Bijdragen aan de verbetering van het elektronische documentbeheer- en administratiesysteem

De plaatsvervangend hoofd van het kantoor van de Nationale Assemblee, Nguyen Manh Hung, spreekt

Volgens de beoordeling van de afgevaardigden heeft het elektronisch documentbeheer- en operatiesysteem (EDS) na een implementatieperiode bijgedragen aan de steeds effectievere documentverwerking in de digitale omgeving. Gebruikers kunnen documenten direct gebruiken, verwerken en werkopdrachten ontvangen via het elektronische systeem; dit ondersteunt de operationele en managementwerkzaamheden: het verwerken van inkomende documenten; het opstellen, ondertekenen en uitgeven van uitgaande documenten; het toewijzen en beheren van toegewezen werk; het aanmaken van werkregistraties; het verwerken van de werkroosters van leidinggevenden; statistieken over de verwerking van uitgaande en inkomende documenten ten behoeve van de management- en operationele werkzaamheden van leidinggevenden...

Ontmoetingsscène

Het implementatieproces in het systeem kent echter nog steeds enkele functionele problemen, zoals: Documenten ter ondertekening indienen, concepten maken; documenten ter ondertekening indienen, online bewerken; documenten bewerken; Digitale handtekening; Uitgereikte documenten; Documenten waarvoor om advies wordt gevraagd; Uitnodigingen, toewijzing van uitnodigingen; Documenten die binnenkomen voor nummering en documenten die ter verwerking worden overgedragen, documenten ontvangen, wachten op verwerking...

Tijdens de vergadering stelden de afgevaardigden voor dat het Bureau van de Nationale Assemblee de afdeling Digitale Transformatie en de adviesdiensten opdracht zou geven om de technische infrastructuur te verbeteren, de interface voor digitale handtekeningen te optimaliseren, de stappen voor het ondertekenen en uitgeven van documenten te verkorten en de optie toe te voegen om documenten af te drukken met digitale handtekeningen (zonder stempels) vóór de officiële uitgifte.

Afgevaardigden die de vergadering bijwonen

In de meningen werd ook voorgesteld om een back-updatacentrum en een automatisch back-upsysteem te bouwen, zodat gegevens snel kunnen worden hersteld als er technische problemen optreden. Ook moest prioriteit worden gegeven aan de levering van computers met een hoge configuratie voor eenheden die het systeem gebruiken. Ook moest er worden gezorgd voor snelle en stabiele verwerkingsmogelijkheden, die geschikt zijn voor de specifieke aard van het werk, met name voor personeel dat tegelijkertijd een administratieve functie bekleedt bij de Etnische Raad , de commissies van de Nationale Assemblee en het kantoor van de Nationale Assemblee.

Afgevaardigden die de vergadering bijwonen (3)

Afgevaardigden die de vergadering bijwonen

In zijn afsluitende woorden gaf Nguyen Manh Hung, plaatsvervangend hoofd van het kantoor van de Nationale Assemblee, aan veel waardering te hebben voor de ondersteuning van Viettel Group bij de implementatie van het elektronische documentbeheer- en administratiesysteem. Hij stelde dat de eerste implementatie van de software heeft bijgedragen aan de verbetering van de werkefficiëntie van de afdelingen en eenheden.

Afgevaardigden die de vergadering bijwonen (2)

Afgevaardigden die de vergadering bijwonen

Naar aanleiding van de opmerkingen verzocht de adjunct-directeur van het kantoor van de Nationale Assemblee de relevante afdelingen en eenheden nauw samen te werken met de Viettel Group om het systeem te blijven updaten, verbeteren en perfectioneren. Tegelijkertijd zouden de trainingen moeten worden versterkt om beperkingen te overwinnen en de efficiëntie van het gebruik van het systeem te verbeteren. Zo zou een actieve bijdrage kunnen worden geleverd aan de digitale transformatie van de Nationale Assemblee.

Afgevaardigden die de vergadering bijwonen (1)