Unik modell for skanning av ID-kort for å lage erklæringsskjema i Tan Hung-avdelingen

Forbi er dagene med møysommelig utfylling av skjemaer for hånd eller søken etter adresser etter sammenslåinger. Nå kan innbyggere som besøker Tan Hung Ward Public Administrative Service Center (Ho Chi Minh-byen) ganske enkelt skanne ID-kortene sine inn i en kiosk for å få skjemaer automatisk utfylt og raskt sjekke gamle og nye adresser med bare noen få trykk.

Årsaken er at dette senteret har tatt i bruk informasjonsteknologi med kiosker for å støtte skjemautfylling og et nytt system for nabolagsoppslag for å bidra til en raskere, mer praktisk og brukervennlig administrativ opplevelse.

Folk kommer for å utføre prosedyrer på Tan Hung Ward Public Administration Service Center. Foto: HUYNH THO

Rask prosedyre, ingen håndskrift

Tidlig mandag morgen dro fru Nguyen Ngoc Thanh (bosatt i distrikt 7) til Tan Hung-distriktets offentlige administrasjonssenter for å be om en sivilstatusbekreftelse.

I motsetning til tidligere gang hun måtte skrive for hånd på papirskjemaer, ble hun denne gangen veiledet av personalet til å bruke kiosken. Hun trengte bare å sette inn ID-kortet sitt i maskinen, så leste og fylte systemet automatisk ut den tilgjengelige informasjonen.

«Maskinen fylte automatisk ut nesten all informasjonen min. Jeg trengte bare å legge til noen få detaljer i henhold til instruksjonene, så skrev maskinen ut hele erklæringen. Jeg signerte, og det var gjort. Raskt, praktisk og veldig interessant. Dette er første gang jeg har sett teknologi brukt så effektivt i administrative prosedyrer.» – delte fru Thanh.

Fru Nguyen Ngoc Thanh ble instruert av herr Nguyen Minh Thien, nestleder i folkekomiteen og direktør for Tan Hung-distriktets offentlige administrasjonssenter, om hvordan hun skulle bruke kiosken til å skanne ID-kortet sitt og skrive ut erklæringsskjemaet. Foto: HUYNH THO

Fru Vo Thi Ngoc Tram uttrykte også sin tilfredshet da hun kom til senteret for å fullføre sertifiseringsprosedyren. Etter å ha skannet ID-en sin, ble hun bedt om å bruke applikasjonen til å slå opp gamle og nye nabolagsadresser for å oppdatere informasjon etter sammenslåingen.

«Jeg synes disse modellene burde kopieres i andre avdelinger. De er enkle å bruke, raske og sparer både beboere og tjenestemenn for arbeid», kommenterte fru Tram.

Ifølge journalene er atmosfæren på senteret alltid travel, men ryddig. Mange eldre eller personer som ikke er kjent med teknologi får entusiastisk støtte av fagforeningsmedlemmer eller menighetsfunksjonærer, ingen blir «forvirret» av maskiner eller digitale operasjoner.

Tjenestemenn og folk har mindre arbeid

Herr Nguyen Minh Thien, nestleder i folkekomiteen og direktør for Tan Hung-distriktets administrasjonssenter for offentlig administrasjon, sa at senteret har vært i drift siden 1. juli. Hver dag kommer rundt 300 personer for å utføre prosedyrer.

For å forbedre tjenestekvaliteten har senteret implementert to IT-applikasjonsmodeller: en kiosk som hjelper med å lage skjemaer og et system for å søke etter nye nabolag via nettstedet.

Med kioskmodellen trenger folk bare å sette inn ID-kortet sitt, velge prosedyretype, så hjelper maskinen dem med å fylle ut skjemaet og skrive ut en fullstendig erklæring.

«Dette sparer ikke bare folk tid, men reduserer også kostnader fordi det ikke er behov for å kjøpe skjemaer. Selv om folk kommer fra andre steder, kan maskinen fortsatt lese dataene. I tilfeller der eldre eller de som ikke er kjent med teknologi er til stede, vil medlemmer av ungdomsforeningen eller ansatte hjelpe til», sa Thien.

Ifølge herr Thien har navnene på noen nabolag endret seg etter sammenslåingen, i tillegg til bydelsnavnet, noe som har skapt mange vanskeligheter med å bekrefte informasjon. Derfor har senteret laget nettstedet https://phuongtanhung.com slik at folk kan endre sin gamle adresse til en ny adresse, fra det gamle nabolaget til et nytt nabolag, og samtidig finne nabolagets beliggenhet.

På nettsiden kan innbyggere også slå opp informasjon og telefonnumre til nabolagsledere, sekretærer for partiavdelinger, sekretærer for ungdomsforbundets avdelinger, ledere for arbeidskomiteene til Fedrelandsfronten, osv.

«Den nye modellen for nabolagsforvaltning hjelper folk med å søke opp informasjon selv uten å måtte spørre bydelsansatte. Vi legger også ut plasseringene til politiets, militærets , partikomiteens og frontens hovedkvarter på nettsiden, slik at folk enkelt kan søke opp informasjon», understreket Thien.

Maskiner er installert på senteret slik at folk kan konvertere gamle og nye nabolag. Folk kan også bruke telefonene eller datamaskinene sine for å få tilgang til nettstedet for å konvertere. Foto: HUYNH THO

Herr Thien sa at bydelen forbereder seg på å integrere flere tjenester i denne modellen, som å offentliggjøre byggetillatelser, en liste over sentralt ansatte, funksjonen for å kontakte saksbehandlere direkte, implementering av papirløse møterom, administrasjon av pensjonater, leiligheter ...

Spørsmål og svar om virtuell assistent Tan Hung-avdelingen

Nylig lanserte Vietnams fedrelandsfrontkomité i Tan Hung-distriktet også applikasjonen «Tan Hung-distriktets virtuelle assistent spørsmål og svar». Innbyggerne trenger bare å skanne QR-koden som er plassert ved informasjonspunktene, og deretter få tilgang til lenken som fører til ChatGTP-plattformen med den innebygde virtuelle assistenten.

Her kan innbyggerne enkelt stille spørsmål og få svar angående bydelens organisasjonsstruktur; adresse, kontorlokasjon og driftsinformasjon for det offentlige administrative servicesenteret...

Ikke bare det, den virtuelle assistenten gir også detaljerte instruksjoner om prosessen og dokumentene for alle administrative prosedyrer under menighetens myndighet; slik at folk kan slå opp vedtak og beslutninger knyttet til organisasjonen, bogrupper, nabolag osv.

En virtuell assistent er som en Tan Hung-avdelingsbetjent som jobber døgnet rundt, folk kan stille spørsmål og få svar når som helst.

Denne applikasjonen sparer folk tid, slik at de ikke trenger å gå direkte til menighetens folkekomité, men likevel får støtte til administrative prosedyrer, noe som bidrar til å redusere mengden repetitivt arbeid for mottaksavdelingen.

Herr KHUU THIEN THANH , fast nestleder i Vietnams fedrelandsfrontkomité i Tan Hung-distriktet

BAO PHUONG skrev

Kilde: https://ttbc-hcm.gov.vn/doc-dao-mo-hinh-quet-can-cuoc-ra-to-khai-o-phuong-tan-hung-1019288.html