Ministerstwo Sprawiedliwości zapowiada, że dane z rejestrów stanu cywilnego zastąpią papierowe dokumenty w obsłudze postępowań administracyjnych.

Wiceminister sprawiedliwości Nguyen Thanh Tinh właśnie podpisał decyzję nr 3458/QD-BTP w sprawie publikacji danych z rejestru stanu cywilnego oraz wytycznych dotyczących łączenia, wykorzystywania i stosowania danych z rejestru stanu cywilnego w celu zastąpienia dokumentów papierowych w rozwiązywaniu procedur administracyjnych.

Zgodnie z Decyzją, dane w Elektronicznej Bazie Danych Stanu Cywilnego (ECDB), które kwalifikują się do wykorzystania i zastąpienia dokumentów papierowych w procedurach administracyjnych, obejmują: akt urodzenia/odpis aktu urodzenia, odpis aktu urodzenia; akt małżeństwa/odpis aktu małżeństwa, zaświadczenie o stanie cywilnym; odpis zgonu/odpis aktu zgonu. Inne dokumenty stanu cywilnego: odpis rejestracji zmian, sprostowań i uzupełnień w aktach stanu cywilnego, ponowne ustalenie przynależności etnicznej; odpis rejestracji ojcostwa, macierzyństwa i filiacji; zaświadczenie o rejestracji adopcji; odpis rejestracji opieki, odpis rejestracji ustania opieki, odpis rejestracji nadzoru nad opieką, odpis rejestracji urodzenia w księdze stanu cywilnego, odpis adnotacji o małżeństwie, odpis adnotacji o rozwodzie, odpis innych wpisów w rejestrach stanu cywilnego.

Celem jest zastąpienie lub ograniczenie liczby dokumentów wymaganych w procedurach administracyjnych poprzez wykorzystanie odpowiednich danych z bazy danych e-administracji. Wymagania obejmują zgodność z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa informacji, praw własności intelektualnej związanych z danymi oraz prywatności; przestrzeganie przepisów i wytycznych technicznych dotyczących wymiany danych oraz zasad i regulacji dotyczących zarządzania, łączenia i udostępniania danych cyfrowych między agencjami w systemie politycznym ; a także zgodność z Wietnamskimi Ramami Architektury e-administracji oraz Ramami Architektury e-administracji Ministerstwa Sprawiedliwości.

Decyzja 3458 określa, że pola informacji, które mają być udostępniane, obejmują: Informacje dotyczące rejestracji urodzenia (nazwisko, drugie imię, imię osoby rejestrowanej; data urodzenia; płeć, miejsce urodzenia, miasto rodzinne; pochodzenie etniczne; narodowość; osobisty numer identyfikacyjny; nazwisko, drugie imię, imię, osobisty numer identyfikacyjny matki; nazwisko, drugie imię, imię, osobisty numer identyfikacyjny ojca; numer aktu urodzenia, organ rejestracji urodzeń; data rejestracji); Informacje dotyczące rejestracji zgonu (nazwisko, drugie imię, imię; data urodzenia; osobisty numer identyfikacyjny; płeć; pochodzenie etniczne; narodowość; miejsce zamieszkania; dokumenty tożsamości; miejsce rejestracji zgonu; data rejestracji); Informacje dotyczące rejestracji małżeństwa (nazwisko, drugie imię, imię żony; nazwisko, drugie imię, imię męża; data urodzenia; pochodzenie etniczne, narodowość, miejsce zamieszkania; dokumenty tożsamości; data zawarcia małżeństwa). Osoba; miejsce rejestracji małżeństwa); Informacje dotyczące wydania Aktu Stanu Cywilnego (Nazwisko, drugie imię, imię osoby otrzymującej Akt Stanu Cywilnego; Data urodzenia; Numer Identyfikacji Osobistej; Płeć; Pochodzenie etniczne; Narodowość; Miejsce zamieszkania; Stan cywilny).

Powyższe dane udostępniane są do eksploatacji i użytkowania zgodnie z poziomem kompletności bazy danych określonym w art. 6 ust. 1 Uchwały Rządu nr 66.7/2025/NQ-CP z dnia 15 listopada 2025 r. w sprawie skrócenia i uproszczenia procedur administracyjnych opartych na danych.

