Stramme inn styringen av dokument- og arkivarbeid under omstruktureringen av apparatet

Kinhtedothi – Det er strengt forbudt å ulovlig eie, overføre eller ødelegge dokumenter og dokumentdatabaser; det er ikke tillatt å skade eller miste dokumenter og dokumentdatabaser under organisering av apparatet...

Dette er et bemerkelsesverdig innhold i offisiell melding nr. 414/BNV-VTLTNN datert 19. mars fra Innenriksdepartementet, sendt til folkekomiteene i provinser og sentralstyrte byer, om styrking av forvaltningen av dokument- og arkivarbeid i prosessen med å omorganisere det politiske systemets apparat i henhold til konklusjon nr. 127-KL/TW fra Politbyrået.

Det er strengt forbudt å ulovlig eie, overføre eller ødelegge dokumenter.

Dokumentet slår tydelig fast at sekretariatet og innenriksdepartementet, for å sikre et smidig og kontinuerlig dokument- og arkivarbeid, og for å sikre sikker håndtering av dokumenter før, under og etter at omorganiseringen av det politiske systemet er fullført i henhold til politbyråets konklusjon nr. 127-KL/TW datert 28. februar 2025, ber formannen for folkekomiteen i provinsen eller den sentralstyrte byen om å snarest mulig iverksette en rekke hasteoppgaver for å styrke forvaltningen av dokument- og arkivarbeid i prosessen med å omorganisere det lokale forvaltningsapparatet.

For det første , implementer lovbestemmelser om dokumenter og arkiver på riktig og fullstendig måte, og oppfyll kravene: alle dokumenter og dokumentdatabaser som dannes i forbindelse med virksomheten til etater og organisasjoner må forvaltes sentralt, ensartet og sikkert i henhold til hvert arkiv; dokumenter og dokumentdatabaser tilhørende ethvert etat eller organisasjon må telles og samles inn i henhold til arkivet til det aktuelle etatet eller organisasjonen.

Gjennomføre nedleggelse av arkivene til etater og organisasjoner fra datoen for driftens opphør; etater og organisasjoner utsteder ikke administrative dokumenter under deres myndighet fra datoen den kompetente myndighetens beslutning om sammenslåing eller opphør av drift trer i kraft.

Før og under den organisatoriske ordningen må dokumenter og databaser fortsatt oppbevares i arkivene til Provincial Historical Archives og Agency Archives (eller på oppbevaringsstedet) til den administrative enheten (ADU) før ordningen.

Spesielt er det strengt forbudt å ulovlig eie, overføre eller ødelegge dokumenter og dokumentdatabaser; det er ikke tillatt å skade eller miste dokumenter og dokumentdatabaser under omorganiseringen av apparatet.

For det andre er de provinsielle historiske arkivene ansvarlige for å motta og koordinere med lederne for etater, organisasjoner og administrative enheter for å fortsette å bevare alle arkivdokumenter og dokumentdatabaser i provinsen på stedet eller midlertidig bevare dem, og overlevere dokumenter i henhold til deres forvaltningsmyndighet til de nye etatene, organisasjonene og administrative enhetene etter at organisasjonsstrukturen er omorganisert.

For det tredje , overlevering av dokumenter og dokumentdatabaser etter at den organisatoriske ordningen er gjennomført i samsvar med lovbestemmelsene om arkivforvaltningsmyndighet.

For det fjerde , strengt implementere lovbestemmelser om håndtering og bruk av segl og digitale signatursertifikater for offentlig tjeneste; beskytte statshemmeligheter og sikre sikkerheten til informasjon, dokumenter og data når statistiske oppgaver utføres, pakkes, overleveres, bevares og brukes i prosessen med å omorganisere apparatet.

