscomités van provincies en centraal bestuurde steden verantwoordelijk voor het herzien en herstructureren van de procedure voor het afhandelen van administratieve procedures binnen het staatsbestuur van hun respectievelijke sectoren en vakgebieden; en voor administratieve procedures onder de bevoegdheid van provinciale en gemeentelijke volkscomités, op basis van het gebruik van gegevens in de e-overheidsdatabase, ter vervanging van papieren documenten in het dossier voor de afhandeling van administratieve procedures onder hun bevoegdheid, zoals bepaald in artikel 7 van Resolutie nr. 66.7/2025/NQ-CP.

Op basis van het koppelingsdocument van het Ministerie van Justitie wordt het informatiesysteem voor de afhandeling van administratieve procedures op ministerieel en provinciaal niveau aangepast om een ​​adequate connectiviteit te garanderen voor het gebruik van gegevens uit het burgerlijk register, zoals vereist door het staatsbestuur en de wettelijke voorschriften.

Het Ministerie van Justitie heeft een document uitgebracht over het koppelen, benutten en delen van informatie tussen de elektronische informatiedatabase en het informatiesysteem voor het afhandelen van administratieve procedures op ministerieel en provinciaal niveau, met een bijlage waarin enkele aandachtspunten voor de implementatie worden beschreven.

In de bijlage merkt het Ministerie van Justitie op dat de door het Ministerie van Justitie gepubliceerde gegevens kunnen worden gebruikt als vervanging voor papieren kopieën van geboorteakten/geboorteaktekopieën, geboorte-uittreksels; huwelijksakten/huwelijksuittreksels, verklaringen van burgerlijke staat; overlijdensakten/overlijdenscertificaten/overlijdensuittreksels bij de afhandeling van administratieve procedures onder het beheer van ministeries, ministeries en volkscomités van provincies en steden.

Andere gegevens in de elektronische burgerlijke standdatabase, zoals gegevens over wijzigingen, correcties en aanvullingen op burgerlijke registratiegegevens, herberekening van etniciteit, gegevens over vaderschap, moederschap en afstamming, gegevens over adoptie, gegevens over voogdij, beëindiging van voogdij en toezicht op voogdij, kunnen worden gebruikt ter vervanging van papieren documenten bij de afhandeling van administratieve procedures van ministeries, agentschappen op ministerieel niveau en volkscomités van provincies en steden, conform het bovengenoemde stappenplan.

In gevallen waarin de elektronische burgerlijke stand onvolledig is, maar de burger nog wel over de originele burgerlijke standdocumenten beschikt, of wanneer de informatie in de elektronische database niet overeenkomt met de door de burger verstrekte burgerlijke standdocumenten, zal de ontvangende instantie de burger doorverwijzen naar het Volkscomité van de gemeente waar de burgerlijke stand voorheen was geregistreerd of naar het Volkscomité van de gemeente waar de burger woonachtig is, om de informatie in de elektronische database te laten bijwerken/corrigeren conform de wetgeving inzake burgerlijke stand.

Voordat gegevens worden gekoppeld en gedeeld, worden ministeries, agentschappen op ministerieel niveau en volkscomités van provincies en steden verzocht om schriftelijk met het Ministerie van Justitie overeen te komen over de omvang, vorm en structuur van de gegevenskoppeling, de verantwoordelijkheden van de partijen met betrekking tot de informatiebeveiliging en de bescherming van de privacy, persoonlijke geheimen en familiegeheimen, zoals bepaald in artikel 10, lid 4, van Regeringsbesluit nr. 87/2020/ND-CP van 28 juli 2020 betreffende de elektronische database van de burgerlijke stand en online burgerlijke registratie, en om een ​​test uit te voeren alvorens de systemen officieel te koppelen.

Dieu Anh

Bron: https://baochinhphu.vn/cong-bo-cac-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-102251211165032975.htm