Justisdepartementet kunngjør at sivilregisterdata skal erstatte papirdokumenter i håndteringen av administrative prosedyrer.

Visejustisminister Nguyen Thanh Tinh har nettopp signert beslutning nr. 3458/QD-BTP om publisering av sivile registreringsdata og veiledning om kobling, utnyttelse og bruk av sivile registreringsdata for å erstatte papirdokumenter i løsningen av administrative prosedyrer.

I følge avgjørelsen omfatter dataene i den elektroniske sivilregisterdatabasen (ECDB) som er kvalifisert for utnyttelse og bruk som erstatning for papirdokumenter i administrative prosedyrer: Fødselsattest/kopi av fødselsattest, fødselsutdrag; Vigselsattest/kopi av vigselutdrag, sivilstatusbevis; Dødsutdrag/dødsattest/kopi av dødsutdrag. Andre sivilregisterdokumenter: Utdrag av registrering av endringer, rettelser og tillegg i sivilregisterregistre, ombestemmelse av etnisitet; Utdrag av registrering av farskap, fødselsrett og sønnsskap; Attest for adopsjonsregistrering; Utdrag av registrering av vergemål, Utdrag av registrering av opphør av vergemål, Utdrag av registrering av tilsyn med vergemål, Utdrag av fødselsregistrering i sivilregisteret, Utdrag av ekteskapsanmerkning, Utdrag av skilsmisseanmerkning, Utdrag av andre sivilregisteroppføringer.

Målet er å erstatte eller redusere antallet dokumenter som kreves i administrative prosedyrer ved å bruke tilsvarende data fra e-forvaltningsdatabasen. Kravene inkluderer samsvar med forskrifter om informasjonssikkerhet, immaterielle rettigheter knyttet til data og personvern; overholdelse av forskrifter og tekniske retningslinjer for datautveksling og prinsipper og forskrifter for håndtering, tilkobling og deling av digitale data mellom etater i det politiske systemet; og samsvar med Vietnams e-forvaltningsarkitekturrammeverk og Justisdepartementets e-forvaltningsarkitekturrammeverk.

Beslutning 3458 spesifiserer at informasjonsfeltene som skal deles inkluderer: Informasjon om fødselsregistrering (etternavn, mellomnavn, fornavn på personen som registreres; fødselsdato; kjønn, fødested, hjemby; etnisitet; nasjonalitet; personlig identifikasjonsnummer; etternavn, mellomnavn, fornavn, personlig identifikasjonsnummer på mor; etternavn, mellomnavn, fornavn, personlig identifikasjonsnummer på far; fødselsattestnummer, fødselsregistreringsbyrå; registreringsdato); informasjon om dødsfallsregistrering (etternavn, mellomnavn, fornavn; fødselsdato; personlig identifikasjonsnummer; kjønn; etnisitet; nasjonalitet; bosted; identitetsdokumenter; sted for dødsfallsregistrering; registreringsdato); informasjon om ekteskapsregistrering (etternavn, mellomnavn, fornavn på kona; etternavn, mellomnavn, fornavn på mannen; fødselsdato; etnisitet, nasjonalitet, bosted; identitetsdokumenter; dato for ekteskapets inngåelse). Person; sted for ekteskapsregistrering); Informasjon om utstedelse av sivilstatusbevis (etternavn, mellomnavn, fornavn på personen som mottar sivilstatusbeviset; fødselsdato; personlig identifikasjonsnummer; kjønn; etnisitet; nasjonalitet; bosted; sivilstatus).

Dataene ovenfor deles for utnyttelse og bruk i henhold til databasens fullstendighetsnivå som angitt i punkt 1, artikkel 6 i regjeringens resolusjon nr. 66.7/2025/NQ-CP datert 15. november 2025 om reduksjon og forenkling av administrative prosedyrer basert på data.

I henhold til avgjørelsen er ministrene, lederne for ministerielle etater og folkekomiteene i provinser og sentralt administrerte byer ansvarlige for å gjennomgå og omstrukturere prosessen med å løse administrative prosedyrer innenfor rammen av statlig forvaltning av sine respektive sektorer og felt; og administrative prosedyrer under myndighet av folkekomiteer på provinsiellt og kommunalt nivå, basert på utnyttelse av data i den elektroniske sivilregisterdatabasen, og bruk av den til å erstatte papirdokumenter i saksmappen for å løse administrative prosedyrer under deres myndighet, som fastsatt i artikkel 7 i resolusjon nr. 66.7/2025/NQ-CP. Basert på Justisdepartementets koblingsdokument vil informasjonssystemene for løsning av administrative prosedyrer på departements- og provinsnivå bli justert for å sikre passende tilkobling for utnyttelse av sivilregisterdata som kreves av statlig forvaltning og i samsvar med loven.

Justisdepartementet har utstedt et dokument om tilkobling, utnyttelse og deling av informasjon mellom den elektroniske informasjonsdatabasen og informasjonssystemet for å løse administrative prosedyrer på minister- og provinsnivå, sammen med et vedlegg som skisserer noen problemstillinger å merke seg under implementeringen.

I vedlegget bemerker Justisdepartementet at dataene publisert av Justisdepartementet kan brukes som erstatning for papirkopier av fødselsattester/fødselsattestkopier, fødselsutdrag; vigselsattester/ekteskapsutdragkopier, sivilstatusbevis; dødsutdrag/dødsattester/dødsutdragkopier i prosessen med å løse administrative prosedyrer under ledelse av departementer, ministerielle etater og folkekomiteer i provinser og byer.

Andre data som er inkludert i den elektroniske sivilregisterdatabasen: data om endringer, rettelser og tillegg i sivile registreringsregistre, ombestemmelse av etnisitet; data om registrering av farskap, fødselsskap og slektskap; data om registrering av adopsjon; data om registrering av vergemål, registrering av opphør av vergemål og registrering av vergemålstilsyn kan brukes til å erstatte papirdokumenter i løsningen av administrative prosedyrer i departementer, ministerielle etater og folkekomiteer i provinser og byer i henhold til ovennevnte veikart.

I tilfeller der den elektroniske folkeregisterdatabasen mangler informasjon, men borgeren fortsatt har de originale folkeregisterdokumentene, eller der informasjonen i den elektroniske databasen ikke stemmer overens med folkeregisterdokumentene som borgeren har gitt, vil mottakerorganet veilede borgeren til å kontakte folkekomiteen i kommunen der folkeregistreringen tidligere ble registrert, eller folkekomiteen i kommunen der borgeren bor for å oppdatere/korrigere informasjonen i den elektroniske databasen i samsvar med folkeregisterloven.

Før de går videre med datatilkobling og -deling, bes departementer, departementale etater og folkekomiteer i provinser og byer om å utveksle og skriftlig avtale med Justisdepartementet omfanget, formen og strukturen for datatilkoblingen, partenes ansvar for å sikre informasjonssikkerhet og beskytte personvern, personlige hemmeligheter og familiehemmeligheter som fastsatt i paragraf 4, artikkel 10 i regjeringsdekret nr. 87/2020/ND-CP datert 28. juli 2020 om elektronisk database for sivilstatus, online sivil registrering, og å utføre testing før systemene offisielt kobles til.

Kilde: https://sotuphap.camau.gov.vn/thoi-su-chinh-polit-va-tin-tuc/bo-tu-phap-cong-bo-cac-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-292270