Forskrift om liste over identifikasjonskoder for dokumenter, registre og tekstsymboler for nye etater og organisasjoner

For folkekomiteene i provinser og sentralstyrte byer ber Innenriksdepartementet om at lederen av den provinsielle folkekomiteen tar ansvar som leder for å implementere statlig forvaltning av arkiver på stedet innenfor rammen av plikter og fullmakter; sikre sikkerheten til dokumenter og dokumentdatabaser under forvaltningsmyndighet i samsvar med lovbestemmelser gjennom hele prosessen med å omorganisere apparatet. Snarest utstede direktiv fra lederen av den provinsielle folkekomiteen om styrking av statlig forvaltning av dokument- og arkivarbeid.

Samtidig er det nødvendig å utvikle en plan for å omorganisere statens historiske arkiver på provinsielt nivå i prosjektet for å organisere og omorganisere administrative enheter på alle nivåer og bygge en to-nivås lokal forvaltningsmodell, og sende den inn til kompetente myndigheter for vurdering og implementering.

Umiddelbart etter at den organisatoriske ordningen er fullført, er det nødvendig å utstede et dokument som angir listen over identifikasjonskoder for dokumenter, registre og dokumentsymboler for de nye etatene og organisasjonene under forvaltning; instruere lederne for de nye etatene og organisasjonene om å motta dokumenter og databaser under deres forvaltningsmyndighet; og lederne for de nye grasrotadministrative enhetene om å motta dokumenter i rommene og lagerene i forvaltningsområdet som midlertidig forvaltes av Provincial Historical Archives.

Samtidig er det nødvendig å instruere enheten som administrerer og driver systemet til å implementere tekniske løsninger for å sikre kontinuitet og videreføring av dokumentutstedelse og arbeidsavvikling for etater og organisasjoner under dens ledelse.

Innenriksdepartementet foreslo å styrke forvaltningen av dokument- og arkivarbeid i prosessen med å omorganisere det politiske systemet (foto: VNA)

Legg ut en plan for å implementere direktivet fra lederen av den provinsielle folkekomiteen

For innenriksdepartementet ber den offisielle meldingen formannen for den provinsielle folkekomiteen om å råde formannen for den provinsielle folkekomiteen til å utstede et direktiv om styrking av forvaltningen av dokument- og arkivarbeid i prosessen med å omorganisere apparatet i det lokale politiske systemet; og utstede en plan for å implementere direktivet fra formannen for den provinsielle folkekomiteen.

Samtidig gi Provinsielle Historiske Arkiv i oppgave å utpeke tjenestemenn til å organisere arbeidsgrupper til etater, organisasjoner og enheter for å motta og koordinere bevaring av dokumenter på stedet og avgrense dokumentdatabasen i systemet; instruere Provinsielle Historiske Arkiv til proaktivt å iverksette tiltak for å samle filer med permanent bevaringsperiode som er fullstendig redigert hos etater og organisasjoner som er kilden til dokumenter som sendes til Provinsielle Historiske Arkiv.

Samtidig skal staben til formannen for den provinsielle folkekomiteen sørge for tilstrekkelige ressurser for å sikre sikkerheten til dokumenter og dokumentdatabaser i rom og lager som er bekreftet og forseglet av de provinsielle historiske arkivene inntil de overleveres til det ansvarlige forvaltningsorganet eller organisasjonen etter at apparatet er omorganisert.

Umiddelbart etter at den organisatoriske ordningen er fullført, er det nødvendig å umiddelbart informere lederen av den provinsielle folkekomiteen om å utstede en liste over identifikasjonskoder for dokumenter, poster og tekstsymboler for etater og organisasjoner dannet etter den organisatoriske ordningen innenfor forvaltningsområdet; sende inn til den provinsielle folkekomiteen et prosjekt for å styre og håndtere forretningsdrift for dokumentblokken til etater og organisasjoner før den organisatoriske ordningen; koordinere med enheten som administrerer og driver systemet for å utvikle en plan for å overlevere og integrere dokumenter og dokumentdatabaser i systemet.

