Accountants, HR en werknemers moeten weten

Samenvatting van enkele belangrijke regelgevingen en antwoorden over het sluiten van de sociale verzekeringsboeken in 2023 waar accountants, personeelszaken en werknemers rekening mee moeten houden.

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

Verantwoordelijkheid voor het afsluiten van de sociale verzekeringsboeken voor werknemers

Op grond van artikel 48 van de Arbeidswet 2019 hebben de onderneming en de werknemer bij beëindiging van een arbeidsovereenkomst de volgende respectieve verantwoordelijkheden:

- Binnen 14 werkdagen vanaf de datum van beëindiging van de arbeidsovereenkomst zijn beide partijen verantwoordelijk voor de volledige betaling van alle bedragen die verband houden met de rechten van elke partij, behalve in de volgende gevallen, die verlengd kunnen worden, maar niet langer dan 30 dagen:

+ Niet-individuele ondernemingen staken hun activiteiten;

+ Ondernemingen veranderen van structuur, technologie of om economische redenen;

+ Splitsing, scheiding, consolidatie, fusie; verkoop, verhuur, omzetting van bedrijfsvorm; overdracht van eigendom en gebruiksrecht van activa van ondernemingen en coöperaties;

+ Door natuurrampen, branden, vijandelijke aanvallen of gevaarlijke epidemieën.

- Salarissen, sociale verzekeringen, ziektekostenverzekeringen , werkloosheidsverzekeringen, ontslagvergoedingen en andere arbeidsvoorwaarden van werknemers conform collectieve arbeidsovereenkomsten en arbeidsovereenkomsten worden bij opzegging, ontbinding of faillissement van de onderneming of coöperatie met voorrang uitbetaald.

- Ondernemingen hebben de volgende verantwoordelijkheden:

+ Voltooi de procedure om de periode van sociale verzekerings- en werkloosheidsuitkeringen te bevestigen en stuur deze samen met de originele documenten van de werknemer terug, indien de onderneming deze heeft bewaard;

+ Kopieën van documenten met betrekking tot het werkproces van de werknemer verstrekken indien de werknemer daarom verzoekt. De kosten voor het kopiëren en verzenden van documenten worden door de onderneming betaald.

Dus: Op grond van de bovenstaande bepalingen is de onderneming bij beëindiging van een arbeidsovereenkomst verantwoordelijk voor het bevestigen van het tijdstip van betaling van de sociale verzekeringen en de werkloosheidsverzekering (of in de praktijk het sluiten van het sociale verzekeringsboekje) voor de werknemer.

Daarom moeten accountants en personeelsfunctionarissen in ondernemingen aandacht besteden aan deze regeling en de nodige werkzaamheden uitvoeren om het sociale verzekeringsboekje af te sluiten voor werknemers die hun arbeidsovereenkomst beëindigen.

Kunnen werknemers zelf hun sociale verzekeringsboekjes sluiten?

Op grond van artikel 48 van de Arbeidswet van 2019 zijn ondernemingen verantwoordelijk voor het voltooien van de procedures voor het bevestigen van de periode van sociale verzekerings- en werkloosheidsverzekeringsbetalingen en het retourneren hiervan, samen met de originele exemplaren van andere documenten als de onderneming deze voor de werknemer heeft achtergehouden.

Bovendien bepaalt artikel 21, lid 5, van de Wet op de sociale verzekeringen 2014 dat ondernemingen verantwoordelijk zijn voor de coördinatie met het agentschap voor sociale verzekeringen om het socialeverzekeringsboekje aan werknemers terug te geven en de betalingsperiode voor sociale verzekeringen te bevestigen wanneer werknemers hun arbeidsovereenkomst beëindigen, arbeidsovereenkomsten sluiten of hun baan opzeggen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen.

Hieruit blijkt dat het sluiten van het sociale verzekeringsboek de verantwoordelijkheid is van de onderneming en wordt uitgevoerd in samenwerking met het sociale verzekeringsagentschap.

Werknemers kunnen hun sociale verzekeringsboekjes dus niet bij het sociale verzekeringskantoor sluiten nadat ze hun baan hebben opgezegd, ongeacht of dit op wettige wijze of abrupt is gebeurd. Ze moeten dan terugkeren naar hun oude werkgever en hen vragen de procedures voor het sluiten van hun sociale verzekeringsboekjes te voltooien.

Boetes voor bedrijven die de sociale verzekeringsboeken voor werknemers niet sluiten

Op grond van artikel 12 van decreet 12/2022/ND-CP worden ondernemingen die de procedures voor het bevestigen van de periode van sociale verzekering en werkloosheidsverzekering voor werknemers na beëindiging van de arbeidsovereenkomst niet voltooien volgens de wettelijke bepalingen, als volgt gestraft:

- Van 2 miljoen VND tot 4 miljoen VND voor overtredingen waarbij 1 tot 10 werknemers betrokken zijn;

- Van 4 miljoen VND tot 10 miljoen VND voor overtredingen waarbij 11 tot 50 werknemers betrokken waren;

- Van 10 miljoen VND tot 20 miljoen VND voor overtredingen waarbij 51 tot 100 werknemers betrokken waren;

- Van 20 miljoen VND tot 30 miljoen VND voor overtredingen waarbij 101 tot 300 werknemers betrokken waren;

- Van 30 miljoen VND tot 40 miljoen VND voor overtredingen waarbij 301 of meer werknemers betrokken zijn.