Zgodnie z decyzją, ministrowie, kierownicy agencji na szczeblu ministerialnym oraz komitety ludowe prowincji i miast administrowanych centralnie są odpowiedzialni za przegląd i restrukturyzację procesu rozstrzygania procedur administracyjnych w zakresie zarządzania państwowego w swoich sektorach i dziedzinach; oraz procedur administracyjnych pod nadzorem komitetów ludowych na szczeblu prowincji i gmin, w oparciu o wykorzystanie danych z Elektronicznej Bazy Danych Rejestru Stanu Cywilnego, wykorzystując ją do zastąpienia dokumentów papierowych w aktach do rozstrzygania postępowań administracyjnych pod ich nadzorem, zgodnie z artykułem 7 Uchwały nr 66.7/2025/NQ-CP. Na podstawie dokumentu połączeniowego Ministerstwa Sprawiedliwości, systemy informatyczne rozstrzygania postępowań administracyjnych na szczeblu ministerialnym i wojewódzkim zostaną dostosowane w celu zapewnienia odpowiedniej łączności w celu wykorzystania danych rejestrów stanu cywilnego zgodnie z wymogami zarządzania państwowego i zgodnie z prawem.

Ministerstwo Sprawiedliwości wydało dokument dotyczący łączenia, wykorzystywania i udostępniania informacji między Elektroniczną Bazą Danych Informacyjnych a Systemem Informacyjnym w celu rozwiązywania procedur administracyjnych na szczeblu ministerialnym i wojewódzkim, a także załącznik przedstawiający niektóre kwestie, na które należy zwrócić uwagę podczas wdrażania.

W załączniku Ministerstwo Sprawiedliwości zaznacza, że dane publikowane przez Ministerstwo Sprawiedliwości mogą być używane jako substytut papierowych kopii aktów urodzenia/odpisów aktów urodzenia, wyciągów z urodzenia, aktów małżeństwa/odpisów wyciągów z małżeństwa, zaświadczeń o stanie cywilnym, wyciągów zgonu/odpisów aktów zgonu w toku rozstrzygania procedur administracyjnych pod nadzorem ministerstw, agencji na szczeblu ministerialnym oraz komitetów ludowych prowincji i miast.

Inne dane zawarte w bazie danych elektronicznego rejestru stanu cywilnego: dane o zmianach, poprawkach i uzupełnieniach w aktach rejestru stanu cywilnego, ponowne ustalenie przynależności etnicznej; dane o rejestracji ojcostwa, macierzyństwa i filiacji; dane o rejestracji adopcji; dane o rejestracji opieki, rejestracji zakończenia opieki i rejestracji nadzoru nad opieką mogą być wykorzystywane w celu zastąpienia dokumentów papierowych w rozwiązywaniu procedur administracyjnych ministerstw, agencji na szczeblu ministerialnym oraz komitetów ludowych prowincji i miast zgodnie z wyżej wymienioną mapą drogową.

W przypadku gdy baza danych elektronicznego rejestru stanu cywilnego nie zawiera wystarczających informacji, a obywatel nadal posiada oryginalne dokumenty rejestru stanu cywilnego lub gdy informacje zawarte w elektronicznej bazie danych są niezgodne z dokumentami rejestru stanu cywilnego dostarczonymi przez obywatela, jednostka przyjmująca skieruje obywatela do Komitetu Ludowego właściwego dla gminy, w której wcześniej dokonano rejestracji stanu cywilnego, lub do Komitetu Ludowego właściwego dla gminy, w której mieszka obywatel, w celu zaktualizowania/skorygowania informacji zawartych w elektronicznej bazie danych zgodnie z ustawą o rejestrze stanu cywilnego.

Przed przystąpieniem do łączenia i udostępniania danych ministerstwa, agencje na szczeblu ministerialnym oraz komitety ludowe prowincji i miast proszone są o wymianę i pisemne uzgodnienie z Ministerstwem Sprawiedliwości zakresu, formy i struktury połączenia danych, obowiązków stron w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa informacji oraz ochrony prywatności, tajemnic osobistych i tajemnic rodzinnych, zgodnie z postanowieniami artykułu 10, klauzula 4, dekretu rządowego nr 87/2020/ND-CP z dnia 28 lipca 2020 r. w sprawie elektronicznej bazy danych stanu cywilnego, internetowej rejestracji cywilnej, a także przeprowadzenie testów przed oficjalnym połączeniem systemów.

Source: https://sotuphap.camau.gov.vn/thoi-su-chinh-polit-va-tin-tuc/bo-tu-phap-cong-bo-cac-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-292270