Bekrefte overlevering av dokumenter og dokumentdatabaser fra etater og organisasjoner før omstrukturering av apparatet

For provinsielle historiske arkiver foreslår Innenriksdepartementet å utnevne tjenestemenn til å veilede telling, ordning, pakking, forsegling, bekreftelse av volum og status for papirdokumenter og dokumenter på andre informasjonsbærere (hvis noen), mottak og koordinering av bevaring på stedet eller midlertidig sentralisert bevaring av dokumenter fra etater og organisasjoner; koordinering med systemets administrasjons- og driftsenheter for å bestemme antall digitale dokumenter og avgrense dokumentdatabasen på systemet for hvert etat, organisasjon og administrativ enhet.

Lag en liste over alle dokumenter og dokumentdatabaser som for tiden oppbevares ved Provincial Historical Archives; fortsett å sikre sikkerheten, integriteten og brukervennligheten til dokumenter og dokumentdatabaser ved Provincial Historical Archives inntil de overleveres til kompetente etater og organisasjoner etter omstrukturering av apparatet. Oppsummer mengden og statusen til dokumenter og dokumentdatabaser og rapporter til Department of Home Affairs for rapportering til Home Department.

Umiddelbart etter at den organiserte ordningen er fullført, er det nødvendig å raskt utføre: kontaktpunktet organiserer og bekrefter overlevering av dokumenter og dokumentdatabaser fra etater og organisasjoner før den organiserte ordningen til det kompetente forvaltningsorganet eller organisasjonen etter den organiserte ordningen; råde Innenriksdepartementet til å utvikle et prosjekt for å administrere og håndtere virksomheten til dokumentblokken og dokumentdatabasene som er telt opp for etatene og organisasjonene før den organiserte ordningen.

Samtidig koordinere med relevante etater og organisasjoner for å organisere implementeringen av prosjekter og planer for å administrere og håndtere forretningsdriften for dokument- og databaseblokkene som er blitt statistisk samlet før den organisatoriske ordningen; samle filer med permanent bevaringsperiode som er fullstendig redigert tidligere hos etater og organisasjoner som er kilden til dokumenter som sendes inn til Provincial Historical Archives.

Registrer deg for å åpne nye eller gjenåpne kontoer for organisasjoner, ledere og funksjonærer

I denne offisielle meldingen krever også Innenriksdepartementet at lederne av etater, organisasjoner og formennene av folkekomiteer på distrikts- og kommunenivå er ansvarlige for å sikre sikkerheten til dokumenter og dokumentdatabaser under deres forvaltningsmyndighet i henhold til lovbestemmelser under omstruktureringsprosessen av apparatet inntil dokumentene og dokumentdatabasene overleveres til de provinsielle historiske arkivene og kompetente etater og organisasjoner etter omstrukturering av apparatet.

Samtidig skal enheter og enkeltpersoner bli bedt om å samle og pakke registre og dokumenter om fullført arbeid og registre og dokumenter om uferdig arbeid; enheter og enkeltpersoner skal bli bedt om å syntetisere og lage en liste over uferdig arbeid fra etaten eller organisasjonen; vedlegge registre og dokumenter, pakke dem separat og samle dem inn og sende dem inn til etatens arkiv.

Lede statistikkbyråets arkiver, pakke dokumenter i arkivene og veilede statistikkenheter og enkeltpersoner til å pakke ikke-innsendte filer og dokumenter i arkivene; motta filer og dokumenter fra enheter og enkeltpersoner og samle dem i de sentraliserte arkivene og lagerrommene. Samtidig sørge for nødvendige lager, utstyr og menneskelige ressurser for å beskytte og oppbevare dokumenter på en sikker måte inntil de overleveres til det kompetente forvaltningsorganet eller organisasjonen etter omorganisering av apparatet.

Lederen av distriktets folkekomité gir innenriksdepartementet i oppdrag å gi råd om ordning av lagerbygninger og nødvendig utstyr for å samle og sentralt oppbevare dokumenter fra spesialiserte etater underlagt distriktets folkekomité; organisere styrker for å beskytte dokumentenes sikkerhet inntil de overleveres til det kompetente forvaltningsorganet eller organisasjonen etter den organisatoriske ordningen.