Daarnaast moeten bedrijven volgens de regelgeving procedures doorlopen om het tijdstip van de sociale verzekerings- en werkloosheidsuitkering voor werknemers te bevestigen.

Wat moeten werknemers doen als het bedrijf het sociale verzekeringsboekje niet sluit?

Op grond van artikel 18 van de Wet op de sociale verzekeringen 2014 hebben werknemers het recht om bevoegde instanties, organisaties en personen te verzoeken de beslissingen en acties van instanties, organisaties en personen te herzien als er reden is om aan te nemen dat dergelijke beslissingen en acties in strijd zijn met de wet op de sociale verzekeringen en inbreuk maken op hun legitieme rechten en belangen.

Wanneer de werknemer de arbeidsovereenkomst heeft beëindigd, maar de onderneming het sociale verzekeringsboekje niet volgens de regelgeving afsluit, moet de werknemer eerst contact opnemen met de onderneming en verzoeken dat de onderneming het sociale verzekeringsboekje voor hem/haar afsluit.

Indien de onderneming het sociale verzekeringsboek nog steeds niet volgens de regelgeving afsluit, kan de werknemer een klacht indienen bij de hoofdinspecteur van het ministerie van Arbeid, Oorlogsinvaliden en Sociale Zaken waar de onderneming is gevestigd, zodat deze overeenkomstig de bevoegde autoriteiten een regeling kan treffen.

Procedures voor het sluiten van de sociale verzekeringsboeken in 2023

Volgens Besluit 595/QD-BHXH uit 2017 moeten werkgevers de sociale verzekeringsboeken in de volgende volgorde sluiten:

Stap 1: Rapporteer arbeidsreductie

Voordat de procedure voor het sluiten van de sociale verzekering kan worden uitgevoerd, moet de werkgever de procedure voor het melden van personeelsreductie uitvoeren.

- Overeenkomstig artikel 23 van Besluit 595/QD-BHXH omvat het dossier voor het melden van arbeidsreductie:

+ Aangifteformulier voor het aanpassen van sociale verzekerings- en zorgverzekeringsgegevens (Formulier TK1-TS)

+ Declaratieformulier voor de eenheid voor het aanpassen van sociale verzekerings- en ziektekostenverzekeringsgegevens (Formulier TK3-TS);

+ Lijst van werknemers die deelnemen aan de sociale verzekering, ziektekostenverzekering, ongevallenverzekering, arbeidsongevallen- en ziekteverzekering (formulier D02-TS);

+ Informatielijst (Formulier D01-TS);

+ Geldige ziektekostenverzekeringspas van de werknemer (01 kopie/persoon);

- De werkgever stuurt het meldingsdossier voor de arbeidskorting rechtstreeks naar het socialezekerheidskantoor waarbij de werkgever is aangesloten, of per post .

- Nadat u een verlaging van de sociale verzekering succesvol heeft gemeld, kunt u het socialeverzekeringsboekje sluiten.

Stap 2: Sluit het sociale verzekeringsboek

- Overeenkomstig artikel 23 van Besluit 595/QD-BHXH omvatten de documenten voor het afsluiten van verzekeringsboekprocedures:

+ Verklaring deelnemende eenheid, aanpassing sociale verzekering- en ziektekostenverzekeringsgegevens (Formulier TK3-TS);

+ Lijst van werknemers die deelnemen aan de sociale verzekering, ziektekostenverzekering, werkloosheidsverzekering, arbeidsongevallen- en ziekteverzekering (Formulier D02-TS).

+ Informatielijst (Formulier D01-TS).

+ Sociaal verzekeringsboek

+ Brochures sociale verzekeringen.

+ Besluit tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst (of andere documenten met betrekking tot de beëindiging van de arbeidsovereenkomst).

+ Geldige ziektekostenverzekeringspas van de werknemer (01 kopie/persoon);

- De werkgever dient de aanvraag tot afsluiting van de sociale verzekeringsboekhouding in bij het sociale verzekeringskantoor waar de werkgever deelneemt of verstuurt deze per post.

Sluitingstijd sociale verzekeringsboeken

Volgens clausule 1, artikel 48 van de Arbeidswet van 2019 zijn beide partijen verantwoordelijk voor de volledige betaling van alle bedragen die verband houden met de rechten van elke partij binnen 14 werkdagen vanaf de datum van beëindiging van de arbeidsovereenkomst, behalve in de volgende gevallen, die kunnen worden verlengd, maar niet langer dan 30 dagen:

- De werkgever is niet een natuurlijk persoon die zijn activiteiten staakt;

- De werkgever verandert de structuur, de technologie of om economische redenen;

- Splitsing, splitsing, consolidatie, fusie; verkoop, verhuur, omzetting van bedrijfsvorm; overdracht van eigendom en gebruiksrecht van activa van ondernemingen en coöperaties;

- Door natuurrampen, branden, vijandelijke aanvallen of gevaarlijke epidemieën.

Volgens de regelgeving mag de termijn voor het sluiten van het sociale verzekeringsboekje niet langer zijn dan 14 dagen. In bijzondere gevallen, overeenkomstig clausule 1, artikel 48 van de Arbeidswet 2019, mag de maximale termijn voor het sluiten van het sociale verzekeringsboekje niet langer zijn dan 30 dagen.

Bron