Bac Ninh cria 'armazém de conhecimento digital' para atender ao governo eletrônico

Foto ilustrativa.

Construindo um repositório de conhecimento digital, preservando o valor dos documentos

Entre 2022 e 2024, o Departamento de Assuntos Internos de Bac Ninh coordenou-se com uma unidade de consultoria para implantar o software de Gestão de Arquivos Eletrônicos. Este software implementou funções importantes, como entrada de dados, pesquisa, autorização de acesso e monitoramento de alterações.

Até o momento, mais de 31.300 arquivos, equivalentes a 3,3 milhões de páginas A4, foram digitalizados. Esses documentos são principalmente documentos diretivos e administrativos do Comitê Popular Provincial e de departamentos e filiais no período de 1948 a 2014.

Até o momento, o sistema comprovou sua eficácia na aplicação prática. Enquanto no passado, a busca por um perfil pessoal, uma decisão administrativa ou dados de alunos de pós-graduação exigia horas de busca em arquivos impressos, agora o sistema pode retornar resultados precisos, completos e legalmente válidos com apenas algumas palavras-chave e alguns minutos de operação. A tecnologia digital ajudou a reduzir o tempo de busca em 20 a 30 vezes em comparação com os métodos tradicionais. O sistema de armazenamento também garante a segurança, controlando o acesso, atribuindo direitos de usuário e registrando o histórico de alterações. Graças a isso, em média, a cada ano, o sistema registra mais de um milhão de leitores e 1.500 explorações de perfis online.

O projeto de transformação digital no armazenamento de documentos representa um importante avanço do método de "armazenamento tradicional" para o sistema de "gestão moderna do conhecimento". O Centro de Arquivos Históricos Bac Ninh nº 1 construiu um ecossistema de dados vinculados em vez de continuar a manter um repositório de documentos separado. Nesse sistema, documentos como textos, resoluções, despachos oficiais e registros de funcionários públicos são marcados e vinculados com base em fatores temporais, órgãos emissores, campos e tópicos. Ao criar um "Arquivo do Conhecimento", os usuários podem acessar informações em contextos específicos, abrindo oportunidades para aplicar dados a diversos propósitos, incluindo administração, pesquisa, educação , cultura e direito, ao mesmo tempo em que aprimoram as capacidades analíticas e estatísticas.

Desafios e plano de expansão para o período 2025 - 2029

De acordo com o Centro de Comunicação Científica e Tecnológica, apesar de muitas conquistas notáveis, a jornada de digitalização ainda enfrenta muitos desafios. Alguns documentos têm décadas e estão seriamente danificados, dificultando a digitalização, a identificação e a correção de dados. A falta de resumos ou formatos inconsistentes de muitos documentos também gera uma carga de trabalho demorada para o processamento comercial. O processo de aprovação, avaliação e aceitação de produtos digitalizados de acordo com as regulamentações atuais é prolongado, afetando o andamento da implementação. Além disso, interrupções temporárias na exploração de dados às vezes ocorrem devido a problemas de transmissão do servidor de armazenamento do Departamento de Ciência e Tecnologia. No final de 2020, a taxa de documentos digitalizados atingiu apenas cerca de 75% do total de documentos armazenados no depósito, enquanto novos documentos continuam a ser recebidos a cada ano.

Para superar essas deficiências e continuar a expandir a escala, o Comitê Popular da província de Bac Ninh aprovou o Projeto "Digitalização de documentos do Arquivo Histórico Provincial para o período de 2025 a 2029". O projeto está estimado em cerca de 23 bilhões de VND, e a meta é digitalizar mais 3,8 milhões de páginas de documentos administrativos do Comitê Popular Provincial, departamentos e filiais. Este é um passo importante para concluir todo o repositório digital de dados administrativos da província, aproximando-se do modelo de "Governo eletrônico - armazenamento eletrônico - atendimento ao cidadão eletrônico".

O Departamento de Assuntos Internos será o órgão líder na implementação do Projeto, coordenando-se com os órgãos e unidades relevantes para garantir a precisão, a integridade e a segurança dos dados. O Centro de Arquivos Históricos Bac Ninh nº 1 selecionará parceiros tecnológicos de renome, organizará equipes especializadas em digitalização e promoverá a comunicação para orientar os cidadãos sobre como explorar dados digitais. Até meados de 2025, o Centro terá concluído a digitalização de mais de 330.000 páginas de documentos do Comitê Popular Provincial e dos Departamentos de Educação e Treinamento, Ciência e Tecnologia, criando uma base sólida para a próxima fase.

Moldando um governo inteligente

O modelo Bac Ninh se destaca pela integração de infraestrutura de armazenamento digital e segurança descentralizada em várias camadas. Este sistema não só permite a recuperação rápida de dados, como também tem a capacidade de rastrear registros de acesso, detectar anormalidades e proteger totalmente os dados originais. Este é um fator importante no contexto da promoção da Estratégia Nacional de Dados para 2030 pelo Governo, que exige que as localidades transformem o modelo de armazenamento de "guarda de documentos" para "gestão de ativos de dados".

Bac Ninh está desenvolvendo um modelo de armazenamento inteligente, com o objetivo de transformar dados históricos em recursos valiosos para o futuro. Quando documentos históricos são digitalizados, vinculados e protegidos, eles não apenas servem para o trabalho administrativo, mas também criam uma base sólida para aplicações em análise, previsão, pesquisa de políticas e educação em história local.

Hien Thao

Fonte: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967