Umiddelbart etter at den organisatoriske ordningen er fullført, må lederen for det nye byrået, organisasjonen eller den administrative enheten umiddelbart instruere registrering av åpning eller gjenåpning av kontoer for organisasjonen, lederen og sekretæren i systemet for å sikre utstedelse og mottak av dokumenter; registrere utstedelse av segl og digitale signatursertifikater for spesialisert offentlig tjeneste i henhold til forskrifter ...

Statistikk, forsegling, oppbevaring av dokumenter

For etatens arkiver krever Innenriksdepartementet at etatens arkivavdeling eller personen som er tildelt arkivering ved etaten, organisasjonen eller enheten, veileder enheter og enkeltpersoner i å samle, pakke dokumenter og overlevere dem til det sentraliserte lageret eller lageret på forhånd; forberede lageret og nødvendige forhold for å bevare dokumenter mottatt fra enheter og enkeltpersoner på en sikker måte; samle, forsegle og oppbevare dokumenter på en sikker måte på etatens eller organisasjonens lager eller lager inntil de overleveres til de provinsielle historiske arkivene eller det kompetente etaten eller organisasjonen etter omstrukturering av apparatet.

Samtidig koordinere med enheten som administrerer og driver det statistiske systemet for å bekrefte antall dokumenter og dokumentdatabaser fra etater og organisasjoner i systemet; motta og separat lagre filer og dokumenter med uferdig arbeid i henhold til listen; sende inn eller separat samle og pakke filer med permanent oppbevaringsperiode som tidligere er fullstendig redigert.

Send inn de pakkede dokumentene og listen over uferdige oppgaver i original stand.

For embetsmenn, offentlig ansatte og arbeidstakere krever Innenriksdepartementet statistikk og pakkeløsninger for filer og dokumenter om fullført og uferdig arbeid. For uferdig arbeid er det nødvendig å lage en liste og tydelig angi navnet på arbeidet, navnet på personen som er tildelt håndteringen av det, antall tilgjengelige dokumenter og frist for behandling (hvis noen).

Send inn den originale pakken med dokumenter og filer og listen over uferdig arbeid på systemet til etatens eller enhetens arkiver, eller den personen som er ansvarlig for å samle inn dokumenter under omorganiseringen av apparatet.

Umiddelbart etter at den organisatoriske ordningen er fullført, er det nødvendig å raskt koordinere med Byråets arkiver og enheten som administrerer og driver systemet for å overlevere registre og dokumenter om uferdig arbeid til enheten eller personen som er ansvarlig for å fortsette å håndtere det.

Stenging av kontoer til organisasjoner og enkeltpersoner for etater og organisasjoner som har opphørt driften

For enhetene som administrerer og driver systemet, krever Innenriksdepartementet at de identifiserer og avgrenser omfanget av dokumenter og dokumentdatabaser i systemet i henhold til hver konto for etaten, organisasjonen og individet. Basert på listen over uferdig arbeid, bestemmer dataomfanget og lager en liste over kontoer for organisasjoner og individer med uferdig arbeid; utarbeider en overleveringsplan når det er angitt.

Samtidig samle inn statistikk og rapporter til den provinsielle folkekomiteen og innenriksdepartementet om systemet med dokumentidentifikasjonskoder, filkoder og dokumentsymboler som for tiden brukes i systemet, for å tjene som grunnlag for å fastsette dokumentidentifikasjonskoder, filkoder og dokumentsymboler for etater og organisasjoner etter at organisasjonsordningen er enhetlig, synkronisert og unngår duplisering.

Umiddelbart etter at den organisatoriske ordningen er fullført, er det nødvendig å umiddelbart avslutte kontoene til organisasjoner og enkeltpersoner for etater og organisasjoner som opphører driften umiddelbart etter at beslutningen om organisatorisk ordning er tatt; samtidig åpne kontoer for nye etater, organisasjoner og enkeltpersoner, og sikre forbindelse med tidligere relaterte dokumenter og dokumentdatabaser.

Spesielt foreslår Innenriksdepartementet å ha en plan for å bruke dokumenter og dokumentdatabaser i systemet for å betjene de presserende behovene til etater, organisasjoner og enkeltpersoner under prosessen med å omstrukturere apparatet.

Kilde: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html