Reduser møter, øk arbeidseffektiviteten.

Sentralkomiteens sekretariat vurderte at det er oppnådd betydelige resultater i den siste perioden med omstrukturering og effektivisering av det politiske systemets organisasjonsapparat. Ved siden av disse prestasjonene er det imidlertid fortsatt noen problemer som må tas opp og rettes opp i ledelse, retning og administrasjon, som den nåværende situasjonen angående utstedelse av dokumenter og møter.

Dette understreker behovet for å stramme inn møteprosedyrer, overvinne problemet med lange og repetitive konferanser, og avklare ansvaret til hvert nivå og posisjon innenfor det politiske systemet. Dette er et avgjørende skritt mot å forbedre effektiviteten i styring og maktkontroll, særlig ved å gjenopprette kjerneprinsippet: underordnede løser proaktivt problemer innenfor sin myndighet; overordnede blander seg ikke inn i strid med regelverket.

I henhold til de nye forskriftene skal ikke konferanser på provinsiellt nivå overstige to konferanser på provinsiellt nivå per år, og konferanser på kommunenivå skal ikke overstige tre konferanser på kommunenivå, noe som reduserer antallet årlige konferanser med minst 10 %. Videre må minst 60 % av konferansene holdes online. Møter skal kun holdes når det er absolutt nødvendig, eller når det ikke finnes spesifikke retningslinjer for saken; talene må være fokuserte og ikke for lange.

Disse kravene er ikke bare av teknisk og administrativ art, men gjenspeiler også en ny måte å tenke på: møter må tjene effektivt, ikke skape ytterligere byrder for systemet. Konklusjon 226 understreker viktigst behovet for sterk anvendelse av informasjonsteknologi, med et mål om at 95 % av administrative prosedyrer skal behandles digitalt. Dette er grunnlaget for en bærekraftig reduksjon av møter, samtidig som arbeidseffektiviteten forbedres.

I praksis implementeres denne tilnærmingen mange steder, inkludert Ho Chi Minh-byen. Med stor arbeidsmengde og sterke reformkrav har byen akselerert bruken av nettmøter i regelmessige arbeidsøkter, der man diskuterer, bestemmer og overvåker fremdriften rett under møtene.

Møtet i Ho Chi Minh-byen under det ordinære regjeringsmøtet i oktober 2025 tjente som et eksempel: alt innhold, fra å redusere administrative prosedyrer til å løse implementeringshinder, ble diskutert på nett, noe som sparte tid og forkortet prosessen. På møtet, umiddelbart etter å ha hørt rapporten fra lederen av Ho Chi Minh-byens folkekomité, Nguyen Van Duoc, oppfordret visestatsminister Nguyen Hoa Binh raskt Ho Chi Minh-byen til å fremskynde løsningen av utestående prosjekter og andre viktige saker.

Et poeng som er verdt å merke seg er tilnærmingen på grasrotnivå: Når Ho Chi Minh-byen implementerer ikke-geografiske administrative prosedyrer, utpeker de spesialiserte tjenestemenn fra avdelinger og etater til å delta i lokale arbeidsgrupper ved de offentlige administrative tjenestesentrene i bydeler, kommuner og spesialsoner for å behandle søknader for innbyggere. Denne tilnærmingen erstatter effektivt lange møter mellom etater, og skaper en strømlinjeformet behandlingsprosedyre på stedet, som legemliggjør ånden med færre møter og mer effektiv håndtering.

Det viktigste aspektet ved konklusjon 226 er ikke reduksjonen i antall møter, men kravet om å stramme inn individuell ansvarlighet, spesielt ledernes ansvarlighet. Hvert nivå og enhet må tildele oppgaver i henhold til prinsippet: én oppgave skal kun tildeles én person til å lede og håndtere, etter mottoet om tydelig ansvar, tydelige oppgaver, tydelige tidsrammer, tydelig ansvarlighet, tydelig myndighet og tydelige resultater.

Konklusjonen oppfordrer også til avskaffelse av utdaterte prosedyrer, en reduksjon i unødvendige «konsultasjonstrinn» og retting av unngåelse, ansvarsfraskrivelse eller avhengighet av møter for å forlenge frister.

Videre oppfordres etater til å bruke digitale verktøy for å tildele, overvåke og evaluere arbeid i sanntid. I denne forbindelse har mange steder begynt å bruke dette i overvåkingen av fremdriften til offentlige investeringer, infrastrukturprosjekter eller tverretatlige arbeidsgrupper. Når data oppdateres kontinuerlig, blir møtediskusjonene mer fokuserte, man unngår lange "rapporteringsøkter", og operative beslutninger tas raskere.

Nyere erfaring har også vist effektiviteten av konsise, tydelig definerte nettmøter. I mange økter, når enhetene er enige om en løsning på den digitale plattformen, kan møtelederen umiddelbart avslutte uten at det trengs et nytt møte for bekreftelse.

Konklusjon 226 skisserer tydelig kravene og metodene. Resten avhenger av besluttsomheten og ansvaret til hver enkelt etat og hver tjenestemann, spesielt lederen for hver enhet. Når hvert møte virkelig er nødvendig og tar sikte på å komme frem til en endelig beslutning, vil arbeidet gå raskere og smidigere. Dette er også hva folk forventer av en serviceorientert, handlingsorientert administrasjon som prioriterer effektivitet over alt annet.

Kommentar (0)