Retningslinjer for å forene digitaliseringen av dokumenter og dokumenter i det politiske systemet

Vitenskaps- og teknologidepartementet utstedte offisielt brev nr. 7197/BKHCN-CĐSQG datert 29. november 2025, som gir enhetlig veiledning om digitalisering av dokumenter og dokumenter i hele det politiske systemet. Dette dokumentet ble utstedt for å implementere oppgaven som ble tildelt av den sentrale styringskomiteen for vitenskap, teknologiutvikling, innovasjon og digital transformasjon, og for å skape et juridisk grunnlag for at etater fra sentralt til lokalt nivå kan anvende dette på en enhetlig måte i den nasjonale digitale transformasjonsprosessen.

Illustrasjonsfoto

Retningslinjene gjelder konvertering av registre og dokumenter fra papir- eller arkivformat til digitalt format for effektiv håndtering, lagring og utnyttelse. For å sikre nøyaktigheten, konsistensen og sikkerheten til digitale registre, fastsetter Vitenskaps- og teknologidepartementet 10 grunnleggende prinsipper som alle etater og enheter må overholde.

Digitaliserte dokumenter må derfor sikre integritet, gjenspeile det opprinnelige innholdet nøyaktig og ikke miste juridisk verdi. Formater, datastrukturer og metadata må overholde tekniske standarder, noe som sikrer muligheten til å koble til og dele data. Digitalisering må også overholde forskrifter om informasjonssikkerhet, beskyttelse av statshemmeligheter og personopplysninger. All redigering og tilgangsoperasjoner må spores fullt ut. Samtidig vil dokumenter av høy verdi eller som direkte tjener forvaltningen og leveringen av offentlige tjenester bli prioritert for digitalisering.

Dokumentet beskriver dokumentutvelgelsesprosessen, risikovurderingen, kostnadsestimeringen og digitaliseringsprosedyrene. Mer spesifikt:

1. Utvalg av dokumenter og arkiver: Dokumenter som prioriteres for digitalisering omfatter permanente arkiver, dokumenter som ofte konsulteres, dokumenter som tjener administrative reformer eller som er i fare for å bli skadet ved direkte utnyttelse. Omvendt er ikke dokumenter som allerede har elektroniske dokumenter med digitale signaturer, midlertidige dokumenter eller dokumenter med utløpt lagringsperiode gjenstand for digitalisering.

2. Risiko- og kostnadsvurdering: Dokumenter klassifiseres fra lav til svært høy risiko. Dokumenter med høy risiko må kanskje restaureres før digitalisering, eller til og med ikke digitaliseres, men bare originalen bevares. I tillegg må kostnadene for digitalisering (forberedelse, skanning, behandling, lagring, menneskelige ressurser) vurderes nøye for å sikre investeringseffektivitet.

3. Digitaliseringsprosess i 6 trinn: Prosessen inkluderer: forberedelse - telling - tekniske standarder - skanning og OCR - oppretting av metadata - digital signatur - lagring og sikkerhetskopiering - dataintegrasjon. Det er verdt å merke seg at skannede bilder må være minst 300 dpi og lagres i TIFF/PNG-format, mens hovedarkivet må være PDF/A. De digitaliserte dokumentene signeres digitalt og lagres på et system som oppfyller standarder for informasjonssikkerhet.

For å sikre konsistens spesifiserer veiledningen DocCode-identifikatorstrukturen og filnavnene i henhold til CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT-standarden, noe som bidrar til å unngå duplisering og legge til rette for langsiktig utnyttelse og administrasjon.

Utstedelsen av enhetlige retningslinjer for digitalisering av registre og dokumenter i det politiske systemet skaper ikke bare et tydelig teknisk og juridisk rammeverk, men bidrar også til å forbedre effektiviteten i statlig forvaltning, fremme datadeling og akselerere nasjonal digital transformasjon. Når etater og enheter synkront og seriøst anvender disse forskriftene, vil digitaliseringsprosessen bli mer profesjonell, trygg, økonomisk og bærekraftig. Dette er et viktig skritt i å bygge en moderne, transparent administrasjon som opererer basert på data og betjener mennesker og bedrifter på den mest praktiske og effektive måten.

Kilde: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149