„ Șeful meu cumpără facturi pentru a plăti cheltuieli externe. Există vreun risc în asta?”

Echipa de vânzări a companiei mele cumpără consumabile sau acoperă cheltuielile de afaceri... și se specializează în achiziționarea de facturi pentru a le folosi în evidențele lor de plăți.

Uneori, vânzătorii cumpără facturi false pentru a completa documente de plată, iar contabilii sunt neajutorați. Când trebuie să explice autorităților fiscale, sunt complet în impas.

„Anterior, inspecția a fost în regulă, deoarece furnizorul de facturi încă funcționa. Câțiva ani mai târziu, și-au abandonat adresa, iar acum autoritățile fiscale cer ca facturile să fie eliminate și impun sancțiuni. Este foarte dificil să le explici acest lucru funcționarilor fiscali.”

Opiniile exprimate de companiile participante la atelierul de lucru privind riscurile financiare și contabile, desfășurat în după-amiaza zilei de 19 noiembrie, au relevat faptul că multe companii încă nu sunt pe deplin conștiente de riscurile potențiale ale cumpărării și vânzării de facturi.

Căutare factură.jpg
Companiile pot verifica legalitatea facturilor căutând pe site-ul autorității fiscale. Foto: Binh Minh

Cu 15 ani de experiență în contabilitate și fiscalitate, dna Dinh Thi Huyen, directoarea Savitax Tax Consulting JSC, a fost martora a numeroase cazuri nefericite.

„Recent, autoritățile fiscale au constatat în timpul unei inspecții că o companie care activează în sectorul instalării ascensoarelor are un număr semnificativ de facturi riscante. Directorul a explicat că firma, cu sediul în orașul Ho Chi Minh, a trebuit să angajeze o echipă de persoane din Hanoi pentru niște sarcini minore în timpul unui proiect desfășurat în Hanoi în perioada 2020-2021. Această echipă nu avea o entitate juridică, așa că nu a putut emite facturi și a folosit în schimb facturi trimise de alte companii pentru plată. În prezent, directorul nu poate contacta acești colaboratori și nu știe ce firmă a emis de fapt facturile. Între timp, cheltuielile reale suportate de companie au fost într-adevăr suportate”, a relatat dna Huyen.

Potrivit dnei Huyen, un alt scenariu destul de comun este acela în care echipa de vânzări lucrează în afara biroului, cumpără bunuri ieftine fără facturi sau chitanțe, apoi cumpără facturi de la alte companii și le aduce înapoi la departamentul de contabilitate pentru plată. Fără instrumente de control al facturilor, contabililor le este dificil să identifice dacă aceste facturi aparțin sau nu unei rețele de tranzacționare a facturilor.

Trebuie menționat că, având în vedere numărul mare de întreprinderi și numărul limitat de funcționari fiscali, multe întreprinderi trebuie să aștepte 5-7 ani înainte de a fi solicitate pentru decontarea impozitelor. Recent, o întreprindere a primit o notificare din partea autorităților fiscale prin care i se solicita să pregătească documente din 2019 până în 2023.

Abia atunci când autoritățile fiscale intervin, multe companii își dau seama cu șoc că au folosit facturi ilegale, ceea ce duce la o serie de consecințe negative. Pe lângă imposibilitatea de a deduce taxa pe valoarea adăugată din cauza facturilor nevalide, companiile se confruntă și cu amenzi și trebuie să compenseze cheltuielile aferente acestor facturi nevalide.

„De la sfârșitul anului 2023 până în prezent, autoritățile fiscale au emis o serie de documente oficiale privind companiile care utilizează facturi ilegale, iar mulți contabili corporativi au fost nevoiți să ofere explicații. Mulți proprietari de afaceri au fost nevoiți să plătească mulți bani pentru a se ocupa de facturile ilegale utilizate în procesele lor contabile. Este sfâșietor când contabilii intră în probleme legale pentru gestionarea facturilor pentru companii”, a declarat dna Huyen.

Deși multe companii încă își câștigă existența din cumpărarea și vânzarea de facturi și este posibil să funcționeze doar pentru o perioadă scurtă de timp, dna Huyen recomandă ca firmele să își controleze cu atenție facturile de intrare pentru a reduce riscul decontării impozitelor ulterioare.

Întreprinderile pot verifica legalitatea facturilor căutând pe site-ul autorității fiscale, comparându-le cu lista întreprinderilor cu risc ridicat în ceea ce privește facturile publicată de Departamentul General de Impozite; sau utilizând un software de procesare a facturilor de intrare cu funcții de avertizare privind riscurile legate de facturi.

Conform reglementărilor actuale, facturile și documentele nevalide includ: cele care au fost șterse sau modificate, devenind neautentice; cele care nu respectă formatul prescris sau cărora le lipsește semnătura sau ștampila vânzătorului; cele cărora le lipsesc informații suficiente despre cumpărător, vânzător, articole, cantitate, preț unitar etc.; și facturile fictive care nu reflectă tranzacțiile reale.