Bruk av personopplysninger som erstatning for papirdokumenter i håndteringen av administrative prosedyrer.

Justisdepartementet har nettopp gitt vedtak nr. 3458/QD-BTP om publisering av sivile registreringsdata og veiledning om tilkobling, utnyttelse og bruk av sivile registreringsdata for å erstatte papirdokumenter i forbindelse med løsning av administrative prosedyrer. Dette er et viktig rettslig grunnlag for å fremme digital transformasjon innen sivil registrering, bidra til å redusere papirarbeid, forenkle prosesser og forbedre effektiviteten av tjenester for innbyggerne.

Tjenestemenn ved Tan Lap Ward Public Administrative Service Center ( Dak Lak ) veileder innbyggerne gjennom administrative prosedyrer. Foto: Nguyen Dung/TTXVN

I henhold til avgjørelsen kan dataene i den elektroniske sivilregisterdatabasen utnyttes og brukes som erstatning for papirdokumenter i administrative prosedyrer, inkludert: Fødselsattest/kopi av fødselsattest, fødselsutdrag; Vigselsattest/kopi av vigselutdrag, sivilstatusbevis; Dødsutdrag/dødsattest/kopi av dødsutdrag.

Andre sivile registreringsdokumenter: Utdrag av registrering av endringer, rettelser og tillegg i sivile registreringsregistre, ny bestemmelse av etnisitet; Utdrag av registrering av bekreftelse av farskap, morskap og slektskap; Registreringsattest for adopsjon; Utdrag av registrering av vergemål, Utdrag av opphør av registrering av vergemål, Utdrag av registrering av tilsyn med vergemål, Utdrag av fødselsregistrering i Folkeregisteret, Utdrag av vigselregistrering, Utdrag av skilsmisseregistrering, Utdrag fra andre sivile registreringsregistre.

Utnyttelse eller bruk av tilsvarende data i den elektroniske sivilregisterdatabasen må være i samsvar med forskrifter om: informasjonssikkerhet, immaterielle rettigheter knyttet til data, personvern; datautveksling og prinsipper og forskrifter for forvaltning, tilkobling og deling av digitale data mellom etater i det politiske systemet. Spesielt må det være i samsvar med Vietnams e-forvaltningsarkitekturrammeverk og Justisdepartementets e-forvaltningsarkitekturrammeverk.

Informasjonsfeltene som deles i henhold til beslutning nr. 3458 inkluderer: informasjon om fødselsregistrering; informasjon om dødsfallsregistrering; informasjon om ekteskapsregistrering; og informasjon om utstedelse av sivilstatusbevis. Disse dataene deles for utnyttelse og bruk i henhold til databasens fullstendighetsnivå som fastsatt i punkt 1, artikkel 6 i regjeringens resolusjon nr. 66.7/2025/NQ-CP datert 15. november 2025 om reduksjon og forenkling av administrative prosedyrer basert på data.

Beslutning nr. 3458 slår klart fast at ministre, ledere for ministerielle etater og folkekomiteer i provinser og sentralt administrerte byer er ansvarlige for å gjennomgå og omstrukturere prosessen med å håndtere administrative prosedyrer innenfor rammen av statlig forvaltning av sine respektive sektorer og felt; og administrative prosedyrer under myndighet av folkekomiteer på provinsielt og kommunalt nivå, basert på utnyttelse av data i den elektroniske sivilregisterdatabasen, og bruk av den til å erstatte papirdokumenter i saksmappen for håndtering av administrative prosedyrer under deres myndighet som fastsatt i artikkel 7 i resolusjon nr. 66.7/2025/NQ-CP.

Justisdepartementet har utstedt et dokument om kobling, utnyttelse og deling av informasjon mellom den elektroniske sivilregisterdatabasen og informasjonssystemet for løsning av administrative prosedyrer på minister- og provinsnivå, sammen med et vedlegg som skisserer noen problemstillinger å merke seg under implementeringen.

Andre data i den elektroniske databasen for sivile registere inkluderer: data om endringer, rettelser og tillegg i sivile registreringsregistre; data om registrering av farskap, fødselsrett og slektskap; data om registrering av adopsjon; data om registrering av vergemål, data om opphør av vergemål og data om registrering av tilsyn med vergemål. Disse dataene kan brukes til å erstatte papirdokumenter i håndteringen av administrative prosedyrer av departementer, ministerielle etater og provinsielle/bylige folkekomiteer.

Justisdepartementet ber om at departementer, ministerielle etater og folkekomiteer i provinser og byer, før de kobler til og deler data, utveksler skriftlige avtaler med Justisdepartementet angående omfanget, formen og strukturen til datatilkoblingen, partenes ansvar for å sikre informasjonssikkerhet og beskytte personvern, personlige hemmeligheter og familiehemmeligheter som foreskrevet, og gjennomfører testing før systemene offisielt kobles til.

Kilde: https://baotintuc.vn/thoi-su/khai-thac-su-dung-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-20251211200434328.htm